Neues ERP Teil 3: Tipps für Entscheidung & Implementierung

Abschließen möchten wir unsere dreiteilige Blog-Serie zu dem Themenkomplex wann Sie den Wechsel zu einem neuen ERP-System vollziehen sollten, mit der Frage nach dem „Wie?“. Herauszufinden, wann und aus welchen Gründen eine Neuaufstellung nötig und sinnvoll erscheint, ist nämlich meist einfacher als den tatsächlichen Schritt zu gehen. Gerne wollen wir Ihnen dabei behilflich sein.

Schritt für Schritt

Je größer eine Firma, je mehr Abteilungen und Aufgabengebiete es gibt, desto umfangreicher sind logischerweise die Anforderungen an ein neues ERP-System. Doch wie sagte schon Mark Twain: „Das Geheimnis des Vorankommens ist das Anfangen.“ Wie bei jedem Unterfangen, das gelingen soll, müssen Sie nicht nur einen detaillierten Plan entwerfen, es gehört leider einiges mehr dazu. Doch genauso wenig müssen Sie an der Aufgabe verzweifeln. Schließlich soll das Ergebnis Ihre Firma zukunftssicher machen und so lange halten, dass Sie den Aufwand im besten Fall kein zweites Mal auf sich nehmen müssen. Im Folgenden wollen wir die wichtigsten Punkte durchgehen, die Sie im Blick haben sollten.

Wer?

Bevor Sie sich der Aufgabe widmen, was Sie und Ihre führenden Mitarbeiter vor einem ERP-System-Wechsel alles erledigen, worum Sie sich kümmern müssen, wollen wir zunächst festhalten, wer überhaupt an dem gesamten Prozess beteiligt ist. Vor dem „Wie“ kommt also das „Wer“! Neben Ihnen als Führungsperson sollten drei elementare Gruppen in den Wechsel eingebunden sein:

• Mitarbeiter: Eine Selbstverständlichkeit, möchte man meinen, doch eine, die in aller Konsequenz ausformuliert sein sollte. Nicht nur Personen, wie Abteilungsleiter oder führende Manager, sollten den ERP-Wechsel begleiten, sondern auch Mitarbeiter in weniger verantwortlicher Position. Denn eines dürfen Sie nie vergessen: Das Gelingen der gesamten Umstellung hängt an denen, die damit leben und arbeiten müssen. Befürworten diese Personen – zumindest in der ganz überwiegenden Mehrheit – eine Erneuerung, und werden alle Kräfte aus den verschiedenen Bereichen vor, während und nach der Implementierung gehört, steigen die Chancen auf einen Erfolg des gesamten Unterfangens drastisch. Im Umkehrschluss bedeutet das natürlich auch, dass die Mitarbeiter unzufrieden sein werden, wenn sie nicht gehört werden und so vermutlich schlechter und weniger effizient ihrer Arbeit nachgehen werden. Ergo: Berücksichtigen Sie unbedingt die Meinung so vieler Mitarbeiter wie möglich, veranstalten Sie Workshops, sammeln Sie Ideen und Vorschläge, holen Sie Meinungen ein.
• Projektleiter und ggf. externe Berater: Zumeist ist es sinnvoll, für den gesamten Umstellungsprozess intern Kräfte zu bestimmen, die sich der Sache annehmen und als Ansprechpartner fungieren und sich federführend um alles kümmern – auch wenn dies bedeutet, dass sie für eine Zeit ihre eigentlichen Aufgaben etwas vernachlässigen müssen. Schließlich geht es um das Herz der Firma.  Externe Profis können hier durchaus mit Know-how, Erfahrung und Kapazität unterstützen.
• ERP-Anbieter: Dem Hersteller eines ERP-Systems fällt logischerweise eine sehr entscheidende Rolle zu. Seine Fähigkeiten sollten weit über das eigentliche Produkt hinausgehen, denn ein One-size-fits-all gibt es bei dem Thema ERP nicht. Entsprechend sollte der Anbieter nicht nur ein offenes Ohr für die Wünsche des Kunden haben, sondern diesem auch ehrlich sagen, was in welchem Maße möglich ist. Er muss sich in Ihre Prozesse eindenken können und kreativ genug sein, um schwierige Konstellationen zu meistern und Lösungen für Adaptionen parat zu haben. Wie bereits erwähnt, sollte der Anbieter möglichst weitreichende Erfahrungen besitzen, um auf Best Practices verweisen zu können.

Wie?

Ähnlich präzise wie bei der Auswahl der richtigen Mannschaft für den Wechsel und der richtigen Kommunikation sollten Sie bei der schrittweisen Umsetzung vorgehen. Das bedeutet zunächst, dass Sie genau wissen sollten, welche Schritte notwendig sind, so dass diese dann behutsam, aber entschlossen gegangen werden können.

Folgende Reihenfolge an Maßnahmen und Aktionen hat sich bei vielen bereits vollzogenen ERP-Systemwechseln bewährt:

• Das Ziel definieren: Vor allem anderen sollten Sie wissen, wo Sie hinwollen, was das künftige System also zu leisten im Stande sein sollte. Ebenso müssen Sie eine Bestandsaufnahme durchführen, bei der Sie so viele Meinungen und Analysen Ihrer Mitarbeiter wie möglich miteinbeziehen und diese am Ende mit Ihrer geschäftlichen Strategie kombinieren. Halten Sie schriftlich und strukturiert fest, was am Status Quo gut ist, was verbessert und was überhaupt zum ersten Mal Bestandteil sein muss. Hieraus sollte dann ein erstes Projekthandbuch entstehen, das später mit dem Anbieter und gegebenenfalls externen Beratern angeglichen beziehungsweise in Meilensteinen aufgeteilt wird. Über allen kleinteiligen Zielen steht natürlich die Zukunfts- und Investitionssicherheit Ihres Unternehmens. Das heißt, Sie müssen eine Balance definieren, was eine Verbesserung bringen wird und wie viel Sie sich erlauben können, dafür auszugeben.
• Das Team definieren: Noch bevor der Anbieter ausgewählt wird, ist es klug, intern zu bestimmen, wer die Projektorganisation innehat, wer dem Projektteam angehört und wann welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen sollten. Hierzu gehört auch, einen für Ihr Geschäft günstigen Zeitpunkt auszuwählen. Wir wissen, es gibt den richtigen Zeitpunkt nie, aber Nuancen entscheiden: Zu welcher Zeit im Jahr sind die Mitarbeiter am wenigsten beansprucht? Nicht minder entscheidend: Es sollten alle Unternehmensebenen vertreten sein!
• Anbieter wählen: Nach einer ausgiebigen Recherche und einigen Gesprächen, wählen Sie den richtigen Hersteller. Dieser sollte über Erfahrung verfügen und bereits möglichst zahlreiche Projekte ähnlicher Art und Größe durchgeführt haben. Natürlich spielt auch der persönliche Draht und am Ende ein Stück weit das Bauchgefühl sowie der Preis eine Rolle. Doch Vorsicht! Verzichten Sie nicht auf Essenzielles, nur weil Sie kurzfristig ein paar Euro sparen können. Mit dem Anbieter können Sie beraten, ob externe Kräfte sinnvoll sind und wer dies für Ihren ERP-Wechsel sein könnte. Zu diesem Zeitpunkt müssen auch alle Beteiligten über Besonderheiten im bestehenden System unterrichtet werden. Gibt es außergewöhnliche eigenprogrammierte Systeme? Gibt es auf den ersten Blick merkwürdig anmutende Strukturen, die aber wichtig sind und künftig berücksichtigt werden müssen?
• Ausgestaltung der Struktur: Dieser Schritt kann als eine Art Lektorat des Fahrplans, also Ihres Projekthandbuchs angesehen werden. Zusammen mit dem Projektteam, dem Anbieter und ggf. den Beratern wird genauestens definiert, wie die Prozesse künftig laufen sollen und wie dies im System abgebildet wird. Hier wird es sicherlich kleine und größere Änderungen zum ursprünglichen Plan geben, darauf sollten Sie vorbereitet sein. Zum Team sollte übrigens auch jemand gehören, der alle Schritte und auch alle Entscheidungen festhält, so dass für alle Seiten alles transparent dokumentiert ist. Am Ende dieses Schrittes steht ein feingliedriges Konzept zur Datenmigration und zur Umsetzung aller Neuerungen. Spätestens jetzt ist es klug, auch erste Workshops für Ihre Mitarbeiter zu organisieren, um alle gründlich und frühzeitig auf die anstehenden Veränderungen vorzubereiten. Es sollte eigentlich nicht eigens erwähnt werden müssen, aber es ist enorm wichtig, dass der Ablöseprozess vom Altsystem so präzise wie möglich geplant wird, damit etwaige Überraschungen und Probleme möglichst ausbleiben.
• Umsetzung: Der Anbieter konfiguriert das gewünschte System, realisiert die festgehaltenen Schnittstellen und passt alle Einzelheiten an. Erste Testmigrationen erfolgen, die iterative Verfeinerung der Datenübernahme sowie eine ebenso sich wiederholende Überprüfung, bis alle Beteiligten zufrieden sind. Dies ist jedoch noch nicht mit einem in Betrieb genommenen System gleichzusetzen! Die wirkliche Inbetriebnahme kommt erst im Anschluss. Zur Umsetzung gehören zu diesem Zeitpunkt auch weitere Workshops, damit am Ende dieser Phase auf allen Ebenen alle bereit sind für den tatsächlichen Start.
• Start des Echtbetriebs: Irgendwann muss auch das bestgeprüfte System mal an den Start. Dieser sollte jedoch weiterhin von Schulungen der Anwender begleitet werden. Und auch in der letzten Phase des ERP-Wechsels werden die Projektleiter, die Teams, der Anbieter, die Berater und die Geschäftsführung in verschiedenen Zusammensetzungen zusammenkommen, um alles zu prüfen, mit dem Handbuch und entsprechend allen Wünschen und Anforderungen zu vergleichen und gegebenenfalls einen Epilog-Fahrplan zu erstellen, der Fehler ausmerzt oder notwendig gewordene zusätzliche Schritte definiert. Gerade in der ersten Zeit nach einem vollzogenen Wechsel kann es sinnvoll sein, in den verschiedenen Abteilungen (ggf. stichprobenartig) die Mitarbeiter nach ihrer Zufriedenheit und den Erfahrungen mit dem neuen System zu befragen oder gezielte Fragebögen ausfüllen zu lassen. Je genauer Sie bei jedem Schritt vorgehen, je mehr Raum Sie wichtigen Stufen geben, desto schneller sollte alles am Ende reibungslos funktionieren.

Abschließend sei noch erwähnt, dass die Umstellung auf ein neues System kein Einhundertmeterlauf ist, sondern eher ein Halbmarathon. Zur Belohnung für einen gelungenen Wechsel kommen Sie dafür aufs Siegertreppchen, anstatt immer wieder dieselben Runden zu drehen oder ganz aufgeben zu müssen. Ganz abgesehen davon, haben Sie nach einer intensiven Vorbereitung und einem erfolgreichen Lauf einen Vorsprung vor den anderen Teams.