Mittlerweile ist es schon eine Tradition, auf die sich der Großteil unserer Kunden freut: das jährliche große Feature-Update von TOPIX. In diesem Jahr haben wir über 40 Anpassungen und Funktionen in den Standard von TOPIX übernommen und damit den Funktionsumfang deutlich erweitert. Alle Kunden mit aktivem Pflegevertrag erhalten kostenlosen Zugriff auf diese Funktionen. Ausgewählte Funktionen stellen wir Ihnen in diesem Beitrag kurz vor. Werfen Sie auch einen Blick in unseren interaktiven Quick Guide. Damit gelangen Sie schnell zu den für Sie relevanten Funktionen.
Mit Hilfe der Lieferampel können Sie sich in der Liste Ihrer Aufträge die Lieferbarkeit anhand eines Ampelsystems anzeigen lassen. Grün bedeutet "komplett lieferbar", gelb bedeutet "teilweise lieferbar" und rot bedeutet folglich "nicht lieferbar". Ebenso ist es möglich, nach der Lieferbarkeit von Aufträgen zu suchen. Damit sehen Sie auf einen Blick, welche Aufträge aktuell ausgeliefert werden können und welche noch nicht. Dadurch können Sie Ihren Arbeitsprozess beschleunigen und bei Rückfragen schnell antworten.
Über den Bereich "zeitgesteuerte Aufgaben" können Sie künftig Customizings in Form von UserExits in einer von Ihnen ausgewählten Regelmäßigkeit ausführen lassen. Dadurch ist es mit wenig Aufwand möglich, sich ständig wiederholende Aufgaben vollständig zu automatisieren. So können Sie beispielsweise die an einem Tag angelegten Datensätze prüfen oder um definierte Werte ergänzen lassen. Das senkt die Fehleranfälligkeit Ihrer Prozesse und erhöht die Arbeitsgeschwindigkeit im Team, da weniger Nacharbeit notwendig ist und weniger Korrekturen durchgeführt werden müssen.
Zur besseren Überwachung dieser Funktion können Sie sich per E-Mail oder Logfile über die erfolgreiche Ausführung bzw. im Fehlerfall informieren lassen. In Verbindung mit dem Modul "BI-Schnittstelle" besteht zudem die Möglichkeit, Datenexporte zeitgesteuert ausführen zu lassen. Dadurch haben Sie beispielsweise jeden Morgen die aktuellen Kennzahlen in Ihrem Posteingang und müssen nicht erst alles zusammensuchen.
Für dieses Feature benötigen Sie das Modul "TOPIX Customizing Runtime" oder "TOPIX Customizing Engine" und / oder das Modul "BI-Schnittstelle". Weitere Informationen können Sie unserer Dokumentation zu den zeitgesteuerten Aufgaben entnehmen.
Innerhalb der Finanzbuchhaltung steht Ihnen mit dem Feature-Update eine komplett neue Report-Engine mit integriertem Formulardesigner zur Verfügung. Damit sind künftig Auswertungen möglich, die sowohl optisch wie auch inhaltlich die höchsten Ansprüche erfüllen. Mit dem neuen Formulardesigner wird es Ihnen möglich sein, hoch individuelle Auswertungen zu erstellen. Auch bereits bestehende Auswertungen können wesentlich besser an Ihre Wünsche angepasst werden. Weitere Informationen können Sie unserer Dokumentation zu den neuen Auswertungen in der Finanzbuchhaltung entnehmen.
Innerhalb der Übersichtsliste der Fremddokumente steht Ihnen künftig sowohl über die "Erweiterte Suche" als auch über das Schnellsuchfeld eine Volltextsuche (für OCR-bearbeitete PDFs) zur Verfügung. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, alle PDF-Dokumente gezielt nach einem bestimmten Begriff zu durchsuchen. Zusätzlich kann eine Funktion aktiviert werden, die in TOPIX eingelesene PDF-Dokumente nachträglich via OCR-Erkennung durchsuchbar macht. Somit sind beispielsweise bei gescannten Dokumenten aus Multifunktionsgeräten, die typischerweise nur einfache Abbildungen liefern, künftig Volltextsuchen möglich. Ebenso können per E-Mail eingegangene sowie per Drag&Drop an einen Datensatz angehängte PDFs durchsuchbar gemacht werden. Diese Funktion erhöht die Auffindbarkeit von Informationen um ein Vielfaches und ermöglicht die gezielte Suche nach Stichworten. Für diese Funktion benötigen Sie das Modul "TOPIX DMS".
Mit diesem Feature-Update haben wir die TOPIX Vertragsverwaltung um den Bereich „Kontrakte“ erweitert. Damit können Sie Rahmenaufträge mit Kunden und Lieferanten verwalten. Rahmenverträge sind Verträge über eine Gesamtmenge oder einen Gesamtwert und einen bestimmten Zeitraum, die in konkreten Abrufen realisiert werden. Dadurch können Sie Verträge in der gesamten Kette von Einkauf und Verkauf abbilden und automatisierte Vorschläge bei aktiven Kontraktgeschäften erstellen. Beispiel: Ein Kunde wird im Auftrag ausgewählt. Wenn dann ein Artikel gezogen wird, erscheint direkt die Abfrage, ob ein laufender Kontrakt einbezogen werden soll.
Über Kontrakt-Gruppen können Sie sogar ganze Einkaufsverbände mit durchgängigen Kontrakt-Konditionen in TOPIX abbilden. Dabei können Sie durch die spezielle Statusverwaltung Kontrakte vorbereiten und erst später aktivieren sowie mit Hilfe der Kontrakt-Kalkulation aus den Kopf- oder Positionsdaten die vorgegebene Gesamtmenge oder das finanzielle Gesamtvolumen hochrechnen. Die eingebaute Massenerfassung von Positionen vereinfacht und beschleunigt dabei die Anlage von Kontrakten. Durch die Definition von möglichen Toleranzen für Über- oder Unterdeckung sowie der Visualisierung offener Restmengen oder Mehrabrufen bleiben Sie jederzeit Herr der Lage und haben selbst komplexe Aufträge spielend einfach im Griff.
Der neue Genehmigungsworkflow ermöglicht es Ihnen, in den Prozessketten des Einkaufs sehr feingliedrige und flexible Freigabemechanismen zu gestalten. Mögliche Bereiche, die einbezogen werden können, sind dabei der neue Bereich Bestellanforderungen, sowie Bestellungen, Wareneingänge und Eingangsrechnungen. Sie können Workflows abbilden, welche alle vier oder nur einzelne der genannten Bereiche einbeziehen. Je nach Anforderung kann dieser Mechanismus nach Art der Geschäftsvorfälle, dazugehörigen Wertgrenzen und Anzahl der Freigabestufen eingestellt werden. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe der Zeichnungsstufen entsprechende Berechtigungsstufen definieren, sodass beispielsweise nur bestimmte Anwender eine Bestellung freigeben können. Sowohl die einzelnen Freigabestufen an den einzelnen Einkaufsvorgängen als auch die Änderungen an den Zeichnungsberechtigungen für die Benutzer werden transparent gespeichert und können jederzeit kontrolliert werden.
Besonders nützlich ist der Genehmigungsworkflow beispielsweise dann, wenn in einer Abteilung mehrere Personen die Bestellungen vorbereiten und diese dann vor der Übermittlung an den Lieferanten zentral kontrolliert und freigegeben werden müssen.
Ebenso verhält es sich beim Wareneingang. Wenn besonders wertvolle Ware oder dringend benötigte Bauteile geliefert werden und vor der Verarbeitung bzw. Bezahlung geprüft werden müssen, so kann dies ebenfalls mit dieser Funktion sichergestellt werden.
Weitere Informationen können Sie unserer Dokumentation zu dem Genehmigungsworkflow entnehmen.
Der Bereich "Vertriebsprojekte" steht Ihnen ab sofort auch in der TOPIX WebSolution zur Verfügung. Dadurch können Sie künftig auch unterwegs via Browser bestehende Vertriebsprojekte bearbeiten und neue Projekte erstellen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie sich bei einem Vor-Ort-Termin noch einmal die letzten Korrespondenzen ansehen und Notizen machen wollen oder direkt neue Verkaufschancen anlegen möchten.
Um auf den Bereich zugreifen zu können, starten Sie die WebSolution wie gewohnt und wählen Sie unten links den Befehl "Start" und anschließend "Vertriebsprojekte". Wenn Sie den Bereich häufiger nutzen, empfiehlt es sich, eine Verknüpfung zu erstellen, indem Sie das Symbol dafür aus der Startmaske heraus auf den Desktop ziehen.
Eine Auflistung aller Features inklusive einer detaillierten Beschreibung finden Sie in der ausführlichen Dokumentation zum Feature-Update 2021. Um die Funktionen korrekt einzurichten und im vollen Umfang nutzen zu können, ist es möglicherweise sinnvoll, die Hilfe unserer Consultants in Anspruch zu nehmen. Ihr persönlicher Account Manager steht Ihnen hierfür jederzeit gerne zur Seite.