Erfolgreiches Jahresende Teil 4: HR und Mitarbeiter

Das Jahresende ist nicht nur eine betriebswirtschaftliche, sondern auch eine personelle Zäsur. Offene Urlaubstage, Überstundenstände, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, ausstehende Reisekosten oder unvollständige Mitarbeiterdaten – all das möchte geordnet sein, bevor das neue Geschäftsjahr beginnt. Dieser Bereich ist oft kleinteilig und komplex, aber gleichzeitig zentral für Transparenz, Planungssicherheit und ein professionelles HR-Management. Eine strukturierte Vorgehensweise spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass das Personalwesen im neuen Jahr auf einer stabilen Grundlage steht.

Urlaub, Abwesenheiten & Überstunden klären

Hier zeigt sich, wie gut die Abwesenheits- und Zeitkonten geführt wurden. Offene Urlaubstage müssen überprüft, Überstundenstände geklärt und mögliche Auszahlungen oder Freizeitausgleiche geplant werden. Auch Krankmeldungen und Sonderabwesenheiten sollten vollständig dokumentiert sein, damit die Personalkosten korrekt ins neue Jahr übertragen werden.

Die integrierte Mitarbeiterverwaltung in TOPIX hält alle relevanten Abwesenheits- und Zeitdaten zentral vor. Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Dienstreisen und sonstige Abwesenheiten lassen sich strukturiert erfassen und auswerten. Dadurch liegt zum Jahresende eine vollständige Übersicht über offene Urlaubsansprüche und Zeitkonten vor, sodass Entscheidungen über Ausgleich, Planung oder Auszahlung sicher und nachvollziehbar getroffen werden können.

Zeiterfassung & Arbeitszeitmodelle überprüfen

Arbeitszeiten, Pausen, Projektstunden und Überstunden müssen zum Ende des Jahres korrekt ausgewertet werden. Gleichzeitig ist das ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, ob die bestehenden Arbeitszeitmodelle – etwa Gleitzeit, Schichtbetrieb oder Teilzeitregelungen – auch im kommenden Jahr sinnvoll und praktikabel sind.

Die Zeiterfassung von TOPIX bietet eine minutengenaue und flexible Erfassung aller relevanten Zeiten – ob am Arbeitsplatz, mobil oder über Terminals. Arbeitszeitmodelle lassen sich abbilden und automatisch anwenden, sodass die Jahresenddaten korrekt übergeben werden können. Unternehmen erhalten so nicht nur vollständige Arbeitszeitdaten, sondern auch eine solide Grundlage für die Planung und Optimierung ihrer Arbeitszeitmodelle im neuen Jahr.

Lohn- & Gehaltsabrechnung vorbereiten

Die Jahresendabrechnung ist eine der sensibelsten HR-Aufgaben. Boni, Einmalzahlungen, Urlaubsausgleich, Krankheitszeiten und weitere variablen Komponenten müssen vollständig und korrekt berücksichtigt werden. Parallel sind gesetzliche Anforderungen und Meldungen zu beachten.

In TOPIX fließen alle lohnrelevanten Informationen aus Zeiterfassung und Mitarbeiterverwaltung automatisch in die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ein. Die Abrechnung wiederum kann direkt an die Finanzbuchhaltung und den Zahlungsverkehr übergeben werden. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand deutlich, Fehlerquellen werden reduziert und die Lohnabrechnung am Jahresende wird sicherer und übersichtlicher.

Reisekosten abrechnen & dokumentieren

Oft bleiben während des Jahres einzelne Dienstreisen oder Reisekostenabrechnungen liegen. Zum Jahresende sollten alle offenen Belege, Kilometerabrechnungen und Verpflegungspauschalen erfasst und abgeschlossen werden, damit keine ungeplanten Kosten ins neue Jahr wandern.

TOPIX ermöglicht eine strukturierte Reisekostenabrechnung. Belege können digital hinterlegt, Kostenstellen zugewiesen und Reisen vollständig dokumentiert werden. Die Daten lassen sich direkt in die Buchhaltung übergeben – ein klarer Vorteil, um noch vor Jahresabschluss alle offenen Reisen abzurechnen.

Mitarbeiterdaten aktualisieren & Strukturen ordnen

Ein sauberes Mitarbeiterstammblatt ist essenziell für HR, Buchhaltung und Controlling. Deshalb sollten zum Jahresende alle relevanten Daten überprüft werden: Kontaktdaten, Kostenstellen, Vertragsarten, Beschäftigungsgrade, Rollen, Beförderungen oder Austritte. Auch organisatorische Änderungen sollten vollständig nachvollziehbar hinterlegt sein.

Die Mitarbeiterverwaltung in TOPIX bietet eine zentrale Datenbasis für alle Personalinformationen. Änderungen lassen sich einfach pflegen, Anträge werden als digitale Workflows abgebildet, und Auswertungen wie Auslastung oder Abwesenheitsstatistiken stehen jederzeit bereit. Dadurch wird sichergestellt, dass die Personalstruktur zum Jahresende vollständig und korrekt dokumentiert ist – eine entscheidende Grundlage für das neue Jahr.

Fazit

HR-Themen gehören zu einer der sensibelsten Aufgaben am Jahresende – und sie bilden zugleich die Grundlage für ein stabiles neues Geschäftsjahr. Wer Urlaubstage, Zeitkonten, Lohnabrechnungen, Reisekosten und Mitarbeiterdaten rechtzeitig strukturiert, sorgt für Transparenz, Planungssicherheit und einen professionellen Start ins neue Jahr. Mit TOPIX lassen sich diese Prozesse zentral, nachvollziehbar und effizient abwickeln, sodass Personalentscheidungen auf einer sauberen Datenbasis getroffen werden können.

Im nächsten Teil unserer Serie richten wir den Blick auf IT & Organisation – ein Bereich, der oft im Hintergrund läuft, aber zum Jahresende entscheidend dafür ist, wie sicher, modern und leistungsfähig ein Unternehmen ins neue Jahr startet.