Bewusst ausgedehnte Einführungsphase

In dem ersten Teil unserer Success Story verriet Geschäftsführer Philipp Klostermann, warum sich die Otto Klostermann GmbH für TOPIX entschieden hat. Der zweite Teil der Interview-Reihe bezieht sich speziell auf die Einführungsphase und die damit verbundenen Hoffnungen und Erwartungen.

Welche Module / Bereiche von TOPIX werden Sie nutzen?

Wir werden fast das gesamte Spektrum, dass TOPIX anbietet, nutzen. Das CRM zur Adressverwaltung, die gesamte Warenwirtschaft sowie die Projektverwaltung mit Leistungserfassung und Ressourcenplanung. Zeiten und Leistungen erfassen wir mit TOPIX selbst. Um unsere Buchhaltungsdaten komfortabel an unseren Steuerberater zu übergeben, nutzen wir die DATEV-Schnittstelle.

Nehmen Sie auch Dienstleistungen von TOPIX in Anspruch?

An Dienstleistungen nehmen wir hauptsächlich Schulungen zur Bedienung der Software und Anpassungen via UserExits in Anspruch. Unsere Prozesse waren bereits im Vorfeld klar, sodass eine Organisationsberatung nicht notwendig ist.

Wie sieht der Projektplan grob aus?

Wir nehmen uns für die Einführung von TOPIX bewusst viel Zeit. Obwohl TOPIX bereits seit Anfang Januar 2019 läuft, behalten wir unsere gewohnte Arbeitsweise noch eine Zeit lang bei – auch wenn das an manchen Stellen einen Mehraufwand bedeutet. Wir nutzen das Jahr 2019 um die Software zu optimieren, Daten Zug um Zug zu übernehmen und uns mit der Benutzung vertraut zu machen. Ab Januar 2020 wollen wir dann nur noch TOPIX nutzen.

Was sind Ihre Erwartungen an die Einführungsphase?

Ansich sind wir mit recht wenigen Erwartungen in das Projekt gestartet. Die Hoffnung war natürlich, dass das System schnell und einfach einzuführen ist. Im Projektverlauf hat sich allerdings gezeigt, dass der Aufwand für die Einführung höher als gedacht ist. Doch nach einer gewissen Eingewöhnungsphase, stellen wir bereits jetzt deutliche Verbesserungen fest.

Wie schätzen Sie den Nutzen von TOPIX für sich und Ihre Mitarbeiter ein?

Wir erhoffen uns eine geringere Fehlerquote und durch die zentrale Informationsverwaltung eine Beschleunigung der Abläufe. So soll uns TOPIX beispielsweise dabei helfen, Angebote schneller zu erstellen und dadurch auch die Chance auf Aufträge zu erhöhen.

Was ist Ihr Worst-Case-Szenario?

Da wir nicht nur eine neue Software zur Betriebsverwaltung eingeführt haben, sondern auch unsere komplette Hardware von Windows auf Apple umgestellt haben, war unsere größte Sorge, dass die neue Hardware die falsche Entscheidung für uns gewesen sein könnte. Bei TOPIX waren wir uns von Anfang an sicher, die richtige Wahl getroffen zu haben.