Nicht nur aus ökologischen Gründen ist ein papierloses Büro erstrebenswert. Für viele Unternehmen ist ein digitalisiertes, automatisiertes und in der Folge eben auch papierloses Arbeiten kostengünstiger, transparenter und wesentlich flexibler. Doch auch wenn diese Fakten kaum geleugnet werden können, weiß damit nicht automatisch jeder, wie das tagtägliche Arbeiten ohne gedruckte Papierberge und vor allem wie eine konsequente Umstellung auf ein digitales Büro realisiert werden kann. In Teil 2 unserer Blog-Serie zu dem Thema wollen wir daher ein paar Anregungen geben.
Wie fast alle Bereiche der Digitalisierung und der Automatisierung, erfordert eine Umstellung auf ein papierloses Büro ein gerüttelt Maß an Vorbereitung und Disziplin. Egal, welche Arbeit Sie verrichten, eine Übergangsphase muss gut angeleitet und von der Chefetage vorgelebt werden. Wie so oft gibt es nicht die eine allgemeingültige Regel oder Maßnahme, mit der Sie das Papier aus Ihrer Firma (weitestgehend) verbannen, sondern zahlreiche Wege, die zum Ziel führen.
Möchten Sie die zu bearbeitenden Dokumente möglichst vielen Mitarbeitern zugänglich machen und sicherstellen, dass kollaborativ an ihnen gearbeitet werden kann, empfiehlt sich ein cloud-basiertes System. Hier gibt es zahlreiche Angebote, von Software „von der Stange“ bis zu individuell zugeschnittenen Systemen wie TOPIX. Neben einem System, das ganz speziell für Sie maßgeschneidert ist und womöglich Bereiche wie Vertrieb, Produktion, Administration und viele andere zusammenführt, gibt es natürlich auch kleinere, allgemeingültige digitale Werkzeuge.
Ein Dienst wie Dropbox (www.dropbox.com) ermöglicht Ihnen eine sichere Anlaufstation für Daten aller Art, auf die alle – auch Kunden und generell Externe – mit Einladung zugreifen können und die gut gesichert ist.
Mit Pocket (www.getpocket.com), einer Plattform, die als Icon in der Kopfleiste Ihres Browsers implementierbar, als Webseite abrufbar, aber auch als App verwendbar ist, sichern Sie jeden erdenklichen Link und können die gespeicherten Seiten zudem kategorisieren – anstatt Seiten mit nützlichen Inhalten auszudrucken. Der Zugriff kann sprichwörtlich von überall erfolgen.
Müssen Sie zahlreiche Seiten womöglich mit aufwendigen Grafiken und Bildern verschicken und sprengen damit E-Mail-Kapazitäten, hilft eine Plattform wie WeTransfer (www.wetransfer.com), mit der Sie kinderleicht etwaige Dateien versenden. Die genannten Werkzeuge sind übrigens ganz gezielt darauf angelegt, dass selbst technisch wenig versierte Menschen mit ihnen ohne Probleme klarkommen.
Ein wichtiger Faktor für ein papierloses Büro ist logischerweise das Digitalisieren von vorhandenen Papier-Dokumenten. Je nachdem, wie groß die Menge der zu digitalisierenden Seiten ist, kommen Sie hier mit einer einfachen Scanner-App aus. Doch selbst wenn nicht, mit einem richtigen Scanner beziehungsweise einem Multifunktionsdrucker schaffen Sie immer noch günstig Abhilfe.
Selbst auf den ersten Blick so unumstößliche Papierquellen wie die tägliche Post kann mit entsprechenden Maßnahmen umgestellt werden. Einfach ist es, bei der hauseigenen Bank nachzufragen und von gedruckten Bankauszügen auf digitale umzustellen. Komplizierter wird es bei der alltäglichen Post verschiedener Urheber. Doch auch dafür gibt es Lösungen: Das Unternehmen Caya (www.getcaya.com) beispielsweise bietet an, für Selbstständige, kleine und mittelständische Unternehmen die Post entgegenzunehmen und zu digitalisieren. Auch hier rufen Sie die eingegangenen Dokumente in der Folge über ein Konto auf der Caya-Website oder über eine App ab. Das Papier wird in diesem Fall zwar produziert, kommt aber nicht mehr bei Ihnen an, muss nicht abgeheftet und aufbewahrt werden.
Selbst das Signieren ist längst in der digitalen Welt angekommen. In PDFs können Sie oftmals schon mit einem Klick eine Unterschrift mit dem Finger erstellen, einfügen und für künftige Dokumente abspeichern. Aber auch Dienste wie HelloSign (www.hellosign.com) können hier zurate gezogen werden.
Die interne Kommunikation mit kleinen Zettelchen, Papieren oder ganzen Heftern, aber auch umständlichen Gruppen-E-Mails, ersetzt ein Programm namens Slack (www.slack.com) mühelos. Die Navigation ist übersichtlich, die Handhabung einfach und die Möglichkeiten zahlreich.
Auch die Marken, mit denen wir ohnehin schon täglich arbeiten, haben den Trend längst aufgegriffen. Bei Apple ist sowohl in Sachen Hardware als auch Software alles auf ein papierloses Arbeiten ausgelegt. Ein zentrales Arbeitswerkzeug, der gute, alte Papierkalender, kann dabei als erstes eingespart werden. Apples Kalender kann endlos bestückt, farblich und inhaltlich sortiert werden, und inzwischen verschicken bereits viele Firmen ihre Mails mit Apple-Kalender-Links, so dass Termine direkt mit einem Klick mit allen nötigen Infos aus der Mail heraus in Ihren Kalender eingetragen werden. In ähnliche Kerben schlägt Microsoft mit Microsoft Teams oder Google mit seiner G-Suite.
Und so geht es im Prinzip endlos weiter. Selbst Artikel, die Sie bislang in Magazinen und Zeitungen aus Papier gelesen, ausgeschnitten und aufgehoben haben, können Sie entweder über Digital-Abos beim jeweiligen Verlag (in Form eines E-Paper) oder etwas breiter gefasst über einen Dienstleister wie Blendle (www.blendle.com) digitalisieren. Bei Letzterem wählen Sie nur jene Artikel, die Sie wirklich interessieren, und erhalten diese dann ohne nervige Werbung - erneut - im Browser oder per App maßgeschneidert aufbereitet.
Wer in seinem Beruf auf den Einsatz von per Hand angefertigten Skizzen, Illustrationen oder Malereien angewiesen ist, war bis vor ein paar Jahren noch auf ordentliche Scanner und zahlreiche traditionelle, haptische Werkzeuge angewiesen. Das hat sich unter anderem mit neueren iPads und kleinen, vielseitigen Geräten wie dem Apple Pencil gründlich und nachhaltig geändert. Die Präzision, die Sie mit digitalen Stiften mittlerweile erreichen, ist erstaunlich, ganz zu schweigen von den Möglichkeiten der Weiterverarbeitung. Mit Apps wie Goodnotes (www.goodnotes.com) oder Paper (paper.bywetransfer.com) verzichten Sie selbst bei händisch erstellten Skizzen auf Papier und sind gleichzeitig unabhängiger von Zeit, Ort und Material.