Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Seit einiger Zeit ist die E-Rechnung in aller Munde. Jetzt wird sie zur Realität. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle B2B-Unternehmen zur Pflicht. Diese gesetzliche Änderung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich. Was fest steht: Für Unternehmen aller Größen gilt es, jetzt auf die eigenen Fakturierungsprozesse zu schauen und diese auf Handlungsbedarf zu prüfen.  

In diesem Artikel erfahren Sie, was die E-Rechnungspflicht bedeutet, welche Fristen gelten, welche Vorteile sie bietet und warum Sie mit TOPIX bereits bestens vorbereitet sind.

Wozu dient die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie der Europäischen Union und der deutschen Bundesregierung. Ihr Ursprung liegt in der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend machte.

Im neuen Wachstumschancengesetz wird diese Pflicht auf alle B2B Unternehmen in Deutschland ausgeweitet. Im November 2023 wurde das Wachstumschancengesetz im Bundestag verabschiedet, im März 2024 stimmte der Bundesrat dann zu, womit an der E-Rechnung kein Weg mehr vorbeiführt.

Definition E-Rechnung:
Der Begriff wird im Wachstumschancengesetz wie folgt neu definiert: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

 

Deutschland schließt auf

Blickt man auf EU-Nachbarländer, sind diese schon seit Jahren einen Schritt weiter. Italien beispielsweise hat bereits seit 2017 die E-Rechnung im Einsatz. Jetzt möchte Deutschland aufschließen. Im Vordergrund scheint erst einmal das Ziel zu stehen, den Digitalisierungsgrad deutscher Firmen voranzutreiben. Auf den zweiten Blick wird auch klar, dass sich die neue Pflicht positiv auf die Finanzen auswirken wird. Mit elektronischen Rechnungen wird das Meldesystem im Bereich der Umsatzsteuer verbessert, wodurch erheblich höhere Steuermehreinnahmen zu erwarten sind.

 

Gibt es einen Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?

Die Antwort ist: ja! Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt wird und maschinenlesbare Daten enthält, die eine automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme ermöglichen. Im Gegensatz dazu ist eine PDF-Rechnung lediglich eine digitalisierte Version einer Papierrechnung, die zwar per E-Mail verschickt werden kann, aber keine strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung enthält und manuell erfasst werden muss.

Gut zu wissen:
Eine normale PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als „elektronische Rechnung“, sondern als „sonstige Rechnung“.

 

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Welche E-Rechnungsformate gibt es?

XRechnung
XRechnung setzt ausschließlich auf strukturierte Daten. Das Format wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt und basiert auf einem XML-Datensatz. Dieses Format ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
 
ZUGFeRD
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl in einer für Menschen lesbaren Form (PDF) als auch in einer maschinenlesbaren Form (XML) darzustellen.
 
EDI-Format
EDI-Rechnungen werden über das Electronic-Data-Interchange-System (EDI) erstellt und ausgetauscht. EDI ist ein standardisiertes Verfahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern.

Während XRechnung und ZUGFeRD oft in Deutschland und speziell für öffentliche Auftraggeber verwendet werden, sind EDI-Rechnungen international weit verbreitet und besonders in großen Unternehmen sowie bestimmten Branchen beliebt.

 

Für wen gilt die Pflicht?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen betroffen, die bei entsprechenden Lieferungen oder Leistungen an eine andere Firma nach dem UstG zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet sind. Das bedeutet, das Thema E-Rechnung ist ausschließlich für den B2B-Sektor relevant. Privatpersonen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen, fallen demnach nicht in den Geltungsbereich der Regelung. Überdies müssen sowohl Aussteller als auch Empfänger der Rechnung ihren Firmensitz im Inland haben.

Gut zu wissen:
Ab 1. Januar 2025 gilt zunächst der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Bis 2028 gelten noch Übergangsfristen für den Versand von Rechnungen, siehe nächster Abschnitt.

 

Ab wann gilt die Pflicht?

Es handelt sich um eine schrittweise Einführung. Bis 2028 gibt es Übergangsfristen, die wie folgt aussehen:

Ab 1. Januar 2025

wird der Empfang einer E-Rechnung für B2B verpflichtend (Ausnahmen gelten für Rechnungen unter Kleinstbetragsrechnungen bis 250 EUR).

Bis Ende 2026

dürfen auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger diesem zustimmt.

Bis Ende 2027

dürfen auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger diesem zustimmt UND der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers max. 800.000 EUR beträgt.

Ab 2028

sind Empfang und Versand der E-Rechnung Pflicht.

 

Was ist jetzt zu tun?

Die Umsetzung der neuen Bestimmungen mag für viele Unternehmen eine große Herausforderung bedeuten. Meistern lässt sich diese am besten durch eine gute Vorbereitung: Insbesondere KMU sollten deshalb prüfen, ob sie über die richtige Business Software verfügen. Diese sollte in der Lage sein, die neuen Prozesse rund um die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen transparent zu verwalten und zu steuern.

 

E-Rechnung bereits mit TOPIX möglich

Die Formate XRechnung und ZUGFeRD können schon heute mit TOPIX ERP erstellt und verarbeitet werden, ohne dass externe oder aufwendige Anwendungen angebunden werden müssen. Sie sind also für den Stichtag Anfang 2025 bestens gerüstet.  

Und wir haben noch mehr gute Nachrichten, wenn Sie bereits mit TOPIX arbeiten. Ihr Rechnungsworkflow läuft weiter wie bisher. Es wird lediglich die Funktion der E-Rechnung eingerichtet und aktiviert und schon können Sie E-Eingangsrechnungen empfangen und automatisiert in einem Datensatz (mit allen notwendigen Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen etc.) von TOPIX anlegen lassen. Ihre ausgehenden Rechnungen werden ebenfalls automatisch im E-Rechnungsformat versendet. Einfacher geht es nicht.

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Bild: Ansicht einer Rechnung in TOPIX mit PDF-Vorschau und integriertem XML-Datensatz.

 

Vorteile der E-Rechnung mit TOPIX

  1. Ohne Integration: XRechnung und ZUGFeRD sind bereits in TOPIX integriert, es ist keine Anbindung notwendig.

  2. Kostenersparnis: Reduzierte Kosten für Druck, Versand und Archivierung von Papierrechnungen.

  3. Einfachere Abwicklung: Schnellere Erstellung, Versendung und Bearbeitung von Rechnungen, was zu einer beschleunigten Zahlungsabwicklung führt.

  4. Fehlerreduktion: Automatisierte Verarbeitung minimiert die Fehlerquote, die bei manueller Eingabe und Bearbeitung entstehen kann.

  5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: E-Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgung und Transparenz der Rechnungsprozesse.

  6. Umweltfreundlichkeit: Verringerter Papierverbrauch trägt zum Umweltschutz bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck.

  7. Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards mit TOPIX wie GoBD und DSGVO durch standardisierte Formate und sichere Archivierung.

 

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Von der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung standardisierter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bis hin zur notwendigen Anpassung interner Prozesse und Systeme – die Umstellung erfordert Vorbereitung und Umsetzung. Als ERP-Hersteller sind wir bestens darauf vorbereitet, Sie zu unterstützen. Unsere Softwarelösungen sind nicht nur vollständig konform mit den gesetzlichen Vorgaben, sondern bieten auch benutzerfreundliche und effiziente Werkzeuge zur Nutzung der E-Rechnung in Ihrem Geschäftsalltag. Weitere Informationen zur E-Rechnung mit TOPIX finden Sie hier.

 

 

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