TOPIX DMS: Vom Eigenbedarf zur Marktreife

Seit 1990 entwickelt die TOPIX AG professionelle Unternehmenslösungen für den Mittelstand. Besonderen Wert legen wir bei allen Entwicklungen auf Innovation, Qualität und Usability. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, setzen wir alle neuen Module und Funktionen bereits lange vor Veröffentlichung selbst im eigenen Unternehmen ein. Unsere Mitarbeiter testen die Programme live in der täglichen Praxis und treiben damit permanent neue Ideen voran. So auch das neue Modul TOPIX DMS.

Der Gedanke einer transparenten Dokumentenverwaltung ist eigentlich schon so alt, wie die TOPIX Betriebsverwaltung selbst. Deren Kern bilden die Firmenfenster mit Verknüpfungsbereich, der auf einen Blick sämtliche zugehörigen Korrespondenzen, Vorgänge und Ereignisse zeigt. Alle Informationen sind damit zentral und intuitiv abgelegt. Der Such-Button in TOPIX heißt nicht ohne Grund "Finden".

Die Probleme: Gesetzliche Anforderungen und zäher Workflow

Die elektronische Archivierung von Informationen, E-Mails und anderen Dokumenten haben wir zwar im Griff, doch leider entsprach diese nicht den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - kurz GoBD. Zudem häuften sich in unseren Regalen die Aktenordner voller Fremddokumente, wie Eingangsrechnungen, Verträge, Belege, Lieferscheine etc. Über Scanner wurden diese zwar gut auffindbar im System abgelegt, aber der Workflow hierfür hatte Optimierungsbedarf. Die Dokumente wanderten von Schreibtisch zu Schreibtisch und verschwanden auch mal gerne in dem einen oder anderen Papierstapel. Unzählige Versuche, das Backoffice zu optimieren, kosteten viel Zeit und Anstrengung. Eine Lösung musste also her.

Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/infografik/11625/dokumentenmanagement-hauptsache-nicht-verzetteln/)

Die Lösung: Eine Eigenentwicklung

"Wir wollten für uns und für unsere Kunden ein praktikables DMS, das sämtliche rechtlichen Anforderungen erfüllt und sich zudem nahtlos in unsere Business Software integriert", erinnerte sich Ferdinand Kresse, CTO und Vorstandsmitglied der TOPIX AG. "Unser Bestreben war es, den kompletten Dokumenten-Workflow absolut revisionssicher, aber auch nahezu automatisiert abzubilden, so dass der manuelle Aufwand und damit auch die Fehlerquoten sinken. Dabei waren wir uns einig, dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und die Entwicklungen nicht künstlich aufblähen. Unser DMS sollte deutlich mehr Zeit sparen als es kostet." Eine Bedarfs- und Nutzenanalyse bei anderen Anwendern bestätigte diese Vorgaben.

Das Ergebnis: Vollständige Integration in Arbeitsabläufe

Heute archiviert TOPIX revisionssicher und GoBD-konform alle elektronischen sowie gedruckten Dokumente komplett im eigenen System. Ganz ohne Schnittstelle und separate Software haben die Mitarbeiter jederzeit direkten Zugriff auf alle Korrespondenzen und kaufmännischen Belege. Diese sind als PDF mit dem unveränderten Originaldokument im Anhang (PDF/A) gespeichert und direkt mit den zugehörigen Vorgängen verknüpft. Das spart viel Zeit.

Bei ausgehenden Unterlagen wird nicht nur der erzeugte Datensatz, sondern auch das daraus tatsächlich entstandene und versandte Dokument gespeichert. Eingehende Papiere werden per E-Mail, HotFolder, Drag&Drop oder mit OCR-Scan importiert. Der Text von gescannten oder vorhandenen Dokumenten ist so in der PDF-Datei les- und durchsuchbar. Die Volltextsuche und auch Multi-Schlagwort-Felder lassen Dokumente über alle Programmbereiche hinweg schnell und zuverlässig auffinden. Belegübergreifende Recherchen sind so einfach und schnell machbar. "Voller Stolz können wir behaupten," so Ferdinand Kresse, "dass wir mit dem TOPIX DMS ein sehr leichtes Modul geschaffen haben, das unsere Arbeitsabläufe enorm effizient unterstützt und optimiert."