Faktoren für eine Zukunftsentscheidung

Die Wahl der passenden Business-Software ist mitentscheidend für Ihre zukünftige Unternehmensentwicklung – und das für viele Jahre. Bei einem Customer-Relationship-Management (CRM)-Programm ist eine überdimensionierte, zu statische Lösung ebenso verhängnisvoll, wie Konzepte, die bei einem Wachstum oder Neuausrichtung des Unternehmens nicht im erforderlichen Maße mitwachsen und dabei angepasst und erweitert werden können.

Um dies zu vermeiden, müssen schon zu Beginn des Auswahlprozesses die Weichen richtig gestellt werden. Natürlich hat jeder Anwender im Detail spezifische Bedürfnisse; einige Grundparameter sind aber in nahezu allen Branchen gleich, egal ob beim agilen Startup oder als gewachsener Mittelständler: Dazu zählen vor allem die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Dokumentationsfähigkeit aller relevanter Prozesse im Unternehmen. Das gilt intern genauso wie im Umgang mit Kunden und Lieferanten – und das möglichst unkompliziert, schnell und zuverlässig.

Leistungsfähige Businesssoftware liefert heute in Echtzeit alle wichtigen Informationen für Marketing und Vertrieb und gewährleistet so die bestmögliche abteilungsübergreifende Kommunikation. Dies ist wiederum die Voraussetzung, um verstärkt Neukunden zu gewinnen und die Bindung der Bestandskunden zu kräftigen; beides Voraussetzungen für weiteres Wachstum und steigenden Umsatz. Zudem macht eine leistungsfähige CRM-Software viele Abläufe schneller und billiger und wertet dabei gleichzeitig das gesamte Wissen über die Kunden aus.

Alleine der Wert der Arbeitskapazitäten, die durch das CRM ausgelöste Automatisierung und Verschlankung zusätzlich freigesetzt werden, kann sich schnell auf einen fünfstelligen Betrag summieren. Hochgerechnet auf die gesamt Laufzeit der Software, kommt so schnell ein Gegenwert von mehreren hunderttausend Euro zusammen. Die so geschaffenen zeitlichen Reserven können dann in der Kundengewinnung und Betreuung oder in der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden.

Doch wie findet man das exakt passende CRM-Konzept? Dafür bedarf es zunächst einer ausführlichen Ist-Analyse: Was ist der „Status quo“ beim zukünftigen Anwender und worin genau bestehen die Wünsche und die zukünftigen Anforderungen? Wer hier Zeit und Aufwand für eine in die Tiefe gehende Analyse investiert und dabei auch die Mitarbeiter als Anwender einbindet, findet meist schnell heraus, wo die bestehenden Schwachstellen liegen, die die neue CRM-Software bereinigen kann. Dabei stellt sich dann auch oft heraus, welche Prozesse überflüssig sind, Doppelarbeit verursachen oder bislang vielleicht noch gar nicht angelegt wurden, obwohl sie eigentlich längst notwendig wären.

Ebenso wichtig ist ein Blick auf die vorhandene Software-Umgebung, damit die Einbindung des neuen CRM-Programms später reibungslos gelingt. Und schließlich sollten Sie auch die grundsätzlichen Rahmenbedingungen im Blick behalten: Wie viele Mitarbeiter werden später das CRM-Programm nutzen, wie aufwändig sind Implementierung und Einarbeitung und wie hoch ist das Budget für die Investition?

Dabei ist es unerlässlich, über den Tag hinaus zu denken: Das neue System sollte im Bereich Kundenstamm und Sortiment möglichst unendlich erweiterbar sein. Dazu gehört auch, dass es mittelfristig je nach Bedarf unkompliziert mit weiteren ERP- oder E-Commerce-Anwendungen kombinierbar sein muss.

Nicht zu unterschätzen sind auch die ganz praktischen Faktoren: Übernimmt der neue Anbieter die Installation der neuen Software und gewährleistet die verlustfreie Migration des vorhandenen Datenbestands in das neue System? Ist eine fundierte Einarbeitung und Unterstützung über den Starttermin hinaus gewährleistet, etwa bei Wartung, Störungsbeseitigung und der späteren Anbindung an neue Programme und Hardware?

Unternehmen, die sich über diese Punkte klar geworden sind, bekommen so einen klaren Anforderungskatalog, der sie zuverlässig durch die Angebote der unterschiedlichen CRM-Anbieter führen wird. Selbst wenn Sie keine große Erfahrung bei der Auswahl von Business-Software haben sollten, verfügen Sie jetzt über klar definierte Kriterien, die nicht durch irgendwelche wohlklingenden Fachbegriffe oder optischen Schnickschnack verwässert werden können. Beste Voraussetzungen, damit das neue CRM-Programm ein echter Fortschritt und keine Fehlinvestition wird.

TOPIX geht dabei sogar noch einen Schritt weiter: Mit einer individuellen „nutzenzentrierten Wertanalyse“ liefern wir potentiellen Anwendern eine betriebswirtschaftlich fundierte Auswertung zu Kosten und Nutzen eines ERP- bzw. CRM-Systems. Sozusagen eine qualifizierte IT-Unternehmensberatung noch vor dem eigentlichen Verkaufsgespräch. Sichern auch Sie sich eine unverbindliche nutzenzentrierte Wertanalyse für Ihr Unternehmen!