Das TOPIX Kundenportal

Selbstverständlich ist die persönliche Beziehung zu unseren Kunden durch nichts zu ersetzen. Und durch Telefonate und Online-Support in Kombination mit Fernzugriff lassen sich die meisten Themen schnell lösen. Gegenüber der klassischen E-Mail aber hat das TOPIX Kundenportal gerade im Supportbereich entscheidende Vorteile für beide Seiten. Daher sehen wir das Kundenportal als einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung der Beziehung zu unseren Kunden. Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand:

• Das Kundenportal stellt Ihnen einerseits seine Informationen 24/7 zur Verfügung und bietet andererseits auch jederzeit die Möglichkeit, neue Supporttickets zu eröffnen inkl. der Option, Dateien wie Bildschirmfotos oder PDFs hochzuladen.
• Dadurch, dass Sie gezielt neue Informationen zu bestehenden Tickets einstellen können, müssen diese durch uns nicht erst dem richtigen Ticket zugeordnet werden, womit sich die Bearbeitungszeiten Ihrer Tickets verkürzen.
• Dasselbe gilt für neu von Ihnen im Portal eröffnete Tickets, die aufgrund von ein paar Standardangaben zu Modulbereich und Version gleich beim richtigen Bearbeiter landen und Rückfragen ersparen.
• Mit Hilfe der Option "Kopie an mich senden" können Sie die von Ihnen in das Ticket eingegebenen Daten auch per E-Mail an sich selbst schicken lassen. Somit haben Sie nochmal eine Bestätigung und einen Überblick über die hinterlegten Daten.
• Natürlich können auch bereits geschlossene Tickets von Ihnen wiedereröffnet werden, wenn Sie beispielsweise noch weitere Rückfragen haben.
• Das Portal schafft die entscheidende Voraussetzung dafür, dass beide Parteien zu einem Fall den gleichen Informationsstand haben. Fälle, in denen die eine Seite auf die andere wartet, sollten so der Vergangenheit angehören, weil an zentraler Stelle dokumentiert ist, in wessen Feld der Ball liegt. Der Status "Warten auf Kundeninfo" zeigt zudem via Mouseover Details an, worauf der TOPIX-Support genau wartet.
• Bietet das TOPIX Ticket-System unseren Support-Mitarbeitern jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Tickets, werden mit dem Kundenportal unsere Kunden jetzt noch mehr mit einbezogen: Auch Ihre mit einem Support-Fall betrauten Mitarbeiter können sich dort jederzeit einen Überblick verschaffen.
• Dabei sorgt ein spezielles Berechtigungskonzept dafür, dass nur die richtigen Personen die Details der Tickets einsehen dürfen: Während die Ticketliste von allen supportberechtigten Personen eingesehen werden kann, sind die Details der einzelnen Korrespondenzen dazu nur von den Supportberechtigten auf Ihrer Seite einsehbar, die diese entweder geschrieben oder empfangen haben – es sei denn, der Portaladmin hat bei dem betreffenden Supportberechtigten die Option "Darf die Details sämtlicher Korrespondenzen aller Tickets sehen" gesetzt.
• Und natürlich werden im Kundenportal Ihre noch verfügbaren Support-Einheiten angezeigt.

Des Weiteren bietet Ihnen das Kundenportal die Möglichkeit, die Kommunikation zwischen Ihnen und uns jederzeit anzupassen:

• Die erste Anpassung erfolgt durch die Festlegung des Portal-Admins sowie der in Ihrem Haus supportberechtigten Personen. Via Double-Opt-In werden die hinterlegten E-Mail-Adressen verifiziert, damit kein Unberechtigter in Ihrem Namen den TOPIX-Support anfragen kann.
• Sie können bis zu 3 E-Mail-Adressen hinterlegen, an die wir Update- und Programm-Infos senden sollen.
• Sie können die Anschriften, die wir für Korrespondenzen und ggf. abweichend für Rechnungen bzw. Lieferungen verwenden sollen, hinterlegen.
• Sie erhalten Einsicht in die zwischen Ihnen und TOPIX geschlossenen Pflege- und Auftragsverarbeitungsverträge. Sollten Sie noch keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns geschlossen haben, finden Sie dort einen auf Sie ausgestellten Blankovertrag. Bitte laden Sie sich diesen herunter und schicken Sie ihn uns ausgefüllt zurück, da wir ohne diesen streng genommen seit Inkrafttreten der DSGVO keine Daten mehr von Ihnen einsehen dürfen. Insbesondere ist ohne AVV auch kein Online-Support mehr rechtens. Sobald uns der Vertrag vorliegt (Scan per E-Mail genügt), ersetzen wir im Portal den Blanko-Vertrag durch die von uns gegengezeichnete Version.
• Für Kunden mit umfangreichen Entwicklungsprojekten können auch diese inklusive der dazu geführten Korrespondenz im Kundenportal eingesehen werden.
• Und das Beste: Damit die Anmeldung am Kundenportal keine Zeit kostet, können Sie die Anmeldedaten in den Benutzereinstellungen Ihres TOPIX Clients hinterlegen und jederzeit mit einem einzigen Befehl über das Aktionsmenü aufrufen - schon haben Sie die Liste Ihrer offenen Support-Tickets vor sich.