Wie steht es mit der Pflicht zur Zeiterfassung?

Wie steht es mit der Pflicht zur Zeiterfassung?
Johannes Muck

Johannes Muck

Johannes ist bei TOPIX für die Online-Themen Website, Blog, Newsletter und SEA/SEO zuständig. Vor TOPIX betreute er bei einem Industrie-Unternehmen die Website und das CRM-System.

21. April 2021
Lesezeit: ca. 2 min

Das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung vom 14.05.2019 schallte wie ein Donnerhall durch die Personalabteilungen der Republik. Wir berichteten darüber in einem Beitrag. Laut dem Urteil vom Mai 2019, müssen Arbeitgeber ein "objektives, verlässliches und zugängliches" Zeiterfassungssystem einführen und damit die von jedem Arbeitnehmer geleistete Arbeitszeit erfassen. Bisher ging der Großteil der Juristen jedoch davon aus, dass zuerst noch die deutsche Gesetzgebung tätig werden müsse, bevor für Unternehmen eine wirkliche Verpflichtung bestehe.

 

Was seither geschah

Das Arbeitsgericht Emden befasste sich Anfang letzten Jahres mit diesem Thema und hat anschließend in einem Urteil vom 20.02.2020 die erste Gerichtsentscheidung nach Ausspruch des Urteils des EuGHs getroffen. In diesem Verfahren wurde zum ersten Mal ein deutscher Arbeitgeber – unter Berufung auf das Urteil des EuGH – wegen einer mangelnden Zeiterfassung verurteilt. Demnach besteht die Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems auch ohne ein Tätigwerden des deutschen Gesetzgebers. Die Gründe dafür finden sich in den Details des Urteils.

 

Risiko für Arbeitgeber bleibt

Der springende Punkt ist, dass die Darlegungs- und Beweislast über die gearbeitete Zeit beim Arbeitgeber liegt. Stellt ein Arbeitnehmer Ansprüche auf die Vergütung von Überstunden und der Arbeitgeber kann dies nicht durch eine schlüssige Dokumentation der Arbeitszeiten widerlegen, muss er die Vergütung für die zusätzlich angefallenen Arbeitsstunden tragen.

Die aktuelle Situation macht die Lage für Arbeitgeber nicht leichter. Viele Unternehmen haben aufgrund von Corona Kurzarbeit eingeführt. Dabei wird das Kurzarbeitergeld zunächst unter Vorbehalt bezahlt und die Agentur für Arbeit prüft im Anschluss, welche Mitarbeiter in welchem Umfang tatsächlich gearbeitet haben. In diesem Zusammenhang spielt die Zeiterfassung eine besondere Rolle. Kann ein Arbeitgeber bei einer Prüfung die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter nicht genau nachweisen, besteht die Gefahr, dass Beträge zurückgezahlt werden müssen, Bußgelder verhängt werden oder sogar der Verdacht auf Leistungs- beziehungsweise Subventionsbetrug besteht.

 

Was also tun?

Arbeitgeber sollten das vom EuGH geforderte Zeiterfassungssystem schon jetzt einführen oder zumindest ihr bestehendes Zeiterfassungssystem so anpassen, dass es den Anforderungen „objektiv, verlässlich und zugänglich“ entspricht. Da die Form der Arbeitszeiterfassung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es folglich viele verschiedene Wege, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Die elektronische Dokumentation ist sicherlich die einfachste und gleichzeitig sicherste Form. Nachfolgend haben wir die Möglichkeiten zur Zeiterfassung mit TOPIX für Sie zusammengefasst.

 

Zeiterfassung mit TOPIX

Setzen Sie TOPIX bereits ein, haben wir eine gute Nachricht für Sie: TOPIX kann Zeiterfassung „out-of-the-box“. Das bedeutet, dass Sie sofort mit der Erfassung von Arbeitszeiten loslegen können, ohne eine zusätzliche Software kaufen zu müssen. Wie die Zeiten dann operativ erfasst werden, hängt hauptsächlich von Ihren betrieblichen Gegebenheiten ab. Arbeiten Sie ausschließlich im Büro, macht die Erfassung am eigenen Rechner Sinn. Arbeiten Sie mit einer Produktion, kann ein Zeiterfassungsterminal sinnvoll sein. Nachfolgend haben wir die verschiedenen Möglichkeiten aufgelistet:

  • meinTOPIX für Windows oder macOS: Die einfachste und zugleich umfangreichste Möglichkeit zur Zeiterfassung ist die meinTOPIX Desktop-App. An Ihrem eigenen Arbeitsplatzrechner erfassen Sie Zeiten (und bei Bedarf auch Leistungen), sehen vorherige Stempelungen ein und können auch auf weitere Daten wie Reisekostenabrechnungen, Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen zugreifen.
  • Zeiterfassungsterminal: Der Klassiker in jedem produzierenden Betrieb ist die Stechuhr. Zeiterfassungsterminals sind die elektronische Weiterentwicklung davon. Mittels eines berührungslosen Transponders oder Fingerabdrucks identifiziert sich der Arbeitnehmer und erfasst seine Zeiten sozusagen im Vorbeigehen.
  • Smartphone: Über die meinTOPIX App für iOS und Android haben Sie nahezu den gleichen Funktionsumfang wie mit der Desktop Anwendung in Ihrer Hosentasche. Haben Sie einmal vergessen „Gehen“ zu stempeln, können Sie das schnell und unkompliziert nachholen.
  • TOPIX WebSolution: Mit der WebSolution können Sie über eine schlanke Oberfläche Ihre Zeiten browserbasiert erfassen.
  • Import: Liegen Ihre Arbeitszeiten in Dateiform vor (z.B. Excel), können Sie diese auch einfach in TOPIX importieren. Bei dem Import werden die entsprechenden Stempelungen dann automatisch angelegt. Damit der Import gelingt, müssen die Daten in einer definierten Form angelegt sein.
  • E-Mail: Ein letzter, etwas unkonventioneller Weg ist die Zeiterfassung per E-Mail. Dazu schreiben Sie eine Mail in einem bestimmten Format an eine definierte E-Mail-Adresse. TOPIX liest die E-Mail aus und verbucht die gemeldeten Zeiten für Sie.

 

Weitere Informationen

Über die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle, Konfigurationsmöglichkeiten und die Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten können Sie sich auf der folgenden Seite informieren.



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