E-Rechnung: Neue Bestimmungen ab 2025

In gut einem Jahr soll es so weit sein: Geht es nach dem Willen der Bundesregierung, fällt im Januar 2025 wohl der Startschuss zur Einführung elektronischer Rechnungen im B2B-Sektor. Für Unternehmen aller Größen bedeutet dies eine grundlegende Umstellung ihrer Fakturierungsprozesse. Lesen Sie in diesem Beitrag

• wie weit das Gesetzgebungsverfahren zur Einführung von E-Rechnungen fortgeschritten ist,
• welche Änderungen dadurch auf Unternehmen zukommen,
• welche Formate eine E-Rechnung künftig aufweisen kann,
• in welchen Schritten die Einführung umgesetzt werden soll und 
• wie Sie die richtige Business Software bei der Erstellung von E-Rechnungen unterstützt.

Abschied von der guten alten Papierrechnung

Zwar ist das Gesetzgebungsverfahren zur Einführung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) bis dato noch nicht abgeschlossen. Dennoch gilt es als sicher, dass das neue, digitale Rechnungsformat im Laufe der kommenden Jahre für den B2B-Sektor zur Pflicht wird. Denn mittlerweile enthält der Entwurf des von der Ampel-Koalition geplanten Wachstumschancengesetzes entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen, die sich in der Änderung des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) manifestieren. Dieser Paragraf regelt den gesamten Prozess rund um die Ausstellung von Rechnungen durch Unternehmen. Die vom Bundestag beschlossene Novellierung dieser Bestimmung legt diesbezüglich einige grundlegende Neuerungen fest – was über kurz oder lang den Abschied von der traditionellen Rechnung im Papier- oder herkömmlichen PDF-Format bedeutet. Allerdings muss der Bundesrat noch zustimmen, bevor das Wachstumschancengesetz endgültig verabschiedet werden kann. Geplant ist, das Zustimmungsverfahren noch im laufenden Jahr abzuschließen.

Der Branchenverband Bitkom wollte herausfinden, wie es um die 334 Digital-Vorhaben aus Koalitionsvertrag und Digitalstrategie der Ampel-Koalition steht. Im Juli 2023 waren 38 Projekte bereits abgeschlossen, 219 begonnen und 77 noch nicht begonnen. Bildquelle: https://de.statista.com/infografik/30681/umsetzungsstand-der-digitalpolitische-vorhaben-der-bundesregierung/

Welche Neuregelungen sind nun konkret vorgesehen?

Zunächst definiert der Gesetzentwurf einen begrifflichen Unterschied zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen. Demnach wird eine E-Rechnung im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass sie sich elektronisch verarbeiten lässt. Dabei muss sich dieses Format an der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und den darin gelisteten Syntax-Regelungen orientieren. Als sonstige Rechnungen gelten Rechnungen, die entweder in einem abweichenden digitalen Format übermittelt oder in Papierform ausgestellt werden. Dies macht eine seit langer Zeit übliche und beliebte Praxis in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) obsolet: Wird eine Rechnung im konventionellen PDF-Format erstellt und per E-Mail an den Empfänger versendet, erfüllt sie nicht mehr die Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Hier müssen sich die Verantwortlichen also auf eine grundlegende Änderung einstellen.

Rechnungsübermittlung im EDI-Verfahren weiterhin zulässig

Allerdings ist eine Sonderregelung geplant, die den Prozess vereinfachen kann: So sind Aussteller und Empfänger der Rechnung befugt, das strukturierte elektronische Format gesondert zu vereinbaren. Dabei müssen sich jedoch aus der entsprechenden E-Rechnung die im UStG geregelten Pflichtangaben korrekt und vollständig in das EU-konforme Format transferieren lassen. Ein entscheidender Vorteil dabei: Auch digitale Rechnungen, die über ein System zum elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange / EDI) ausgestellt und übermittelt werden, sind demnach weiterhin möglich. Dies gilt auch dann, wenn das Format nicht der genannten EU-Norm entspricht. Neben EDI sind zudem auch andere elektronische Rechnungsformate von der Regelung umfasst und damit zulässig.

Darüber hinaus gibt es bereits einige etablierte Formate, welche die speziellen Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen. Dazu zählt etwa die XRechnung, die beispielsweise im öffentlichen Auftragswesen schon jetzt weit verbreitet ist. Dieses Format wurde von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt und dem Markt zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Standards wird die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz definiert, welcher der E-Rechnung entspricht. Auf diese Weise lassen sich elektronische Rechnungen über verschiedene Software-Anwendungen und Fachverfahren versenden, empfangen sowie weiterverarbeiten.

Hybrides Rechnungsformat kombiniert XML- und PDF-Komponenten

Ein weiteres, mit der E-Rechnung kompatibles Format ist ZUGFeRD, das im internationalen Kontext auch als Factur X bezeichnet wird. Dabei handelt es sich um ein Hybridformat, das XML- und PDF-Komponenten kombiniert. Hierbei fungiert die PDF-Datei als visuelles Rechnungsformat, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Letztere beinhaltet den strukturierten Datensatz und damit sämtliche relevanten Informationen einer Rechnung. Der Nutzer kann selbst entscheiden, ob er die PDF-Datei oder den XML-Datensatz verwendet. Auch wenn sich Aussteller und Empfänger der Rechnung im Vorfeld nicht explizit abgesprochen haben, können sie das Dokument dennoch auf diese Weise austauschen. Beide Formate – sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD – basieren auf der Norm CEN 16931, mit der die entsprechende EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung umgesetzt wurde.

Für wen gelten die neuen Regelungen?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen betroffen, die bei entsprechenden Lieferungen oder Leistungen an eine andere Firma nach dem UstG zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet sind. Das bedeutet, das Thema E-Rechnung ist ausschließlich für den B2B-Sektor relevant. Privatpersonen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen, fallen demnach nicht in den Geltungsbereich der Regelung. Überdies müssen sowohl Aussteller als auch Empfänger der Rechnung ihren Firmensitz im Inland haben.

Der Fahrplan zur E-Rechnung

Auch wenn laut den Planungen des Gesetzgebers der Startschuss für die E-Rechnung am 1. Januar 2025 fallen soll, wird sie trotzdem ab diesem Zeitpunkt noch nicht zur Pflicht. Denn das Wachstumschancengesetz sieht bezüglich der praktischen Umsetzung eine Übergangsregelungen vor: So sollen zwar ab Anfang Januar 2025 sämtliche Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu übermitteln und zu empfangen. Dennoch ist es bis Ende 2026 zulässig, für bis dahin getätigte Umsätze weiterhin Papierrechnungen auszustellen. Zudem sind auch elektronische Rechnungen in einem alten Format in diesem Zeitraum noch erlaubt – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger erteilt hierfür seine Zustimmung. Diese Regelungen gelten sogar noch bis Ende 2027 – allerdings mit der Voraussetzung, dass der Aussteller der Rechnung einen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro erzielt hat. Übersteigt der Umsatz im Jahr 2026 diesen Grenzwert, dürfen Unternehmen jedoch noch Rechnungen per EDI-Verfahren erstellen und austauschen. Anfang 2028 wird es dann ernst: Ab diesem Zeitpunkt sind Firmen verpflichtet, die neuen Regelungen in Bezug auf E-Rechnungen zwingend einzuhalten.

Mit TOPIX auf der sicheren Seite

Die Umsetzung der neuen Bestimmungen mag für viele Unternehmen eine große Herausforderung bedeuten. Meistern lässt sich diese am besten durch eine gute Vorbereitung: Insbesondere KMU sollten deshalb prüfen, ob sie über die richtige Business Software verfügen. Diese sollte in der Lage sein, die neuen Prozesse rund um die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen transparent zu verwalten und zu steuern. Mit TOPIX sind Firmen diesbezüglich auf der sicheren Seite: Die All-in-One-ERP-Lösung erfüllt alle Voraussetzungen, um die geforderten Standards – sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD – rechtskonform abzubilden. TOPIX-Kunden können sich daher entspannt zurücklehnen und mit einem sicheren Gefühl der Einführung elektronischer Rechnungen entgegensehen.

Fazit

Stimmt der Bundesrat – wie zu erwarten – dem derzeit noch schwebenden Gesetzgebungsverfahren zu, wird die E-Rechnung in den nächsten Jahren sicher kommen. Unternehmen ist dringend zu empfehlen, sich rechtzeitig auf die tiefgreifenden Änderungen im Fakturierungsprozess einzustellen und entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung zu ergreifen. Mit der richtigen Business Software wird dieses Vorhaben zum Selbstläufer.