Fakten zu DMS und GoBD

„Was sind die GoBD genau? Ist das ein Gesetzt? Was sind steuerlich relevante Daten und wann beziehungsweise wie werden sie erzeugt? Was muss ich davon archivieren und wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren?“ So oder so ähnlich klingen die Fragen, die sich viele schon einmal im Zusammengang mit Archivierung, DMS und GoBD gestellt haben. Daher möchten wir in diesem Beitrag die Fakten zur korrekten und rechtlich sicheren Archivierung übersichtlich zusammenstellen.

Rechtliche Grundlagen

Mit dem Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – kurz GoBD – veröffentlicht. Ab dem 01.01.2015 sind diese offiziell gültig und die letzte Übergangsfrist ist zum 31.12.2016 abgelaufen. Die GoBD sind zunächst kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung, die jahrelange Rechtsprechung zusammenfasst. Die Anweisung beschreibt, wie ein Unternehmer seine Buchführung gestalten soll, damit ein Betriebsprüfer sie ordentlich nachvollziehen und kontrollieren kann. Unternehmer tun also gut daran, sich an die GoBD zu halten, damit ihnen der Betriebsprüfer keinen Strich durch die Rechnung macht.

Welche Daten sind steuerlich relevant?

Der Gesetzgeber vermeidet bewusst eine abschließende Definition der steuerlich relevanten Daten. Sie müssen daher in Ihrem Unternehmen die steuerlich relevanten Daten selbst qualifizieren. Prüfen Sie Ihre Prozesse und lassen Sie sich von einem DMS bei der Archivierung unterstützen. So können Sie vermeidbaren Ärger mit den Behörden schon im Vorfeld abwenden.

Mit dieser Checkliste bleibt Ihre Buchführung ordnungsgemäß

Die GoBD fassen die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Buchführung zusammen. Das bedeutet: Verstoßen Sie – gewollt oder ungewollt – gegen die GoBD-Anforderungen, kann Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß verworfen werden. Prüfen Sie daher am besten die folgenden Anforderungen:

• Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen und Daten: Von den GoBD werden nicht nur Unterlagen und Daten erfasst, die auf den ersten Blick als steuerrelevant zu erkennen sind, also z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Vielmehr schließt die Anforderung an die Aufbewahrung auch alle Unterlagen und Daten mit ein, die für die Besteuerung eine Bedeutung haben könnten (z. B. Lieferscheine, erstellte Angebote oder E-Mail-Verkehr mit Geschäftspartnern). Wie in dem vorherigen Absatz erwähnt, sollten Sie Ihre eigenen Daten in dieser Hinsicht genau prüfen und bewerten.
• Ausreichende Dokumentation der eingesetzten Hard- und Software: Zu jeder bei Ihnen eingesetzten Soft- oder Hardware muss eine aussagekräftige Bedienungsanleitung vorliegen. Nachträgliche Änderungen sind zu protokollieren, z. B. bei Anpassungen an Ihre konkreten Bedürfnisse. Bewahren Sie daher alle Anleitungen und Protokolle stets griffbereit auf.
• Aussagekräftige Verfahrensdokumentation für den Umgang mit Unterlagen und Daten: Die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit sowie der Nachprüfbarkeit machen Verfahrensdokumentationen notwendig. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Datenverarbeitung müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein. So stellt TOPIX beispielsweise eine Standard-Verfahrensdokumentation zur Verfügung, die der Anwender immer auf seine Bedürfnisse anpassen muss, da wir als Softwarehersteller nicht wissen können, wie die Prozesse bei einzelnen Kunden ablaufen. Zusätzlich gibt es natürlich das entsprechende Handbuch, das die Abläufe in TOPIX erklärt und dokumentiert.
• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) werden eingehalten: Die GoB enthalten formelle und materielle Anforderungen an eine Buchführung. Die formellen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den §§ 238 ff. HGB bzw. §§ 145 bis 147 AO. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen dann, wenn alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind.
• Festschreibung und Unveränderbarkeit gespeicherter Daten: Ihre Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Nachträgliche Änderungen müssen systemseitig protokolliert werden. Elektronisch empfangene – und aufbewahrungspflichtige – Dokumente bzw. Daten sind in der ursprünglichen Form aufzubewahren. Das heißt konkret: Erhalten Sie Belege beispielsweise als PDF-Datei per Mail, sind diese in dieser Form zu speichern. Somit ist es also nicht erlaubt, elektronisch erhaltene Dokumente einfach auszudrucken und abzulegen. Dagegen können Papierbelege bei Einsatz eines elektronischen DMS auch gescannt aufbewahrt und der Papierbeleg vernichtet werden. Daher sollte Ihre DMS-Software auch über eine digitale Schnittstelle verfügen, die den Zugriff des Finanzamts ermöglicht. Nutzen Sie das TOPIX DMS, so bekommt der Finanzprüfer über einen eigenen Benutzer, der auf die prüfungsrelevanten Programmbereiche eingeschränkt werden kann, Zugriff auf die in TOPIX gespeicherten Daten. Damit ist das Datenzugriffsrecht des Finanzamts erfüllt. ACHTUNG: Alle steuerrelevanten Dokumente unterliegen dem Datenzugriffsrecht des Finanzamts. Geschäftliche E-Mails sind ebenfalls im DMS aufzubewahren. Sie gelten als digitaler Beleg. Das betrifft sowohl die E-Mail selbst als auch deren Anhang.
• Aufbewahrung der Unterlagen und Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist: Die Abgabenordnung unterscheidet zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren. Geschäftsbriefe, Gewerbesteuerunterlagen etc. müssen Sie sechs Jahre vorhalten. Rechnungen, Buchungsunterlagen sowie Bilanzen etc. müssen sie mindestens zehn Jahre aufbewahren. Stellen Sie sicher, dass im gesamten Aufbewahrungszeitraum Ihre Buchungen, Unterlagen und Daten jederzeit lesbar gemacht werden können. Wenn notwendig, bewahren Sie abgeschaltete Systeme und ausrangierte Hardware auf. So sind Sie weiterhin auf der sicheren Seite. Aber Vorsicht, es liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung, Ihre Hardware und Ihre Daten gegen Diebstahl zu schützen. Ansonsten droht Ihnen ebenfalls das Vorliegen einer nicht ordnungsmäßigen Buchführung.
• Internes Kontrollsystem (IKS) sichert die Einhaltung der GoBD: Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO müssen Sie Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen sowie -konzepte, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Plausibilitätsprüfungen, Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen Veränderungen von Programmen, Daten und Dokumenten. Der Anwendungserlass zu § 153 AO ist eindeutig: Verfügen Sie über ein IKS, das (auch) der Erfüllung Ihrer steuerlichen Pflichten dient, kann dies den Verdacht auf Vorsatz oder Leichtfertigkeit widerlegen.

Rechtlicher Hinweis und Quellen

Wir hoffen, dass wir mit diesem Beitrag Ihre Fragen im Zusammenhang mit Archivierung, DMS und GoBD beantworten konnten. Die Informationen auf dieser Website haben wir mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und zusammengestellt, weisen Sie jedoch ausdrücklich darauf hin, dass wir keine Gewähr oder Verantwortung für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit übernehmen. Die Informationen auf dieser Website dienen ausdrücklich nicht als rechtliche Beratung für Ihr Unternehmen und können eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Wir empfehlen Ihnen eine unabhängige Beratung durch einen spezialisierten Anwalt oder Steuerberater in Anspruch zu nehmen, um sich bestmöglich mit den GoBD auseinanderzusetzen.

Die hier genannten Informationen präsentieren wir Ihnen mit freundlicher Genehmigung des Verlags für die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Straße 2-4, D-53177 Bonn. Unter www.wirtschaftswissen.de finden Sie noch weitere spannende Reports und Zusammenfassungen.