Business Software ist heute schnell gefunden – die eigentliche Herausforderung liegt davor: Was muss sich im Alltag konkret verbessern, damit eine neue Lösung wirklich entlastet?
In vielen Unternehmen passt das aktuelle System nicht mehr zur Realität: Prozesse sind gewachsen, Anforderungen steigen, Teams arbeiten verteilt, Daten entstehen an vielen Stellen. Die Arbeit läuft – aber sie kostet unnötig Zeit. Informationen müssen gesucht werden, Übergaben erzeugen Rückfragen, Auswertungen werden „zusammengebaut“, und einfache Vorgänge bestehen aus zu vielen Zwischenschritten.
Spätestens bei der Anbietersuche wird es dann schnell unübersichtlich. Moderne Systeme bringen enorme Funktionsvielfalt mit – Automatisierungen, Schnittstellen, KI-Features. In Demos wirkt vieles überzeugend. Nur bleibt oft die entscheidende Frage offen: Welcher Mehrwert entsteht im eigenen Unternehmen tatsächlich – und woran lässt er sich festmachen?
Für genau diese Nutzenanalysen arbeiten wir bei TOPIX mit unserem Partner softwertraum aus München zusammen. Je nach Ausgangslage empfehlen wir vor einem konkreten Systemgespräch zunächst eine Softwert-Analyse, damit Ziele, Potenziale und Anforderungen belastbar feststehen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ziele, Prioritäten oder Prozesse noch nicht klar genug beschrieben sind – oder wenn mehrere Abteilungen unterschiedliche Erwartungen an die neue Lösung haben. In diesen Fällen leiten wir die Anfrage auf Wunsch an softwertraum weiter, damit zuerst ein sauberes Prozess- und Zielbild entsteht. Auf dieser Basis können wir anschließend passgenau beraten.
Der Mehrwert passender Business Software zeigt sich nicht auf der Produktfolie, sondern in messbaren Verbesserungen im Tagesgeschäft. Konkret: Eine Lösung bringt dann Mehrwert, wenn sie typische Reibungsverluste im Ablauf reduziert – also Arbeitsschritte vereinfacht, Übergaben sauberer macht und Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
Typische Hinweise darauf, dass genau hier Potenzial liegt:
Wichtig ist: Mehrwert bedeutet nicht „möglichst viele Funktionen“, sondern konkrete Entlastung: weniger Rückfragen, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Nacharbeit, stabilere Daten und bessere Planbarkeit. Wenn diese Effekte vor der Auswahl nicht klar definiert sind, bleibt am Ende offen, woran Erfolg überhaupt gemessen wird – und Entscheidungen werden unnötig schwierig.
Sobald feststeht, dass eine neue Lösung benötigt wird, startet meist direkt der Vergleich: Anbieter, Module, Demos, Bewertungen. Das wirkt logisch – führt aber häufig dazu, dass über Lösungen gesprochen wird, bevor intern klar ist, was eigentlich gelöst werden soll.
Auf Unternehmensseite sind Prozesse oft historisch gewachsen, individuell und entsprechend komplex. Gleichzeitig fehlt im Alltag die Zeit, Abläufe sauber aufzunehmen. Stattdessen entstehen lange Wunsch- und Anforderungskataloge aus verschiedenen Abteilungen. Das ist gut gemeint – führt aber oft zu Unschärfen: Was ist wirklich geschäftskritisch? Was wäre „nice to have“? Und welche Punkte bringen tatsächlich Entlastung?
Auf Anbieterseite trifft diese Ausgangslage auf hohe Funktions- und Prozesstiefe. Systemhersteller erklären verständlicherweise ihre Produktlogik: Features, Module, Best Practices, Roadmaps. Das ist hilfreich – ersetzt aber nicht automatisch ein gemeinsames Verständnis dafür, welcher konkrete Mehrwert erreicht werden soll und wie sich Anforderungen sauber prüfen lassen.
Fehlt diese Basis, wird die Auswahl zur Übersetzungsaufgabe. Häufige Folgen sind Overkill, unnötige Komplexität oder eine Lösung, die vieles kann – aber die entscheidenden Engpässe im Alltag nicht zuverlässig adressiert.
Grafik: Herausforderung für Kunde und Anbieter in einem ERP-Projekt
Im Rahmen unserer Partnerschaft mit softwertraum nutzen wir die Softwert-Analyse als sinnvollen Startpunkt, wenn zur Beginn des ERP-Projekts noch Klarheit über Ziele, Prioritäten und Anforderungen fehlt. Der kompakte Workshop, geführt von ERP-Experten, macht Potenziale greifbar und übersetzt sie in ein Nutzenbild, mit dem die weiteren Gespräche deutlich zielgerichteter geführt werden können.
Die Softwert-Analyse ist eine strukturierte Nutzenanalyse: Im Mittelpunkt steht nicht die Frage „Welche Lösung ist die beste?“, sondern wo im Alltag spürbare Entlastung entsteht – und wie sich diese Entlastung in Zeit, Kosten und Wirkung beschreiben lässt. Daraus ergibt sich eine priorisierte Grundlage und – wo sinnvoll – eine erste ROI-orientierte Einordnung.
So läuft die Softwert-Analyse ab:
1. IST-Analyse: Abläufe und Reibungspunkte erfassen
Welche Prozesse prägen den Alltag? Wo entstehen Wartezeiten, Rückfragen, Medienbrüche oder unnötige Zwischenschritte? Ziel ist ein realistisches Bild: nicht „wie es sein sollte“, sondern wie Arbeit heute tatsächlich passiert.
Nicht alles ist gleich wichtig. Deshalb werden die größten Hebel identifiziert und priorisiert: Wo bringt Standardisierung, Automatisierung oder bessere Transparenz den größten Effekt? Ergebnis ist Fokus – statt eines überladenen Katalogs.
Aus den priorisierten Potenzialen entsteht ein klares Nutzenbild und daraus abgeleitete Anforderungen – so formuliert, dass sie intern nachvollziehbar sind und externe Gespräche deutlich effizienter machen.
Typische Ergebnisse: Eine priorisierte Liste der wichtigsten Nutzenhebel, ein klarer Zielzustand für die relevanten Prozesse sowie ein Anforderungsprofil, das sich direkt für Demo-Skripte und Anbieter-Vergleiche nutzen lässt.
Kurz gesagt: Der Blick geht weg von „Welche Lösung kann am meisten?“ – hin zu „Welche Lösung bringt an den wichtigsten Stellen wirklich Entlastung?“.
Auch wir bei TOPIX erleben mit Kunden regelmäßig: Ein Projekt wird deutlich besser, wenn vor der Auswahl Klarheit über Mehrwert, Prioritäten und Anforderungen entsteht. Deshalb empfehlen wir Interessenten in einigen Fällen ganz bewusst, vor der eigentlichen Anbietersuche eine neutrale Analyse wie mit softwertraum durchzuführen.
Für Unternehmen bedeutet das einen strukturierten, unabhängigen Blick von außen – ohne Anbieter-Druck, aber mit klarer Richtung. Und für uns als Hersteller bedeutet es: Wir können viel gezielter zeigen, wie Entlastung im Alltag erreicht wird, weil wir die Prioritäten und Prozessfälle des Unternehmens wirklich verstehen.
Unser oberstes Ziel sind langfristig zufriedene Kunden. Deshalb gilt ganz klar: TOPIX „um jeden Preis“ zu verkaufen, wenn es keinen Sinn ergibt oder keinen spürbaren Mehrwert bringt, ist nicht unser Anspruch. Lieber schaffen wir zuerst Klarheit – und entscheiden dann gemeinsam, ob TOPIX fachlich und wirtschaftlich passt.
Gute Softwareentscheidungen beginnen bei den eigenen Abläufen. Wenn klar ist, wo Zeit verloren geht, welche Engpässe Priorität haben und wie Entlastung konkret aussehen soll, wird der nächste Schritt deutlich einfacher: Gespräche werden fokussierter, Erwartungen realistischer und die spätere Einführung planbarer. Eine vorhergehende Prozessanalyse liefert dafür eine faktenbasierte Grundlage. Gerne beantworten wir Fragen zur Softwert-Analyse und zeigen, wie der Workshop abläuft – unverbindlich und passend zu Ihrer Ausgangssituation.