Die Digitalisierung macht’s möglich: Ortsunabhängiges Arbeiten (Remote Work) boomt wie nie zuvor. Diesen Trend haben bereits viele Unternehmen erkannt und schaffen dafür die Voraussetzungen. Dabei gilt es jedoch einiges zu beachten. In diesem Beitrag lesen Sie:
Der Trend zeichnete sich bereits seit langem ab, nahm aber nie so richtig an Fahrt auf – bis Corona kam: Remote Work – das ortsunabhängige Arbeiten wurde durch die COVID-19-Pandemie nicht nur begünstigt, sondern in weiten Teilen der Arbeitswelt sogar zum Muss. Unternehmen jeglicher Größe waren gezwungen, ihr Personal im Frühjahr 2020 ins Home Office zu schicken – vorausgesetzt, die Branche und jeweilige Tätigkeit des Mitarbeiters erlaubte den Schritt. Während diese Art des flexiblen Arbeitens für die meisten Angestellten neu war, wird sie von vielen Selbstständigen und Freiberuflern schon lange praktiziert – genauer gesagt, seit digitale Technologien dies ermöglichen. Dabei umfasst Remote Work nicht nur die Tätigkeit von Festangestellten im Home Office, sondern generell flexibles, mobiles Arbeiten von jedem Ort der Welt aus. Voraussetzung ist lediglich ein Internet-Anschluss mit ausreichend Bandbreite und ein Endgerät wie Desktop-PC, Notebook, Tablet oder Smartphone.
Hinsichtlich der genauen begrifflichen Definition ist Remote Work jedoch vom Arbeiten im Home Office grundsätzlich zu unterscheiden: Erstere bezieht sich rein auf das mobile Arbeiten per se, umfasst also beispielsweise auch reisende Außendienstmitarbeiter, die über ihr mobiles Endgerät auf das Firmen-Netzwerk zugreifen. Auch Pendler, die während der Bahnfahrt zum Arbeitsplatz oder nach hause mobil arbeiten, sind damit gemeint. Die Tätigkeit im Home Office hingegen betrifft nur Angestellte, die nicht von unterwegs, sondern wirklich von zu hause aus arbeiten – beispielsweise, weil es die Pandemie erfordert.
Aus welchen Gründen sollten nun Unternehmen ihrem Personal die Arbeit im Home Office ermöglichen? Zu nennen ist hier natürlich in erster Linie das Plus an Flexibilität: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können ihre berufliche Tätigkeit gezielter an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lässt sich die Heimarbeit besser mit der Betreuung von Kindern in Einklang bringen als dies bei der Präsenz im Unternehmen vor Ort möglich ist. So können Angestellte den Schwerpunkt ihrer Arbeit in die Zeiträume legen, in denen die Kinder sich in der Schule oder Kindertagesstätte aufhalten. Wenn die Sprösslinge dann im Bett sind, lassen sich fehlende Arbeitszeiten problemlos nachholen. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass der Arbeitgeber einem solchen flexiblen Arbeitszeitmodell zustimmt. Ist dies der Fall, kann sich das Plus an Gestaltungsspielraum sehr positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden auswirken.
Ein weiterer Vorteil von Remote Work besteht im Wegfall des Arbeitsweges. Insbesondere Pendler mit sehr weiter Anfahrtstrecke profitieren davon und können beträchtlich Kosten einsparen. Auf der anderen Seite steigen aber die Ausgaben für Strom, Heizung und Wasser, wenn in den eigenen vier Wänden gearbeitet wird. Im Umkehrschluss sparen die Arbeitgeber entsprechende Kosten natürlich ein.
Ebenso müssen sie keine eigene Arbeitsplatz-Infrastruktur wie Büroräume, Schreibtische und IT-Komponenten für die zu hause Arbeitenden bereitstellen. Um jedoch finanzielle Nachteile für diese Personengruppe zu vermeiden, sollten Unternehmen die Kosten und Installation der IT-Architektur im Home Office inklusive Rechner und Anbindung ans Virtual Private Network (VPN) übernehmen. Den Nutzen für beide Seiten haben bereits viele moderne Unternehmen erkannt und entsprechende Remote-Work-Konzepte als festen Bestandteil in die Firmenkultur integriert.
Neben den vielen Vorteilen gibt es jedoch auch einige Herausforderungen für Arbeitgeber und Remote Worker gleichermaßen, die gestemmt werden müssen. So ist es meist erforderlich, dass beide Seiten den kompletten Workflow neu organisieren – sowohl in technischer Hinsicht als auch prozessbezogen. Dies betrifft vor allem die Zusammenarbeit von Kollegen und Teams, die sich über die Ferne schwerer steuern lässt als bei der Präsenz im Unternehmen. Um hier durchgängige Prozesse zu gewährleisten, ist die Implementierung funktionierender Collaboration-Plattformen oder Video-Conferencing-Tools unerlässlich. Für deren effiziente Nutzung bedarf es einer stabilen VPN-Verbindung und eines performanten Internet-Zuganges im Home Office, was selbst heute noch nicht überall selbstverständlich ist. Vor allem in manchen ländlichen Regionen reicht die Netzabdeckung hierfür noch nicht aus.
Probleme und Unsicherheiten bereitet auch der Versicherungsschutz von Home Workern, insbesondere bei der Unfallversicherung: Da im Home Office berufliche und private Bereiche verschmelzen, ist nach ständiger Rechtsprechung genau zu trennen, ob die jeweilige Tätigkeit für das Unternehmen oder für eigene Zwecke erfolgte. Ein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz besteht demnach nur für Aufgaben, die unmittelbar beruflich veranlasst sind, nicht jedoch für private Tätigkeiten wie etwa das Kochen in der Mittagspause.
Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/infografik/24659/jeder-zweite-moechte-weiterhin-im-homeoffice-arbeiten/)
Neben den technischen Voraussetzungen sind auch Herausforderungen zu meistern, die in der Person des Mitarbeiters liegen: So müssen diese ihren Tagesablauf und ihre Arbeitsumgebung völlig anders strukturieren. Um mit dem Zugewinn an Freiheit zurechtzukommen, ist ein hohes Maß an Selbstdisziplin erforderlich. Fehlt die Kontrolle durch den Arbeitgeber komplett, sind die Verlockungen und Ablenkungen in der häuslichen Umgebung besonders groß. Dazu kommt: Die dauerhafte und ausschließliche Beschäftigung im Home Office kann zu einer Isolation der Menschen führen. Manche allein lebende Heimarbeiter klagen sogar über eine zunehmende Vereinsamung. Daher sollten Unternehmen ihre Angestellten niemals gegen ihren Willen zur Remote Work verpflichten. Es sei denn, die Pandemie-Situation macht dies zwingend erforderlich. Zudem können durch den fehlenden persönlichen Kontakt und Austausch mit Kollegen der Zusammenhalt der Belegschaft und der Teamgeist massiv leiden.
Eine Herausforderung, wenn nicht sogar ein Hemmnis für die Gewährung von Remote Work ist unzureichendes Vertrauen des Arbeitgebers. Manche Führungskräfte und Vorgesetzte befürchten, dass ihre Mitarbeiter in den eigenen vier Wänden aufgrund geringeren Drucks deutlich weniger Leistung erbringen. Dies ist jedoch ein Tabu-Thema und wird in den meisten Fällen nicht offen ausgesprochen. Dabei folgt der Mangel an Vertrauen in erster Linie einer traditionellen, hierarchisch geprägten Sichtweise: Und zwar dann, wenn die menschliche Arbeitsleistung rein zeitbezogen – als Tausch von Zeit gegen Geld – gesehen wird. Anders verhält es sich, wenn ausschließlich die Ergebnisse zählen. Stimmen die Kennzahlen und Zielvereinbarungen am Ende des Tages, kann es dem Arbeitgeber egal sein, zu welcher Zeit und an welchem Ort der Angestellte seine Arbeitsleistung erbringt. In innovativen Unternehmen – darunter viele Start-ups – hat sich eine solche Firmenkultur schon durchgesetzt.
Was können nun Arbeitgeber und Beschäftigte beitragen, damit das „Abenteuer Remote Work“ optimal gelingt? Wichtig ist zunächst, dass beide Seiten sich offen und ohne Vorbehalte darauf einlassen. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern uneingeschränkt vertrauen und diese Haltung auch zeigen. Konkret kann dies beispielsweise bedeuten, dass sie dem Remote Worker eine komplett freie Zeiteinteilung gewähren. Letztere wiederum sollten diesen Vertrauensvorschuss würdigen und ihre Arbeitsstunden korrekt dokumentieren. Eine professionelle Zeiterfassung sorgt dabei für ein hohes Maß an Transparenz. Für eine klare Struktur der Workflows und eine optimale Kommunikation innerhalb der Teams sind regelmäßige Videokonferenzen über Collaboration-Plattformen unabdingbar. Zu empfehlen sind täglich zwei Meetings: eines am Morgen, um anstehende Projekte und Aufgaben zu besprechen. Das zweite virtuelle Treffen sollte etwa eine Stunde vor Feierabend stattfinden, um sich nochmal abzustimmen und Fragen zu klären.
Zudem müssen die Mitarbeiter auch aus dem Home Office auf alle Daten und Anwendungen schnell und sicher zugreifen können. TOPIX etwa unterstützt hierbei optimal: Als Client-Server-Lösung ermöglicht sie den Nutzern, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten. Erforderlich sind lediglich ein Internet-Anschluss und die nötigen Sicherheitseinstellungen für das VPN. Eine wichtige Maßnahme für Arbeitgeber ist darüber hinaus, regelmäßig Events wie Firmenausflüge und Feiern anzubieten. So lässt sich der persönliche Kontakt zwischen den Kollegen aufrechterhalten und der Teamgeist stärken. Und ein zentraler Tipp am Schluss: Ausschließliches Arbeiten im Home Office – wie zu Pandemie-Zeiten vielerorts üblich – ist nicht zu empfehlen. Zwei bis drei Mal Remote Work pro Woche bildet einen guten Mittelweg und gewährleistet einen regelmäßigen, persönlichen Austausch der Mitarbeiter.
Der Trend hin zu mehr ortsunabhängigem Arbeiten lässt sich nicht mehr aufhalten. Unternehmen sind hier gefordert, die nötigen Vorkehrungen zu treffen. Und auch die Mitarbeiter sollten dem Thema offen gegenüberstehen und das Angebot nutzen. Ziehen beide Seiten an einem Strang, können alle Beteiligten von einer erfolgreichen Remote-Work-Beziehung profitieren.