Tipps für effektive Webkonferenzen

In den letzten Jahren haben sich Videokonferenzlösungen zu einem neuen und beliebten Kommunikationskanal etabliert. Nicht nur, dass sie zu Krisenzeiten weltweit eine sichere Zusammenarbeit ermöglicht haben, auch die Qualität und die Funktionen der Tools haben große Entwicklungen gemacht. Selbst nach Ende der gesetzlichen Homeoffice-Pflicht in Deutschland bieten viele Firmen den Mitarbeitern weiterhin die Möglichkeit, remote zu arbeiten, und setzen zukünftig auf ein hybrides Arbeitsmodell statt auf eine verpflichtende Rückkehr ins Büro. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit bleibt die virtuelle Meeting-Art weiterhin, wenn auch in unterschiedlicher Intensität, wichtiger Bestandteil in unserem (Arbeits-)Alltag. Deshalb haben wir in diesem Beitrag ein paar Tipps zum Thema optimale Vorbereitung und effektive Durchführung von Webkonferenzen zusammengestellt. 

Check der technischen Voraussetzungen

„Hallo, könnt ihr mich hören?!“ – Dieser Satz tritt doch immer noch in fast jedem Online-Meeting auf. Umfrageergebnisse zeigen, dass eine schlechte Internetverbindung (ca. 70 % der Befragten) sowie allgemeine Schwierigkeiten mit der Technik (50 % der Befragten) zu den am meisten störenden Faktoren bei Online-Meetings zählen. Eine stabile Internetverbindung ist also Grundvoraussetzung, um beispielsweise Audioverluste zu vermeiden oder gar komplett aus dem Meeting zu fliegen und sich wieder neu einwählen zu müssen. Das hält in der Regel auf und verärgert andere Teilnehmer. Mit einem Ethernet-Kabel kann hier schnell Abhilfe geschaffen werden. Ebenso sollte auf eine gute Beleuchtung (vorteilhaft ist Licht von vorne z. B. durch ein Fenster oder eine Lampe), ein passendes Kamerabild und einen angemessenen Hintergrund geachtet werden. Bei Unsicherheiten oder neuen Geräten findet sich bestimmt ein Kollege, mit dem ein kurzer Test vor Meeting-Beginn durchgeführt werden kann.

Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1227262/umfrage/die-nervigsten-dinge-an-online-meetings-in-deutschland/)

Die richtigen Teilnehmer am Tisch

Weniger ist bekanntlich mehr. Sind die technischen Hürden gemeistert, sollte vorab auch gut überlegt werden, welche Teilnehmer für den Termin wirklich relevant sind, damit alle wichtigen Punkte besprochen und gegebenenfalls Entscheidungen direkt getroffen werden können. So werden weitere Abstimmungsschleifen im Nachgang vermieden. Ebenso kann bei zu vielen (oder teilweise falschen) Teilnehmern das Meeting schnell ungeplant mehr Zeit in Anspruch nehmen, da die Wahrscheinlichkeit steigt, sich in Diskussionen zu verlieren.

Auch die grundsätzlich gestiegene Anzahl an Meetings sorgt bei 46 % der Befragten für großen Unmut. Mit dem – richtig – ausgewählten Teilnehmerkreis ist für ein effektives Meeting schon viel getan. Dieser Ansatz sollte grundsätzlich auch für andere Terminarten verfolgt werden.

Vorbereitung einer Tagesordnung

Ein essenzieller Punkt, der oft vernachlässigt oder erst kurz vorher aufgegriffen wird, ist die Agenda. Dabei ist eine grobe Tagesordnung enorm hilfreich, um allen wichtigen Themen genügend Zeit einzuräumen und nicht den Faden im Gespräch zu verlieren. Beschäftigen Sie sich vorab damit, was die Ziele dieses Termins sind und welche Entscheidungen von wem getroffen werden müssen. Die dringenden Themen sollten immer zu Beginn stehen, die weniger dringenden am Ende. Es bietet sich auch an, bei der Struktur die Anwesenheit der Teilnehmer zu überprüfen, da z. B. ein Geschäftsführer mit vollem Terminkalender nur für begrenzte Zeit zugegen sein wird.

Damit sich alle Teilnehmer optimal vorbereiten können, sollte die Tagesordnung vorab, entweder direkt mit der Meeting-Einladung oder nachträglich per E-Mail, in Stichpunkten und mit den jeweiligen Zuständigkeiten/Referenten verschickt werden. Während des Meetings sollte ein Teilnehmer als Rolle des Moderators die Zeit im Blick haben und das Gespräch, wenn nötig, entsprechend führen, um zu vermeiden, dass manche Themen ausufern oder die wichtigen Themen zu kurz kommen. Der Moderator sollte auch am Ende des Meetings eine kurze Zusammenfassung mit den gegebenenfalls daraus resultierenden Aufgaben wiedergeben, damit danach alle auf dem gleichen Stand sind.

Die Meeting-Kultur

Für eine Webkonferenz gelten natürlich die gleichen Grundregeln wie für andere Meeting-Arten: Pünktlich einwählen, angemessen kleiden, andere ausreden lassen etc. gehören immer dazu. Einige Besonderheiten gibt es aber dennoch. Achten Sie bewusst darauf, langsam und deutlich zu sprechen und zwischendrin Sprechpausen zu machen. Durch die Ferne kommt der Ton beim Gegenüber oft mit zeitlichem Versatz an, das führt schnell zu Überschneidung von Stimmen, sodass kaum noch was zu verstehen ist. Nutzen Sie die Mute-Taste, wenn Sie sich gerade nicht am Gespräch beteiligen, so werden störende Hintergrundgeräusche ausgeblendet. Schnell ist auch die Versuchung da, nebenbei noch die eine oder andere E-Mail zu prüfen, es sieht ja schließlich keiner so genau. Es sollte trotzdem dringend vermieden werden, währenddessen an anderen Aufgaben zu arbeiten, da mehrere Themen gleichzeitig einfach nicht mit 100%iger Aufmerksamkeit verfolgt werden können. Im schlimmsten Fall wird der eigene Einsatz im Meeting verpasst oder wichtige Themen werden nicht richtig aufgenommen. Tipp: Mit einem eingeschalteten Kamerabild wird der Teilnehmer automatisch präsenter und aufmerksamer im Meeting als ohne.

Ein Meeting effektiv abschließen

Um ein Meeting zu einem effektiven Abschluss zu bringen, empfiehlt es sich, die besprochenen Punkte und deren Ergebnisse in Form eines kurzen Protokolls festzuhalten. So erhalten alle Teilnehmer noch mal eine Zusammenfassung, auch falls manche Kollegen nicht teilnehmen konnten, wodurch vermieden wird, dass es zu unterschiedlichen Erinnerungen oder Auffassungen zu den besprochenen Punkten kommt. Im Protokoll können ebenso die Aufgabenverteilung, kommende Deadlines und weitere Schritte aufgeführt werden. Dieses kann im Anschluss – zusammen mit einem kurzen Danke für die Teilnahme – per E-Mail versendet werden. Bei Bedarf kann hier der Verteiler auch größer als der tatsächliche Meeting-Verteiler sein, falls die Notizen für weitere Kollegen informativ sind.

Tipps für aktivierende Elemente

Gerade in virtueller Form und mit größerem Teilnehmerkreis ist es oft schwierig, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer dauerhaft für sich zu gewinnen. Auch die Interaktion und Mitmachbereitschaft fällt leider meist nicht wie erhofft aus. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Abwechslung in das Meeting bringen:

• Versuchen Sie bewusst, eine Verbindung zu den Teilnehmern aufzubauen, indem Sie mit einem lockeren Gespräch starten, Informationen austauschen oder einfach fragen, wie es den Teilnehmern gerade geht. Das baut Vertrauen auf und fördert die Motivation für das kommende geschäftliche Gespräch.
• Kamera ein oder aus – es bleibt ein Thema mit unterschiedlichen Präferenzen. Wenn Sie bei sich das Video einschalten, erhöhen Sie Ihre Wahrnehmung. Zudem wirkt es motivierender für andere, sich ebenfalls einzublenden.
• Oft sind Teilnehmer bei Diskussionen in Webkonferenzen eher verhalten. Als Moderator oder Referent können Sie aktiv auf die Teilnehmer zugehen und direkt Fragen stellen.
• Neben der direkten Ansprache bieten auch (Chat-)Umfragen eine gute Gelegenheit, die Teilnehmer zwischendurch zu aktivieren und in das Thema zurückzuholen. In vielen Tools sind solche Funktionen bereits vollständig integriert.
• Je nach Meeting-Art und genutztem System bietet sich auch die Option, die Teilnehmer in einzelne Breakout-Räume aufzuteilen. Gerade bei Brainstormings oder Arbeitsaufträgen werden so die Gruppen verkleinert und eine aktive Teilnahme gefordert.

Fazit

Webkonferenzen sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Damit der angesetzte Termin auch zum gewünschten Ergebnis führt, sollten bestimmte „Meeting-Richtlinien“ bei der Durchführung beachtet werden. Dazu zählt, die Teilnehmer aktiv in das Gespräch zu integrieren, die wichtigen Themen vorab zu klären und auch konkret Entscheidungen zu fordern. Die entsprechende Vor- und Nachbereitung hilft für einen schnellen und effizienten Austausch unter den Teilnehmern – egal in welchem Format die Besprechung angesetzt wird, ob in Präsenz, per Telefon oder virtuell.