Erfolgreiches Projektmanagement ist essenziell für jedes Unternehmen. Selbst erfahrene Manager treffen bei anspruchsvollen und komplexen Projektplanungen auf Herausforderungen. Dabei gibt es grundlegende Tipps und Handlungsempfehlungen, die einen gelungenen Projektabschluss fördern. Lesen Sie in diesem Beitrag,
Projekte sind die Essenz jedes unternehmerischen Handelns. Ob Consulting, Engineering oder Forschung – Kunden bezahlen letztendlich für den Mehrwert, den sie aus erfolgreich abgeschlossenen Projekten ziehen. Unabdingbar hierfür ist ein strukturiertes und konzeptionell angelegtes Projektmanagement. Darin werden die wesentlichen Eckpunkte eines jeden Projekts definiert – das Ziel, ein zeitlicher Rahmen, erforderliche Handlungsschritte sowie verfügbare Ressourcen hinsichtlich des Budgets und der Manpower. Die beiden letztgenannten Aspekte sind in der Regel begrenzt, was Projektverantwortliche vor große Herausforderungen stellt. Zudem zeichnen sich Projekte in der unternehmerischen Praxis immer durch eine hohe Komplexität aus. Denn meist gibt es ehrgeizige Ziele, eine unüberschaubare Vielfalt von Aufgaben, verschiedenste Technologien sowie zahlreiche Beteiligte, die unter einen Hut gebracht werden müssen. Stammen Letztere aus unterschiedlichen Ländern oder Standorten, erhöht sich die Komplexität zusätzlich. Die Koordination aller dieser Aspekte verleiht dem Projektmanagement seine zentrale Bedeutung.
Aber gerade die hohe Komplexität bringt Projekte häufig zum Scheitern. Das bedeutet, die gesteckten Ziele werden entweder gar nicht, nicht im gewünschten Umfang oder nicht im vorgegebenen Zeitrahmen erreicht. Die konkreten Gründe hierfür sind vielfältig: Oft mangelt es schon an der Definition messbarer, realistischer und zeitlich terminierter Projektziele. Diese sind jedoch unabdingbar, um dem Team Orientierung zu bieten und eine klare Richtung vorzugeben. So werden die Erwartungen häufig zu hoch angesetzt, was den Projekterfolg von vornherein blockiert. In vielen Fällen sind auch die Zuständigkeiten nicht eindeutig geklärt. Dabei versäumen es die Verantwortlichen, Aufgaben klar zuzuweisen und Rollen zu verteilen. Dadurch ziehen die Beteiligten nicht an einem Strang, und das Team kann nicht geschlossen agieren.
Manchmal ist auch die Projektplanung nicht ganz ausgereift: Beispielsweise werden keine konkreten Zeitvorgaben für bestimmte Aufgaben oder Teilziele festgelegt. Häufig fehlt es auch an der nötigen Flexibilität und einer agilen Vorgehensweise, sodass Ad-hoc-Änderungen nicht oder nur unzureichend berücksichtigt werden. Oder es wird zu wenig Zeitpuffer für unvorhergesehene Anpassungen eingeplant. Werden wichtige Termine verpasst oder Meilensteine nicht eingehalten, kommt es oftmals zu Verzögerungen im Zeitplan, was das ganze Projekt ins Straucheln bringen kann.
Ein weiterer häufiger Grund für fehlenden Projekterfolg sind zu knapp bemessene Ressourcen. So kann es an dringend benötigtem Budget, Personal, der erforderlichen Zeit, räumlichen Möglichkeiten oder Arbeitsmitteln fehlen. Auch eine unzureichende Kommunikation innerhalb des Teams kann zum Scheitern des Projekts führen. Findet hier kein durchgängiger Austausch zwischen den Beteiligten statt, verhindert dies einen einheitlichen Kenntnisstand über den aktuellen Projektfortschritt. Verstärkt wird dieser Effekt durch eine fehlende Transparenz bei der Abbildung der Prozesse. Teammitglieder sollten auf wichtige Informationen und Planungsunterlagen zugreifen können. Denn Lücken in der Kommunikation oder mangelnde Prozesstransparenz müssen sonst in häufigen Status-Meetings ausgeglichen werden, was viel wertvolle Zeit und Energie in Anspruch nimmt.
Ein gescheitertes oder nicht nach Plan verlaufenes Projekt zieht immer Konsequenzen nach sich: Bereits eingesetzte Ressourcen und Investitionen werden verschwendet, die Verantwortlichen müssen das rechtfertigen. Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) kann es finanzielle Auswirkungen geben, wenn das Projekt entsprechend hoch aufgehängt war. Um dem vorzubeugen, sollten Verantwortliche die genannten Fallstricke umgehen und Best-Practice-Empfehlungen beachten. Zentrales Fundament für einen bestmöglichen Projekterfolg sind durchdachte, transparente und für alle Beteiligten nachvollziehbare Planungsprozesse. Eine wesentliche Rolle in diesem Kontext spielt die optimale Zuweisung benötigter und verfügbarer Ressourcen. Daher sollte mit der entsprechenden Planung unverzüglich begonnen werden, sobald hinreichende Informationen über den Umfang des ausstehenden Projekts vorliegen.
Eine realistische Zuteilung von Ressourcen ist nur dann zielführend, wenn sich die Verantwortlichen auf Basis gesicherter Erkenntnisse über den Projektinhalt einen umfassenden Überblick hinsichtlich verfügbarer Kapazitäten verschaffen können. Daher ist es ratsam, das Projekt zunächst in kleinere, überschaubare Schritte zu unterteilen. Mit der so gewonnenen Übersicht kann dann für jede einzelne Aufgabe die Verfügbarkeit entsprechender Ressourcen geprüft werden. So lässt sich feststellen, ob der eingeschätzte oder vom Kunden vorgegebene Zeitrahmen für das Projekt eingehalten werden kann. Erst wenn die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen nach eingehender Prüfung bestätigt ist, lassen sich diese realistisch zuweisen und mit Aufgaben verknüpfen. Um den Projektfortschritt jederzeit im Blick zu behalten, müssen der Status und die Verfügbarkeit der Ressourcen kontinuierlich überwacht werden. Wichtig ist dies insbesondere in entscheidenden Projektphasen wie am Beginn, im Vorfeld von Meetings und beim Erreichen von Meilensteinen. Nur so ist es möglich, schnell und angemessen auf unerwartete Situationen und veränderte Umstände zu reagieren.
Durch eine exakte Planung und Zuweisung personeller Ressourcen wird sichergestellt, dass die Aufgaben während des gesamten Projektverlaufs passgenau an die richtigen Mitarbeiter verteilt werden. So lassen sich deren Qualifikationen optimal nutzen und verfügbare Zeitkontingente effektiv planen. Dadurch ist eine gleichmäßige Auslastung der Teammitglieder in allen Projektphasen gewährleistet. Das gilt auch dann, wenn diese parallel an unterschiedlichen Projekten arbeiten.
Mit welchen konkreten Methoden und Vorgehensweisen lässt sich nun in der Praxis die Ressourcenplanung zielgerichtet umsetzen? Hilfreich hierbei ist ein zentrales System, das die Verfügbarkeit sämtlicher Ressourcen im zeitlichen Projektverlauf transparent visualisiert. Dieses Projektmanagement-Tool sollte nicht nur dem Projektleiter, sondern auch allen legitimierten Teammitgliedern zugänglich sein. Neben der Ressourcenplanung sollte das System auch umfassende Funktionen für ein Echtzeit-Reporting bieten. Daraus lassen sich präzise Parameter wie etwa die aktuelle Auslastung des Projektteams, die bereits geleisteten internen und externen Aufwände sowie noch offene Leistungsbausteine ersehen. Anhand dieses Monitorings können Projektverantwortliche Abweichungen des Ist- zum Sollzustand schnell identifizieren und zeitnah die notwendigen Schritte einleiten.
Moderne Businesssoftware-Lösungen bieten hierfür praktikable Funktionen. Mit der TOPIX Projektverwaltung etwa lassen sich die Strukturen von Projekten transparent abbilden und entsprechende Prozesse effizient steuern. Das System kann flexibel an die individuellen Anforderungen der Anwender angepasst werden. Alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter lassen sich bei entsprechender Zugriffsberechtigung nahtlos in das gesamte Geschehen einbinden. Dabei visualisiert die übersichtliche, systematisch aufgebaute Benutzeroberfläche alle zugehörigen Vorgänge wie Jobs, Termine, Aufgaben, Korrespondenzen, Protokolle, Notizen, Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Eingangsrechnungen. Dank ausgefeilter Funktionen für Analysen und Auswertungen behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über aktuelle Arbeitsfortschritte und die kaufmännische Entwicklung des Projekts. So lässt sich der gesamte Projekt-Workflow vereinfachen, optimieren und effizienter gestalten.
Um komplexe Projekte zu einem sicheren und erfolgreichen Abschluss zu bringen, bedarf es eines strukturierten und konzeptionell durchdachten Vorgehens. Alle Schritte müssen sorgfältig geplant und Ressourcen passgenau zugewiesen werden. Unabdingbar hierfür sind moderne Software-Tools, die das Projektmanagement professionell begleiten und unterstützen. Im Ergebnis können Unternehmen somit die Effizienz des Ressourceneinsatzes auf eine neue Stufe heben und den Weg für einen maximalen Projekterfolg ebnen.