Was sind PIM-Systeme und wer profitiert davon?

Viele Unternehmen verwalten Ihre Produktstammdaten zentral mit einem ERP-System. Manchmal kommt zusätzlich auch ein sogenanntes PIM-System zum Einsatz. Doch was sind Produktinformationsmanagement-Systeme und welchen konkreten Mehrwert bieten sie? In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was ist ein PIM-System?
• Welche Vorteile bietet eine solche Software-Lösung?
• Wie wird PIM in die Systemlandschaft integriert?
• Für welche Unternehmen eignet sich ein PIM?

Alle Informationen an zentraler Stelle

Mit einem Product Information Management (PIM)-System lassen sich große Mengen komplexer Produktinformationen verarbeiten und effizient in verschiedene Vermarktungskanäle veröffentlichen. Produktinformationen können z. B. Merkmale, beschreibende Marketingtexte, SEO-Texte, Bilder, Videos oder jegliche andere Assets sein, die notwendig sind, um ein Produkt umfassend zu beschreiben bzw. für Marketing und Vertrieb verwertbar zu machen.

Darüber hinaus können die Produktdaten in einem PIM angereichert, übersetzt und für die Ausgabe in verschiedene Kanäle, wie z. B. digitalen Plattformen wie Webseite und Webshop, Marktkanäle wie Amazon oder eBay, aber auch für Kataloge und Datenblätter, strukturiert werden.

Dabei stellt das PIM-System eine zentrale Datenquelle für alle Produktinformationen dar, die sogenannte "Single Source of Truth". So können alle Abteilungen in einem Unternehmen zu jeder Zeit auf einen stets konsistenten, aktuellen, vollständigen und qualitativ hochwertigen Datenbestand zugreifen.

Effizienz und Rationalisierung von Arbeitsabläufen

Durch den Einsatz eines PIM-Systems werden Produktinformationen über alle Abteilungen im Unternehmen hinweg verfügbar gemacht und lassen sich auch in heterogenen IT-Infrastrukturen zentral abbilden und steuern. Auf diese Weise können Fehlerquellen durch die mehrmalige Eingabe identischer Daten in verschiedene Systeme komplett eliminiert werden. Unsicherheiten, welche Daten nun aktuell sind oder nicht, können aufgelöst werden. Durch die Optimierung von internen Abläufen und Prozessen, sowie den Einsatz von Workflows kann mit der Einführung eines PIMs auch schlechter Datenqualität der Kampf angesagt werden.

Ein PIM kann zudem zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden: Eine strukturierte Datenhaltung an einem zentralen Ort versetzt Hersteller oder Händler in die Lage, Produkte schneller in ihre Marketingkanäle zu veröffentlichen. Die Beschleunigung des "time-to-market" und die hohe Datenqualität sind insbesondere für Unternehmen, die auch im E-Commerce tätig sind, ein wichtiger Erfolgsfaktor. Korrekte und vollständige Informationen über ein Produkt können die Kaufentscheidung positiv beeinflussen und die Wahrscheinlichkeit späterer Reklamationen auf ein Minimum reduzieren.

Zentrale Datenbank für Produktdaten

Ein PIM fungiert als Datendrehscheibe und ist stets in die Systemlandschaft eines Unternehmens integriert. Es ist zwischen den Systemen für die Produktstammdaten (ERP, PLM, Lieferantendaten usw.) einerseits und den externen Vermarktungskanälen (Website, Webshop, CMS, Kataloge, Datenblätter usw.) andererseits platziert. Eine große Stärke von PIM-Systemen ist die Fähigkeit, sich mit anderen Systemen auszutauschen. Deshalb haben sie häufig eine offene API – eine Programmierschnittstelle – die es ermöglicht, Daten zwischen den Systemen zu teilen. Dabei liegt die Hoheit der Daten meistens beim ERP-System. Nach festen Regeln und über definierte Schnittstellen fließen die Produktstammdaten in das PIM und werden dort weiter verarbeitet. Über flexible Ausleitungsmöglichkeiten durch Schnittstellen und Datenexporte können sie dann automatisch in die unterschiedlichen Kanäle für Marketing und Vertrieb übergeben werden.

Bildquelle: abc cross media GmbH

Wachstum und Geschwindigkeit

Unternehmen, die eine Wachstumsstrategie verfolgen, müssen ihr Marketing auf neue Märkte und Aktivitäten ausweiten. Das birgt häufig jede Menge Herausforderungen. Wenn sich ein Hersteller oder Händler dazu entscheidet, in den E-Commerce-Bereich zu expandieren oder sogar eine Multichannel-Strategie zu verfolgen, wird das Marketing schlagartig komplexer und erfordert zudem deutlich mehr Geschwindigkeit. Auch die Expansion in weitere Länder und die dadurch entstehende Erweiterung von Sprachversionen schafft eine neue Dimension und damit Komplexität.

Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/infografik/642/top-10-online-shops-in-deutschland-nach-umsatz/)

In beiden Fällen ist ein PIM-System nahezu unentbehrlich. Es ermöglicht einen schnellen Import und Verarbeitung von Lieferantendaten, schafft übersichtliche Abläufe für Übersetzungen und vereinfacht die Aktualisierung und Veröffentlichung von Daten. Auf diese Weise können die Produkte auf mehreren Märkten und in mehreren Sprachen fast wie auf Knopfdruck ausgespielt werden.

Zu beachten ist jedoch, dass nicht jedes Unternehmen per se ein PIM-System benötigt. Als Faustregel gilt: Je größer die Produktvielfalt, desto eher lohnt sich die Investition in eine entsprechende Software. Dabei ist in erster Linie nicht die Firmengröße entscheidend. Vielmehr empfiehlt sich ein PIM-System dann, wenn das Produktsortiment über viele verschiedene Vertriebskanäle verkauft oder an internationalen Märkten angeboten wird. Auch Unternehmen, die über sehr komplexe Produkte verfügen und die entsprechenden Informationen häufig anpassen müssen, sind mit einer PIM-Lösung gut beraten. Ähnliches gilt für große Handelsunternehmen, deren Sortiment oft mehrere Tausend verschiedene Artikel umfasst. Diese werden meist über ein Omnichannel-Konzept vermarktet, bei dem die Kunden über vielfältige Kontaktpunkte (Touchpoints) angesprochen und zur Interaktion aufgerufen werden. Und auch Unternehmen, die ihre Produkte ausschließlich über E-Commerce-Kanäle vertreiben, sind aufgrund des durchgängigen, digitalen Informationsflusses mit einem PIM-System gut beraten.

Fazit

PIM-Systeme überzeugen durch zahlreiche Vorteile und unterstützen die Verarbeitung produktrelevanter Informationen mit vielfältigen Funktionen. Davon profitieren insbesondere Unternehmen mit einem großen, komplexen Produktsortiment. Neben einer grundsätzlichen Kosten-Nutzen-Abwägung sollten Unternehmen auch in einem weiteren Schritt die Auswahl des passenden Systems und die richtige Integration im Blick behalten.

Fundierte Expertise für erfolgreiche Projekte

Ein PIM-Spezialist mit hoher B2B-Kompetenz ist unser Kunde, die in München ansässige Digitalagentur abc cross media GmbH. Seit fast 20 Jahren implementiert abc cross media PIM-Systeme verschiedener Hersteller und hilft ihren Kunden dabei, das für sie passende System zu finden. In zahllosen Kundenprojekten haben sie die Produktkommunikation von Händlern und Herstellern in der gesamten DACH-Region auf Basis von PIM-Systemen automatisiert und zukunftsfähiger gemacht. Mit TOPIX verbindet abc cross media eine langjährige, erfolgreiche Partnerschaft. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der abc cross media GmbH.