Im ersten Teil unserer Reihe zum Enterprise Resource Planning haben wir den Begriff erklärt, was ERP für Ihr Unternehmen bedeutet und wie wichtig eine entsprechende Software ist. Im zweiten Teil möchten wir noch auf einige Informationen hinweisen, die Ihnen den Um- und Einstieg erleichtern oder bei einem Wechsel noch ein paar nützliche Fakten und Zahlen an die Hand geben.
Bevor Sie Geld für ein umfangreiches Programm ausgeben, werden Sie sich vermutlich fragen: Hab ich ein ERP-System überhaupt nötig? Bin ich die Zielgruppe? Ist ein solches Programm in meiner Branche üblich? Denn genau wie Sie nur einen Bunsenbrenner kaufen, wenn Sie eine Werkstatt haben und etwas erhitzen müssen, sollten Sie nur ein ERP-System in Ihrem Betrieb einführen, wenn Sie, nun ja, im Grunde geschäftlich tätig sind und Ihr Business die Größe eines Jahrmarktstandes übertrifft. ERP-Lösungen finden Sie mittlerweile tatsächlich in nahezu jeder Branche. Fertigung, Handel und Dienstleistung sind dabei nur die prominentesten und am meisten vertretenen. Im industriellen Bereich setzen fast vier von fünf Unternehmen auf eine spezifische ERP-Lösung, also eine, die über besondere, individuelle Bestandteile verfügt. Andere vertrauen eher auf eine neutrale Fit-for-all-Software. Generell gilt jedoch: Ein Großteil der auf dem Markt angebotenen ERP-Systeme kann auch spezielle Bedürfnisse von Branchen wie dem Maschinenbau, der Metallverarbeitung, der Elektroindustrie oder dem Anlagenbau befriedigen. Es muss nicht eigens erwähnt werden, dass TOPIX in diese Kategorie Anbieter gehört. Denn auch wenn in jeder Firma eine Rechnung eine Rechnung ist, benötigt ein Unternehmen für Medizintechnik doch eine insgesamt andere ERP-Struktur als eine Druckerei, ein Großhandel, ein Nahrungsmittelhersteller oder ein IT-Dienstleister. Gemein haben alle nur eines: Sie sollten eine ERP-Lösung besitzen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Bei TOPIX können Sie uns in jedem Fall auf Ihre besonderen, branchenspezifischen Anforderungen ansprechen – wir haben die nötige langjährige Erfahrung, um Ihnen zielgerichtet zu helfen.
Wie schon in unserem ersten Teil erwähnt, ist so manches Business-Akronym und die damit verbundene Handlung oder Arbeitsmaßnahme mit Vorsicht zu genießen, hier und da kann man getrost von nutzlosen Erfindungen eines überforderten Managements sprechen. ERP gehört definitiv nicht in diese Kategorie. Das Enterprise Resource Planning ist über Jahre und Jahrzehnte gewachsen und hat sich den Bedürfnissen der Unternehmen und des weltweiten Marktes angepasst. Die Anfänge des ERP liegen in den 60er- und 70er-Jahren, als man noch von MRP, Material Requirements Planning, sprach. Dies drehte sich vornehmlich um die Beschaffung von nicht viel mehr als verarbeitetem Material. Schon ein Jahrzehnt später erweiterte man jedoch den Umfang dieser Systeme um die Produktionsplanung und ‑steuerung und nannte das Ganze MRP II-System. Es war dementsprechend nur logisch und folgerichtig, dass später viele weitere Aufgabenbereiche von Abteilungen und Firmen sehr diversifizierter Branchen hinzukamen. Noch während der 80er-Jahre folgte die Integration von Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen, CRM und Personalwesen. Alle Daten von Bereichen, die innerhalb einer Firma als wertschöpfend erachtet wurden, fanden Einlass in dieses System, in dem alle Stränge zusammen laufen sollten. Die Vernetzung der Daten stand im Mittelpunkt, der Nutzen war unumstritten. Spätestens seit den 90er-Jahren sprach man schließlich von ERP-Systemen. Als Service wurden solche jedoch erst im neuen Jahrtausend angeboten. Inzwischen kennt man bei dem jetzigen Stand der Technik und Entwicklung diese als ERP II-Systeme.
Was die Kosten für ein ERP-System angeht, so dürfen wir festhalten, dass selbst ein leistungsstarkes Grundgerüst von einem Profi-Anbieter nicht zwangsläufig teuer sein muss. Mit einbeziehen in jede Rechnung der Anschaffungskosten sollten Sie die Dauer, die Sie das System verwenden werden (was in den meisten Fällen aller Voraussicht nach eine sehr lange Zeit ist) und die Ersparnisse, die Sie durch ein solch fähiges System erzielen können. Auch hier ist es wichtig, auf unsere Erfahrung als Software-Entwickler zu verweisen und ebenso auf die Verlässlichkeit als Ansprechpartner. Denn eines ist klar: Setzen Sie auf ERP-Freeware, also auf eine Software, die zwar kostenlos verfügbar ist, die jedoch urheberrechtlich geschützt ist und die Sie daher nicht bearbeiten und für Ihre Zwecke individualisieren können, führt das schnell in eine Sackgasse und zu zusätzlichem Aufwand. Etwas anders verhält es sich zwar mit Open-Source Software, deren frei zugänglichen Quellcode Sie modifizieren dürfen, doch hier müssen Sie sich in der Regel auf vorher unklare und unvorhersehbare Kosten für Service, Implementierungen, Support oder ein Customizing einstellen. Auch haben Sie selbstverständlich keine Garantien oder keinen Haftungsanspruch und die Funktionalitäten sind im Vergleich zu maßgeschneiderten Systemen logischerweise extrem eingeschränkt. Von verlässlichen Ansprechpartnern ganz zu schweigen. Etwas so Wichtiges wie ERP-Software sollten Sie von vornherein auf solide Füße stellen und mit Profis von Anfang an Transparenz in jeden Schritt bringen.
Zwar gleichen sich die Prozesse und Anforderungen in vielen Firmen, doch wir bei TOPIX nehmen uns natürlich dennoch die Zeit, jeden Kunden, jedes Unternehmen, das eine ERP-Lösung anstrebt, genauer unter die Lupe zu nehmen. Dieser Umstand ist auch gleich Teil der Antwort auf eine der Fragen, die oft bei einem Ein- oder Umstieg, bei der Digitalisierung und Automatisierung von Firmendaten gestellt wird: Was mache ich, wenn das System nicht das Richtige ist, wenn es nicht perfekt funktioniert? Antwort: Es ist nur natürlich, dass ein Umstieg auf ein ERP-System etwas Eingewöhnung bedarf und dass nach und nach Fragen auftauchen. Wir stellen auf jeden Fall sicher, dass Sie am Ende das für Sie richtige System in Ihrer Firma installiert haben. Je besser wir uns zusammen auf dem Wechsel vorbereiten, desto geschmeidiger geht alles über die Bühne.
Eine weitere Frage lautet oft: Was machen wir, wenn wir uns weder zeitlich, noch finanziell ein ERP leisten können, das jeden Bereich unseres Unternehmens abdeckt? Auch hier können wir Sie beruhigen, denn TOPIX ist modular aufgebaut. Das heißt, Sie können klein anfangen und langsam aber stetig, nach Bedarf oder monetärer Bereitschaft Module addieren. Manchmal ist eine solche Vorgehensweise sogar gesund und ratsam, weil Sie und Ihre Mitarbeiter das neue System besser, gründlicher und Stück für Stück kennenlernen. Zudem wissen Sie bei einer schrittweisen Veränderung noch genauer, welche Funktionen Sie wirklich benötigen und welche nicht.
Mitarbeiter haben manchmal Angst vor Veränderung und klammern sich an liebgewonnene Systeme und auswendig gelernte Verfahren. Auch das ist nicht außergewöhnlich und sollte bei allem Willen zur Veränderung und aller Notwendigkeit, mit dem Markt Schritt halten zu müssen, berücksichtigt werden. Es ist demnach nicht ungeschickt, bereits bei der Auswahl des ERP-Systems wichtige Mitarbeiter in die Wahl und die Festlegung der Komponenten mit einzubinden. Fühlt sich etwas dennoch nicht richtig an, kann immer nachkorrigiert werden. Am Ende soll schließlich ein System stehen, dass von allen gemocht wird, das effizient funktioniert und im Anschluss möglichst lange Bestand hat.