Die Einführung einer Business Software – seien es einzelne Module oder der Wechsel auf ein ganz neues System – birgt viele Stolperfallen. Daher möchten wir Ihnen heute zeigen, wie Sie sich vermeidbare Fehler ersparen, damit Ihre neue Software nicht zum Alptraum wird.
Die Liste der typischen Fehler beginnt mit dem korrekten Lastenheft und Projektbriefing. Je exakter Sie Ihre Wünsche und Anforderungen in einem Lastenheft formulieren, desto einfacher und produktiver fällt das anschließende Projektbriefing des Systemintegrators beziehungsweise Softwareherstellers aus. Haben Sie nicht die Erfahrung oder Ressourcen, um ein Lastenheft zu erstellen, sollte Ihr Partner die Anforderungen ausführlich mit Ihnen besprechen.
Die Auswahl des richtigen Projektteams ist nicht nur auf Seiten des Lieferanten, sondern auch auf Kundenseite entscheidend. Greift Ihre Software beispielsweise in die Bereiche Vertrieb oder Finanzbuchhaltung ein, so sollten auch die entsprechenden Mitarbeiter, Team- oder Abteilungsleiter, in diesem Fall beispielsweise Vertriebsleiter, Buchhalter und/oder Controller, in das Projekt eingebunden werden. Nicht zu vergessen ist auch die Einbindung der hauseigenen IT-Abteilung, die im Anschluss an die Einführung den stabilen Betrieb des Systems gewährleisten muss. Auf Wunsch unterstützen wir Sie hier mit einem unserer Technikmitarbeiter – auch vor Ort. Idealerweise bleibt ein kundenseitiges Mitglied des Projektteams auch nach der Einführungsphase Hauptansprechpartner und Koordinator zu allen Themen rund um die TOPIX-Software.
Stecken Sie sich realistische Zeiten und Ziele. Die Einführung einer neuen Software kann mitunter sehr komplex werden. Planen Sie daher lieber mehr als zu wenig Zeit ein. Beachten Sie Ferienzeiten oder saisonale Schwankungen. Haben Sie das typische Sommerloch? Vielleicht wäre hier ein guter Zeitpunkt für die Einführung einer neuen Software.
Natürlich nimmt die Qualität der begleitenden Beratung einen entscheidenden Einfluss auf den Verlauf des Projektes. Uns, der TOPIX Business Software AG, ist wichtig, dass wir mit Ihnen zusammen das optimale Ergebnis erzielen. Daher begleiten wir Sie von Anfang an und lassen Sie auch im laufenden Betrieb nicht alleine. Unsere Consultants verfügen alle über eine langjährige Berufserfahrung und sind unschlagbar, wenn es um die Analyse Ihrer bestehenden Ablaufstruktur, der Suche nach Verbesserungspotenzial, den Aufbau von Stammdaten in TOPIX oder auch die Datenübernahme aus Ihrem Altsystem geht. Kleinere individuelle Anpassungen erledigen sie meist direkt – ohne aufwändige Anpassungsprogrammierung.
Wie bei einem neuen Werkzeug, muss auch der Umgang mit einer neuen Software zuerst erlernt werden. Mit unserem breiten Trainings-Angebot unterstützen wir Sie gerne. Der Umfang bleibt dabei Ihnen überlassen. Gerne führen wir das Training mit allen Ihren Mitarbeitern durch oder bilden sogenannte Key-User aus, die dann ihrerseits die restlichen Kollegen schulen. Mit beiden Varianten haben wir in der Vergangenheit gute Erfahrungen gemacht.
Ein letzter, aber nicht minder wichtiger Punkt, ist die korrekte Dokumentation. Wir empfehlen hierzu die Erstellung eines Prozesshandbuches, da dies für den Projektleiter Übersicht, für den Projektcontroller Sicherheit und für den Auftraggeber Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Wir hoffen, Ihnen hiermit eine kleine Hilfestellung an die Hand geben zu können. In jedem Fall lassen wir Sie mit Ihrer Software nicht alleine und kümmern uns um Ihre Anforderungen. Bei Fragen, erreichen Sie die TOPIX Business Software AG unter +49 89 608757-300 oder Sie nutzen die Kontaktmöglichkeiten im Footer unserer Website.
