Abschreibungen: Nur Bürokratie oder doch von Vorteil?

Fast jeder Selbstständige und jedes Unternehmen kennt den Begriff der „Abschreibungen“ in Zusammenhang mit Anschaffungen wie z.B. Arbeitsmaschinen oder Büromöbel. Die Ausgaben fallen meist sofort an, allerdings dürfen die Kosten erst über Jahre nach und nach von der Steuer abgesetzt werden. Warum das so ist und welche positiven oder negativen Auswirkungen für Unternehmen durch Abschreibungen resultieren, schauen wir uns in diesem Beitrag näher an.

Absetzung für Abnutzung, AfA oder Abschreibung

Der Begriff der Absetzung für Abnutzung (kurz AfA) kommt aus dem Steuerrecht. Die rechtlichen Grundlagen darüber regelt § 253 im Handelsgesetzbuch und § 7 im Einkommensteuergesetz (EStG). Sie bezeichnet die Erfassung und Verrechnung von Wertminderungen, die bei Anlage- oder Umlaufvermögensgegenständen auftreten.

Für Unternehmen bedeutet das, dass sie die oft sehr kostenintensiven Anschaffungen nicht einfach im selben Jahr des Kaufes als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen können. Stattdessen müssen sie über die sogenannte Restnutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden. Die Höhe der jährlichen Beträge richtet sich dabei nach der Nutzungsdauer, den Anschaffungskosten und der verwendeten Abschreibungsmethode.

Wann gilt die Ausnahme der Sofortabschreibung?

Die AfA-Regelung greift nicht für jeden Kleinstbetrag. Sie gilt nur bei Anschaffungen, die den Nettowert von 800 € überschreiten, da sich hier eine Abschreibung über mehrere Jahre nicht lohnt. Kaufe ich also einen Bürostuhl in Höhe von 460 € (netto) kann ich diesen sofort in voller Höhe abschreiben, da er als geringwertiges Wirtschaftsgut angesehen wird.

Zudem wurde ab 2021 die Abschreibung von Computer-Hard- und Software und Peripheriegeräten auf ein Jahr verkürzt, was einer Sofortabschreibung nahekommt. Das hat einfach den Grund, dass digitale Wirtschaftsgüter mittlerweile einem rasanten technischen Wandel und Fortschritt unterliegen.

Was bedeutet eine Abschreibung für das Unternehmen?

Gehen wir einmal Schritt für Schritt durch, was eine Abschreibung denn für positive oder negative Auswirkungen auf die Firma mit sich bringt:

Sobald ein Gegenstand angeschafft wird, wächst das Anlagevermögen in der Bilanz um die Anschaffungskosten. Dies beeinflusst unmittelbar die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung), da Abschreibungen als Aufwand ausgewiesen werden. Somit wächst die Verlustseite der GuV.

=> Abschreibungen wirken sich gewinnmindernd aus

Aus der Bilanz ergibt sich für Unternehmen jährlich ein zu versteuernder Gewinn. Durch die jährlichen Abschreibungsbeträge, die den Gewinn reduzieren, verringert sich somit auch die Steuerbelastung durch die gewinnabhängigen Steuern.

=> Abschreibungen wirken sich steuermindernd aus

Die Kosten der Anschaffung sollen nicht nur in ein einzelnes Geschäftsjahr einfließen, sondern auf alle Nutzungsjahre verteilt werden. Ebenso mit einzuberechnen ist die Wertminderung des Gegenstandes über die Jahre hinweg z.B. durch Gebrauch, zeitlichen Verschleiß oder Witterung.

=> Die Abschreibung dient also der Berichtigung natürlicher und außergewöhnlicher Wertminderungen des Anlagevermögens in der Bilanz. 

Wie wird der Wertverlust berechnet?

Die übliche Nutzungsdauer der Anschaffung wird mithilfe von AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt, welche auf Erfahrungen der steuerlichen Betriebsprüfungen beruhen.

Abschreibungsmethoden im Vergleich

In der Praxis stehen die lineare und degressive Abschreibung im Vordergrund, weshalb wir uns diese im Folgenden näher anschauen.

Lineare Abschreibung

Diese Abschreibung ist die gängigste Methode. Hier werden die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die Nutzungsjahre verteilt. Folgendes Beispiel: Eine neue Werkzeugmaschine wird zum 01.01.2010 angeschafft und kostet 500.000 €. Die Nutzungsdauer von 10 Jahren wird also 10 Jahre lang mit einem Zehntel (10 %) der Anschaffungskosten abgeschrieben. Dies bedeutet pro Jahr eine Abschreibung in Höhe von 50.000 €. Der Gewinn wird also gleichmäßig belastet.

Hinweis: Bisher sind wir von planmäßigen Abschreibungen mit natürlichem Wertverlust ausgegangen. Wenn z.B. an der Werkzeugmaschine nach drei Jahren ein irreparabler Schaden entsteht, können die Kosten auch außerplanmäßig unter Berücksichtigung des entstandenen Wertverlustes abgeschrieben werden.

Degressive Abschreibung (befristet bis 31.12.2022)

Als Gegenstück zur linearen Methode wird bei der degressiven Abschreibung eine über die Nutzungsdauer ungleichmäßig verteilte Wertminderung angewandt. Die angenommene Abnutzung liegt hier in den ersten Jahren deutlich höher als zum Ende der Nutzungsdauer (Bsp. Neuwagen). Auf Basis der Anschaffungskosten wird ein Prozentsatz festgelegt, um den sich die Bemessungsgrundlage jährlich reduziert. Im nächsten Jahr wird dieser Prozentsatz auf den Restbuchwert des Vorjahres angewandt, somit reduziert sich die Bemessungsgrundlage konstant und die Abschreibungshöhe verringert sich.

Abschreibungssatz: Es kann maximal das 2,5-fache der linearen Abschreibung angesetzt werden. Nehmen wir unser vorheriges Beispiel: 100 %: 10 Jahre = 10 % (linear) x 2,5 = 25% (degressiv).

Und welche der beiden Methoden ist vorteilhafter?

Die degressive Abschreibung ist vor allem im ersten Abschnitt der Abschreibung wesentlich vorteilhafter als die lineare Abschreibung. Unternehmen können dadurch höhere Betriebsausgaben abziehen, was wiederum eine Steuerentlastung und mehr Liquidität mit sich bringt.

Schon mehrmals wurden die Vorschriften zur degressiven Abschreibung geändert oder gar abgeschafft und wieder neu eingeführt. Zuletzt wurde sie im Rahmen des Corona-Steuerhilfegesetzes wieder eingeführt und wurde bis Ende 2022 für bewegliche Güter verlängert (bei der Abschreibung von Gebäuden ist diese Methode also nicht möglich). Unternehmen sollen durch die Minderung der Steuervorauszahlungen entlastet werden und können Liquiditätsvorteile schnell nutzen.

Kann die Abschreibungsmethode frei gewählt werden?

Ja, die Methode ist frei wählbar, solange alle Vorgaben berücksichtigt werden. Aber nicht nur das - in § 7 des Einkommensteuergesetz wird festgehalten, dass die gewählte Methode je Abschreibungsgegenstand einmal gewechselt werden kann. Der Abschreibungssatz kann somit zum Ende der Nutzungsdauer noch einmal erhöht werden, da ab einem bestimmten Zeitpunkt der lineare Abschreibungssatz über dem des Degressiven (welcher dafür zu Beginn sehr hoch ist) liegt.

Wie können Abschreibungen in einer Software abgebildet werden?

Im Prozess von Abschreibungen müssen viele verschiedene Faktoren und Richtlinien beachtet werden. Der Sachverhalt ist entsprechend komplex. Softwarelösungen, wie die TOPIX Anlagenbuchhaltung, unterstützen Unternehmen bei der korrekten Durchführung und Abbildung von Abschreibungsprozessen. So können beispielsweise abschreibungsrelevante Daten sogar schon bei der Buchung von Ein- oder Ausgangsrechnungen erfasst werden. Mit TOPIX können Sie die gängigen Abschreibungsmethoden wie die lineare und degressive AfA sowie die Sofortabschreibung abbilden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Fazit

Ob Fluch oder Segen… Abschreibungen mindern immer den Gewinn und führen am Ende zu einer Ersparnis bei den Steuern. Sie sind somit ein wichtiger Bestandteil der Betriebswirtschaft. Für Selbstständige und Unternehmen lohnt sich entsprechend eine genaue Prüfung mit nötiger Fachkenntnis, um sich die richtigen steuerlichen und wirtschaftlichen Vorteile verschaffen zu können.