Vor- und Nachteile von Cloud-ERP-Lösungen

Im ersten Teil unserer Blog-Serie zum Thema Cloud-ERP-Lösungen haben wir berichtet, wie viele Firmen auf On-Premises-, Cloud- und Hybrid-Lösungen setzen, wie die bisherige Resonanz auf ein System in der Wolke ausfällt, und wir haben die wichtigsten Begriffe erläutert. Doch nun Butter bei die Fische! Jetzt gehen wir ins Detail. In diesem Beitrag wenden wir uns den Vor- und Nachteilen der Cloud zu, bevor wir im nächsten Teil die On-Premises-Lösung der selben Prüfung unterziehen.

Vorteile einer Cloud-ERP-Lösung

Zugriff von überall

Vor allem bedeutet ein Cloud-ERP-System, dass Sie alle Daten und alle damit einhergehenden Prozesse immer und überall verfügbar haben. Der entscheidende Faktor ist dabei das Adverb überall. Sie und Ihre Kollegen greifen an allen Orten auf das firmeneigene ERP-System zu, an denen sie auch Zugang zum Internet haben, was heutzutage nahezu flächendeckend der Fall ist.
Das bedeutet gleichzeitig: Neuheiten erreichen alle Kollegen zur selben Zeit und sofort. Es gibt weniger Missverständnisse, mehr Zusammenarbeit, schnellere, besser aufeinander abgestimmte Ergebnisse und somit einen Workflow-Vorteil. Jeder bekommt in Echtzeit mit, was passiert. Außendienstmitarbeiter können also alle Aufgaben so erledigen, als säßen sie am selben Tisch wie die Inhouse-Kollegen. Gleichzeitig sind Sie unabhängig von lokalen Gesetzgebungen, Personalstandorten oder Sprache, nichts geht mehr auf Zwischenwegen verloren, nichts wird verfälscht oder fällt Erinnerungslücken zum Opfer. Auch bei Arbeitsübergaben oder krankheitsbedingtem Ausfall, ist jeder Kollege der einspringt, sofort informiert.

Der Vorteil, auf die Daten von unterwegs, von jedem Gerät aus, zugreifen zu können, ist zudem gerade (aber nicht nur) in Pandemie-Zeiten und bei einem erhöhten Home-Office-Anteil nicht zu unterschätzen! Vorbei sind die Zeiten der Papiernotizen: Selbst vor Ort beim Kunden können all Ihre Mitarbeiter sofort alles in das System eintragen, Aufträge kommen prompt an die richtige Stelle oder können gleich verändert werden; es sind keinerlei Zwischenschritte mehr nötig.
Insgesamt, so lautet in den letzten Monaten und Jahren stets die Zusammenfassung von Firmen mit Erfahrung in Sachen cloudbasierte ERP-Systeme, wurde in den damit ausgestatteten Unternehmen eine dadurch erhöhte Agilität festgestellt.

Alles ausgelagert

Die Cloud deutet bereits in ihrem Namen an, was sich in der Realität spiegelt: Die Instandhaltung der IT-Infrastruktur findet an anderen Orten und durch andere Personen statt. Das heißt Sie müssen sich um nichts kümmern, damit alles läuft. Und wichtiger noch: Sie müssen keine Hardware hinzukaufen und kein Personal für die Wartung zur Verfügung stellen. Gerade für KMUs, in denen die Personal- und gegebenenfalls auch die räumliche Situation angespannt ist, kann dies ein wichtiger Faktor sein.

Da es sich bei einem Cloud-ERP um einen Abo-Service handelt (Software as a Service), bleiben für Sie die Kosten entsprechend immer nachvollziehbar und – wichtiger noch – kalkulierbar. Wir fassen zusammen: Pflege, Betrieb und Support des Systems übernimmt bei einer Cloud-Lösung der Anbieter.

Mehr oder weniger

Ein Aspekt, der gerade für schnell wachsende Unternehmen von Bedeutung ist, dürfte das Hinzubuchen weiterer Leistungen und Softwarebereiche sein. Dies ist bei einer On-Premises-Version ebenso mühelos möglich wie bei dem Cloud-Modell. Bei Letzterem können Neuerungen jedoch schneller verfügbar gemacht und implementiert werden. Sie müssen dafür keinen Techniker abstellen, der eine neue Version installiert und überprüft. Die Aktualisierung übernimmt der Anbieter im Hintergrund.

Auch das Abbestellen von Bereichen und Services, also ein Downgrading, ist bei beiden ERP-Systemen möglich, wenngleich Sie mit der Cloud etwas flexibler sind und im Zweifelsfall mehr Geld sparen können. Benötigen Sie einen bestimmten Teil der Anwendungen nicht mehr, kann diese extrahiert werden und taucht entsprechend bei der nächsten Abrechnung nicht mehr auf. Schnell, einfach, sinnvoll.

Haben Sie ein On-Premises-Modell, also die Software gekauft, würden Sie in einem solchen Fall Ihre Lizenz downgraden. Auch das spart Ihnen Bares. Allerdings eher langfristig durch den Software-Pflegevertrag, der sich am Lizenzvolumen bemisst.

Und dann dürfen wir an dieser Stelle ein wenig Eigenwerbung betreiben, denn die Cloud-Lösung von TOPIX können Sie individuell konfigurieren. Dies schreiben wir uns, wenn nicht als Alleinstellungsmerkmal, so doch als wichtigen Pluspunkt auf die Fahne. Denn diese Möglichkeit erhalten Sie nicht bei allen Anbietern von Cloud-Systemen. Sie taucht entsprechend weiter unten auch bei Pro und bei Contra auf.

Updates & Sicherheit

Der Begriff „Service“ aus dem Kürzel „SaaS“ kann beim Thema Updates entscheidend wichtig werden. Die Welt dreht sich schnell und eine Anpassung an globale Trends und Gegebenheiten ist vor allem bei der Digitalisierung und einer Automatisierung der Prozesse eminent. Entscheiden Sie sich für die Cloud, sind Updates in Ihren monatlichen Zahlungen inbegriffen. Und somit ein Thema weniger, über das Sie nachdenken müssen.

Erklärt man, dass sämtliche Daten auf einem externen Server liegen und von dort abgerufen werden, gefriert womöglich so manch einem das Blut in den Adern. Doch genau aus diesem Grund müssen die Cloud-Anbieter doppelte und dreifache Böden in ihre Systeme einziehen. Strenge Datensicherheitszertifizierungen, die Einhaltung von Standards wie PCI DSS oder SAS 70, sowie strenge Sicherheitsverfahren und Disaster Recovery sind die Folge, die für einzelne Firmen zumeist viel zu kostspielig sind. Die Sicherheit einer Cloud darf also als gegeben und außerordentlich vorausgesetzt werden.

Dazu gehört auch, dass es hochwertige Backup-Lösungen gibt, also keinerlei Informationen verloren gehen. Große Unternehmen, die das Ziel von Hackerangriffen werden könnten, sollten das Thema dennoch bei dem Anbieter ansprechen, um die für sie bestmögliche Absicherung zu erhalten.

Bei TOPIX greifen diverse Sicherheitssysteme und -faktoren, wie zum Beispiel die Auswahl von verschiedenen Server-Standorten oder eine Standortreplikation. Derartige Vorkehrungen werden Sie auch bei anderen Anbietern vorfinden, da das Thema logischerweise Top-Priorität genießt. In unserem Service ist beispielsweise auch eine Firewall integriert, die regelmäßig aktualisiert wird. Diese Art der Absicherung und Aktualisierung sollte bei Cloud-Systemen übrigens in allen Bereichen greifen, was bedeutet, dass Sie sich stets auf zeitgemäße IT-Technologien verlassen können und schon wieder ein Thema gedanklich ad acta legen können.

Glücklich sein (und Geld sparen)

Ganz nebenbei bemerkt, macht es sogar Spaß, mit den von TOPIX angebotenen Smartphone-Apps für iOS und Android von unterwegs in das firmeneigene System zu gehen und Daten abzurufen, wie es der moderne, arbeitende Mensch heute von vielen anderen Bereichen kennt. Wir hören jedoch, dass auch Kunden immer wieder beeindruckt sind von der zeitgemäßen Handhabung und der Funktionalität eines Cloud-Systems. Ein funktionierendes solches drückt im Übrigen auch aus: Wir sind auf Ballhöhe und laufen der Herde nicht hinterher. Die Mitarbeiter sind damit ebenso glücklich wie die (vorhandenen und potenziellen) Kunden. Was am Ende wiederum mehr Effizienz und mehr Umsatz bedeutet.

Und wo wir schon beim Thema Geld sind: Auch wenn ein ERP-System essenziell ist und über Wohl und Wehe eines Betriebes entscheidet, achtet natürlich die Geschäftsführung bei allen noch so wichtigen Anschaffungen auch auf den Preis. Pauschal lässt sich seriös keine Summe nennen, die Sie bei der Nutzung eines Cloud-ERP einsparen, unseren Erfahrungen nach bewegt sich das Einsparpotential jedoch bei beeindruckenden 35 bis 50 Prozent, je nach Szenario. Anschaffung und laufender Betrieb verschlingen in jedem Fall bei der On-Premises-Lösung mehr Geld.

Moderne Technik

Ein Cloud-ERP-System ist darauf ausgelegt, immer die maximale Netzwerkleistung zu bieten. Das heißt, kommt es zu einer steigenden Nachfrage, passt es sich automatisch an und stellt dynamisch weitere Ressourcen bereit, um alle Aufgaben zu bewältigen. In der Regel verpflichten sich Cloud-Anbieter, eine Verfügbarkeit von über 99 Prozent zu garantieren. Mit diesem Wert können lokale IT-Abteilungen zumeist nicht mithalten.

Übrigens spielt auch der Faktor Zeit eine gewichtige Rolle: Bereits bei der Implementierung sparen Sie viel wertvolle Zeit, da weder Hardware angeschafft noch installiert werden muss. Auch werden bei Updates oder Anpassungen weniger Abläufe unterbrochen, das Geschäft weitestgehend nicht von technischen Adaptionen gestört. Vergleicht man die Implementierungs- und Einführungszeit beider Modelle, kommt man bei einer Cloud-Lösung schnell zu einer Zeitersparnis von drei bis sechs Monaten.

Und auch beim Personal können Sie sich bei seriösen Anbietern sicher sein, dass stets IT-Profis am Werk sind, die den neuesten Stand der Technik im Blick haben und kennen. Auch hängt das technische Verständnis nicht an ein oder zwei Personen, sondern verteilt sich in der Regel auf viele Köpfe.

Für die Implementierung gilt: auch wenn sie nur einmal vollzogen wird, ist sie ein weiterer wichtiger Faktor. Denn vor ihr haben nicht nur Geschäftsführung, sondern auch Mitarbeiter einen gewissen Respekt. Die Arbeit wird durcheinandergebracht, muss gegebenenfalls sogar für ungewisse Zeit ausgesetzt werden. Eine schnelle Implementierung eines neuen Systems ist daher ein wichtiges Argument, und ein Cloud-ERP-System erfüllt das Kriterium.

Zusätzlich…

Nicht zuletzt wegen der Erfüllung sowohl gesetzlicher als auch interner Regularien steht eine Cloud-Lösung bei vielen Entscheidern hoch im Kurs. Oft verschlingen diese Anforderungen Zeit, Geld und Nerven. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, sich darum zu kümmern, was am Ende in Form eines oder mehrerer Mitarbeiter geschieht, die Geld und Ressourcen binden. Ein automatisiertes Verfahren erscheint da um Einiges attraktiver.

Ein Argument für größere Firmen ist sicher auch die bei Cloud-Systemen einfache Anbindung von Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder auch Start-Ups.

Nachteile einer Cloud-Lösung

Signal-Suche

Auch wenn dies mit jedem vergehenden Tag redundanter wird, gibt es einen potenziellen Schwachpunkt der Cloud (der bei näherer Betrachtung glücklicherweise relativ lapidar ist): Sind beispielsweise Ihre Vertriebler vornehmlich in ländlichen, entlegenen Regionen oder sogar auf dem Meer unterwegs, kann die Verfügbarkeit des Internet natürlich schon mal eingeschränkt sein und somit auch der Zugriff auf das ERP-System. Bedenkt man jedoch, dass weltweit am Ausbau der Netze gearbeitet wird und Sie mit jeder Verbesserung eine zukunftsfähigere Arbeitsstruktur erhalten, relativiert sich dieser Punkt.

Ab ins Ungewisse?

Nicht wirklich ein Nachteil, aber interessant ist die Tatsache, dass noch immer gut ein Drittel der Wechselwilligen ein paar Vorbehalte gegen ein Cloud-ERP-System hat. Dies liegt wohl zum einen daran, dass immer wieder von Hacker-Angriffen zu hören ist, wir aber ganz generell auch noch eher am Anfang einer digitalen Revolution stehen, deren Vorzüge und Chancen zwar offensichtlich, aber für manche scheinbar immer noch etwas grobkörnig sind. Gefahren und Risiken werden also unterschiedlich wahrgenommen. Dies muss vor einer Implementierung bedacht und in der Firma vorbereitet werden.

Sehr interessant in diesem Zusammenhang: Selbst ein Viertel der Unternehmer gibt an, ein Gefühl des „ausgeliefert-seins“ als Hemmschuh zu empfinden. Fehlende Eigenkontrolle und eine Abhängigkeit vom Anbieter sind ähnliche Faktoren, die ein Zögern derzeit noch auslösen.

Auch die Furcht vor mangelndem Support wird als ein Argument gegen eine Cloud-Lösung angeführt, obgleich dieser Punkt mit dem Anbieter schnell geklärt werden kann. Ähnlich viel Überzeugungsarbeit muss man als Anbieter leisten, wenn das Zutrauen eines Unternehmers in das eigene Personal fehlt, beziehungsweise Letzteres schlicht Angst vor neuer Technologie hat. All diesen eher „gefühlten“ Argumenten kann man nur mit soliden positiven Beispielen und Kundenzufriedenheit begegnen.

Die richtige Konfiguration

Bei einer ERP-Lösung kann es – je nach Anbieter – vorkommen, dass man als Kunde einen gewissen Standard hinnehmen muss, der im Detail nicht flexibel genug ist. Sie sollten also in jedem Fall auf den möglichen Konfigurationsgrad achten, damit Ihre ganz individuellen Wünsche berücksichtigt werden können. Wir müssen vermutlich nicht eigens erwähnen, dass jede Installation von TOPIX – egal ob Cloud oder On-Premises – vollständig individualisiert und auf Ihr Unternehmen hin angepasst werden kann.

Zusammenfassung Pro Cloud:

• Zugriff dank browserbasierter Daten von überall
• Zukunftsfähige Arbeitsstruktur bzw. Schaffung des Arbeitsplatzes der Zukunft
• Inklusive CRM für eine moderne und effiziente Kundenverwaltung und -pflege
• Instandhaltung des Systems erfolgt durch den Anbieter
• Die Instandhaltung erfolgt zudem außerhalb der Firma
• Kosten bleiben transparent und kalkulierbar
• Sie sparen bares Geld, das Sie ansonsten für Hardware und Personal ausgeben müssten
• Erweiterungen, aber auch ein Downgrading sind buchbar und Letzteres spart Geld
• Kontrolle aller Vorgänge in Echtzeit
• Bei TOPIX individuell konfigurierbar
• Oftmals höhere Kompatibilität durch Schnittstellen mit anderen Anwendungen
• Unabhängigkeit von innerbetrieblichem Betriebssystem und Computermodellen
• Updates sind im Service inbegriffen
• Trotz Auslagerung: sichere Systeme in modernen Rechenzentren
• Eine Beratung von Spezialisten gehört bei TOPIX zum Angebot dazu
• Zusätzliche Sicherheit durch Benutzerrichtlinien wie Multi-Faktor-Authentifizierung
• TOPIX prüft alle Daten regelmäßig auf Konsistenz
• Schnellere Prozesse und optimales Management führen zu höherer Produktivität
• Rasche Verfügbarkeit von Erweiterungen und Neuerungen
• Die Cloud-Lösung ist (zumindest bei TOPIX) zwischen 35% und 50% günstiger
• Die technische Verfügbarkeit ist extrem hoch
• Die Bandbreite kann für saisonale Spitzenzeiten kurzfristig hochgefahren werden
• Sie können auf viel Profi-IT-Personal vertrauen
• Mit einem Cloud-System sind Sie strukturell für die Zukunft gewappnet

Zusammenfassung Contra Cloud:

• Unter Umständen schwieriger Zugang in ländlichen oder entlegenen Gebieten
• Nicht bei jedem Anbieter individuell konfigurierbar
• Firmenintern muss ein Wechsel zur Cloud womöglich speziell vorbereitet werden

Fazit

Man muss kein Genie sein, um zu erkennen, dass die Vorteile eines modernen ERP-Systems in der Cloud die Nachteile deutlich überwiegen. Und dass die Nachteile nahezu komplett eliminiert werden können, wenn man es richtig angeht. Spannend wird es daher im nächsten Beitrag, in dem wir die gleiche Untersuchung für On-Premises-Systeme durchführen.