Prozesse einfach automatisieren mit dem TOPIX Workflow Wizard

Mit dem neuen Workflow Wizard erweitert TOPIX seine Möglichkeiten rund um individuelle Prozessautomatisierung und ERP-Workflows.

TOPIX Kunden erhalten damit ein praktisches Werkzeug, mit dem sich Abläufe im System flexibel gestalten, automatisieren und an die eigene Arbeitsweise anpassen lassen.
Ob individuelle Listenoptik, Verwaltung von Pflichtfeldern oder automatische Datenanpassung: Der Workflow Wizard hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und Prozesse effizienter zu gestalten. Und das ganz ohne Programmierung, mit einfachem Drag-and-Drop-Editor.

Was genau dahintersteckt und welche Möglichkeiten das neue Feature bietet, stellen wir in diesem Beitrag vor.

Warum ERP-Workflows so wichtig sind

Viele Prozesse im Unternehmen folgen festen Regeln. Tickets müssen priorisiert, Informationen vollständig erfasst oder Daten automatisch angepasst werden. Genau hier kommen ERP-Workflows ins Spiel.

Mit intelligenten Workflows lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren und Prozesse effizienter gestalten. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeit und sorgt für mehr Übersicht im Arbeitsalltag. Zum Beispiel dann, wenn wichtige Tickets automatisch hervorgehoben werden, Pflichtangaben nicht vergessen werden können oder Daten im Hintergrund automatisch angepasst werden.

Moderne ERP-Systeme müssen heute deshalb mehr können, als Daten nur zu verwalten. Sie sollen Unternehmen aktiv im Arbeitsalltag unterstützen.

Neu in TOPIX: Der Workflow Wizard

Der Workflow Wizard ist ein neues Customizing-Tool innerhalb von TOPIX. Damit lassen sich Geschäftsprozesse flexibel konfigurieren, automatisieren und an die eigenen Arbeitsweisen anpassen.

Das Besondere daran: Die Nutzung funktioniert komplett ohne IT-Ressourcen oder Programmier-KnowHow. Dank des übersichtlichen No-Code Workflow Editors können Regeln und Abläufe einfach per Drag and Drop erstellt werden. Fachabteilungen können so Workflows direkt selbst erstellen, testen, anpassen und Live stellen.

Automatisierung in allen TOPIX Bereichen

Der Workflow Wizard steht aktuell in folgenden TOPIX Bereichen zur Verfügung: CRM, Verkauf, Einkauf, Projekte, Lager und Service. Im übersichtlichen Workflow Editor wird einfach der Bereich ausgewählt, für den der Workflow greifen soll. Dadurch entstehen flexible Möglichkeiten, Prozesse genau dort zu automatisieren, wo sie im Arbeitsalltag wirklich Zeit sparen.

Diese Workflow Arten stehen aktuell zur Verfügung

• Listenoptik gestalten: Informationen sichtbar machen
• Pflichtfelder definieren: Datenqualität sicherstellen
• Datenmodifikation: Prozesse und Daten automatisieren

1. Listenoptik gestalten

Mit der Listenoptik lassen sich Datensätze visuell hervorheben. Farben, Schriften und Regeln sorgen dafür, dass wichtige Informationen sofort sichtbar werden. 

Beispiele:

• Dringende Tickets farblich markieren
• Bestimmte Kunden automatisch kennzeichnen
• Kritische Vorgänge schneller erkennen
• Überfällige Aufgaben hervorheben

Erfahren Sie in diesem Video mehr über die Funktion der Listenoptik:

2. Pflichtfelder definieren

Mit Pflichtfeldern lässt sich sicherstellen, dass wichtige Informationen vollständig erfasst werden. Abhängig vom Prozess oder Datensatz können bestimmte Felder verpflichtend definiert werden. Dadurch wird verhindert, dass unvollständige Informationen weiterverarbeitet werden. Das verbessert die Datenqualität und sorgt für klarere Prozesse im gesamten Unternehmen.

Beispiele:

3. Datenmodifikation

Mit der automatischen Datenanpassung können Inhalte automatisch verändert oder ergänzt werden. Das System übernimmt wiederkehrende Anpassungen selbstständig und reduziert dadurch manuelle Arbeit.

Beispiele:

• Status automatisch setzen
• Werte nach bestimmter Logik anpassen
• Informationen ergänzen
• oder Prozesse automatisch weiterführen

Coming Soon: Ausbau des Workflow Wizard

Der Workflow Wizard bildet die Grundlage für weitere Automatisierungsfunktionen in TOPIX und wird kontinuierlich erweitert. Geplant sind im weiteren Jahresverlauf unter anderem Push-Benachrichtigungen z. B. per E-Mail, die Integration von selbst angelegten Custom Fields in allen Workflows oder auch bereichsübergreifende Workflows damit verschiedene Bereiche in TOPIX über Workflows miteinander interagieren können.

Weitere Beispiele für praktische ERP-Workflows im Arbeitsalltag

Die Möglichkeiten mit dem Workflow Wizard sind sehr vielseitig und lassen sich individuell an das Unternehmen und seine Prozesse anpassen. Hier einige weitere Praxisbeispiele:

Vertrieb: Angebote mit hohem Auftragswert werden automatisch farblich hervorgehoben, damit der Vertrieb wichtige Vorgänge schneller erkennt.

CRM: Bei neuen Interessenten werden Pflichtangaben automatisch geprüft und wichtige Datensätze abhängig vom Status hervorgehoben.

Service: Tickets mit hoher Priorität werden automatisch markiert und bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen.

Einkauf: Bestellungen ab einem bestimmten Wert benötigen automatisch zusätzliche Pflichtangaben.

Projekte: Der Projektstatus wird automatisch angepasst, sobald eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen ist.

Und vieles mehr: Sie möchten die Möglichkeiten des Workflow Wizards für Ihre Prozesse kennenlernen? Wir zeigen Ihnen gerne, wie sich Workflows sinnvoll in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen.

Prozesse automatisieren. Aufwand reduzieren. Flexibel arbeiten.

Mit diesem Feature lassen sich Abläufe direkt im ERP-System automatisieren und ganz individuell steuern. Einfach, flexibel und ohne Programmierung.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• weniger manuelle Arbeit im Tagesgeschäft
• bessere Datenqualität durch klare Regeln
• mehr Übersicht für Teams und Mitarbeitende
• flexible Anpassung an individuelle Prozesse
• einfache Verwaltung per Drag and Drop Editor

So wird TOPIX noch stärker zur aktiven Unterstützung im Arbeitsalltag und passt sich den Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Sie möchten eigene Prozesse mit dem Workflow Wizard automatisieren oder individuelle Anwendungsfälle umsetzen? Unser Team unterstützt Sie gerne bei den passenden Möglichkeiten in TOPIX. Kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner oder schreiben Sie uns hier.