Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – welche Auswirkungen hat das Urteil?

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland zur Pflicht erklärt. Dieses Urteil wird auch als Paukenschlag bezeichnet, denn die Pflicht gilt ab sofort. Unternehmen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben oder bisher keine Möglichkeiten geboten haben, stehen jetzt unter Druck. In diesem Beitrag haben wir zusammengefasst, was sich genau hinter dem Urteil verbirgt, wie die Auswirkungen auf die Arbeitswelt ausfallen und wie Unternehmen mithilfe von Softwarelösungen schnell reagieren können.

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Wie kam es zu diesem Urteil?

Bereits im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber in der EU ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit bieten müssen, um ihre Arbeitszeiten „objektiv, verlässlich und zugänglich" erfassen zu können. In diesem Beitrag haben wir bereits 2019 ausführlich über das Urteil der EuGH berichtet. Die Präsidentin des Bundesarbeitsgerichts, Inken Gallner, begründete in der Gerichtsverhandlung: „Zeiterfassung ist auch Schutz vor Fremdausbeutung und Selbstausbeutung.“ Nach § 16 des Arbeitszeitgesetzes galt in Deutschland bisher nur, dass Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden müssen. Eine übergreifende Verpflichtung für Arbeitgeber gab es bisher jedoch nicht. Selbst nach dem EuGH-Urteil vor drei Jahren ist in Deutschland zunächst nichts passiert, das Bundesarbeitsgericht hat mit der neuerlichen Entscheidung nun aber nachgezogen. 

Dieses Urteil wirft aktuell noch viele Unklarheiten auf und lässt Spielraum in der Auslegung. Die Pflicht zur Zeiterfassung ist beschlossen, aber es fehlen Gesetze, die konkrete Regelungen definieren. Besonders fragwürdig ist, wie es zukünftig um die Vertrauensarbeitszeit steht. Oder ob dies auch für leitende Angestellte Anwendung findet, die oft selbstbestimmt arbeiten dürfen. Müssen Zeiten detailliert erfasst werden oder muss nur die Möglichkeit zur Erfassung gegeben sein? Welche Konsequenzen drohen Arbeitgebern, wenn sie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ignorieren? Diese und weitere Fragen können erst in den nächsten Wochen beantwortet werden, wenn die gesetzliche Grundlage konkretisiert und angepasst wird. Fest steht aber: wer bisher keine Zeiterfassungsmöglichkeit bietet, macht sich jetzt anfechtbar.

Welche Auswirkungen sind zu erwarten?

Fachleute rechnen damit, dass das BAG-Grundsatzurteil weitreichende Auswirkungen auf die bisher in Wirtschaft und Verwaltung tausendfach praktizierten Vertrauensarbeitszeitmodelle bis hin zu mobiler Arbeit und Homeoffice haben kann, weil damit mehr Kontrolle nötig ist. Auch in den sozialen Netzwerken ließen hitzige Diskussionen nicht lange auf sich warten. Das Urteil wird als Widerspruch zum Thema „New Work" – der modernen Arbeitswelt – gesehen, die sich gerade in den vergangenen Jahren zu mehr Flexibilität gewandelt hat. Die Unsicherheiten der Arbeitnehmer sind nachvollziehbar. Nicht zu vergessen ist jedoch, dass wir in Zeiten digitaler Transformation leben und arbeiten, in der moderne Zeiterfassungsmethoden zur Verfügung stehen. Mit digitalen HR-Systemen sind viele Eingabemöglichkeiten wie Buchungen per App auf dem Handy, über Chip-Terminals oder am Arbeitsplatzcomputer geboten. Somit ist nebensächlich, ob aus dem Homeoffice oder dem Büro, auf der Baustelle oder von unterwegs gearbeitet wird.

Im Vordergrund des Urteils steht der Schutz von Arbeitnehmern vor Fremd- und Selbstausbeutung. Sowohl die wöchentliche Höchstarbeitszeit als auch vorgesehene Ruhezeiten waren bislang nicht überall eindeutig nachweisbar und können so besser eingehalten werden. Gerade bei Vertrauensarbeitszeit sammeln sich häufig unbezahlte Überstunden an, da die Mitarbeiter das Vertrauen beim Arbeitgeber nicht ausnutzen wollen und tendenziell mehr, als zu wenig leisten. Für Arbeitnehmer und auch für Arbeitgeber schafft das Urteil eine transparentere Basis. Die Hoffnung besteht in einer Gesetzesausrichtung, die sowohl die Dokumentationspflicht beinhaltet, als auch flexible Arbeitszeitmodelle weiterhin ermöglicht.

Digitalisierung in der Personalverwaltung

Unternehmen, die bisher keine Zeiterfassung bieten, stehen nun vor der Herausforderung, eine passende Lösung zu implementieren, was im ersten Schritt mit Kosten und Ressourcen verbunden ist. Zeitgleich stellt die Pflicht eine Chance zur Digitalisierung im Personalmanagement dar. Im Zuge der Zeiterfassung können weitere HR-Prozesse auf den Prüfstand gestellt und optimiert werden. Von der ersten Zeiterfassung bis zur letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung, von der Reisekostenabrechnung bis hin zur Urlaubsplanung – mit Softwarelösungen wie TOPIX HR können Sie für smarte und effiziente Personalverwaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen sorgen. Für die Arbeitszeiterfassung selbst gibt es viele verschiedene Wege zu dokumentieren. Die elektronische Dokumentation ist sicherlich die einfachste und gleichzeitig sicherste Form. Nachfolgend haben wir die Möglichkeiten zur Zeiterfassung mit TOPIX für Sie zusammengefasst.

Flexible Zeiterfassung mit TOPIX

Setzen Sie TOPIX bereits ein, haben wir eine gute Nachricht für Sie: TOPIX kann Zeiterfassung „out of the box“. Das bedeutet, dass Sie sofort mit der Erfassung von Arbeitszeiten loslegen können, ohne eine zusätzliche Software kaufen zu müssen. Wie die Zeiten dann operativ erfasst werden, hängt hauptsächlich von Ihren betrieblichen Gegebenheiten ab. Arbeiten Sie ausschließlich im Büro, macht die Erfassung am eigenen Rechner Sinn. Arbeiten Sie mit einer Produktion, kann ein Zeiterfassungsterminal oder eine App sinnvoll sein. Nachfolgend haben wir die verschiedenen Möglichkeiten aufgelistet:

• meinTOPIX für Windows oder macOS: Die einfachste und zugleich umfangreichste Möglichkeit zur Zeiterfassung ist die meinTOPIX-Desktop-App. An Ihrem eigenen Arbeitsplatzrechner erfassen Sie Zeiten (und bei Bedarf auch Leistungen), sehen vorherige Stempelungen ein und können auch auf weitere Daten wie Reisekostenabrechnungen, Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen zugreifen.
• Zeiterfassungsterminal: Der Klassiker in jedem produzierenden Betrieb ist die Stechuhr. Zeiterfassungsterminals sind die elektronische Weiterentwicklung davon. Mittels eines berührungslosen Transponders oder Fingerabdrucks identifiziert sich der Arbeitnehmer und erfasst seine Zeiten sozusagen im Vorbeigehen.
• Smartphone: Über die meinTOPIX-App für iOS und Android haben Sie nahezu den gleichen Funktionsumfang wie mit der Desktop-Anwendung in Ihrer Hosentasche. Haben Sie einmal vergessen „Gehen“ zu stempeln, können Sie das schnell und unkompliziert nachholen.
• TOPIX WebSolution: Mit der WebSolution können Sie über eine schlanke Oberfläche Ihre Zeiten browserbasiert erfassen.
• Import: Liegen Ihre Arbeitszeiten in Dateiform vor (z.B. Excel), können Sie diese auch einfach in TOPIX importieren. Beim Import werden die entsprechenden Stempelungen dann automatisch angelegt. Damit der Import gelingt, müssen die Daten in einer definierten Form angelegt sein.
• E-Mail: Ein letzter, etwas unkonventioneller Weg ist die Zeiterfassung per E-Mail. Dazu schreiben Sie eine Mail in einem bestimmten Format an eine definierte E-Mail-Adresse. TOPIX liest die E-Mail aus und verbucht die gemeldeten Zeiten für Sie.

TOPIX Live-Webinare 2022:

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Sie haben Fragen zum Thema Zeiterfassung und über die Möglichkeiten mit TOPIX? Wir laden Sie herzlich ein, an unseren kostenfreien Live-Webinaren im Oktober/November 2022 teilzunehmen. In einer kurzweiligen Session zeigen wir Ihnen, wie einfach und flexibel Sie mit der TOPIX Zeiterfassung die Arbeitszeiten erfassen, verwalten und abrechnen, wie TOPIX die verschiedenen Arbeitszeitmodelle in Büro, unterwegs und im Homeoffice berücksichtigt und wie Sie damit rechtssicher arbeiten. Hier geht's zu den Terminen und der Anmeldung.

Weitere Informationen

Über die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle, Konfigurationsmöglichkeiten und die Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten können Sie sich auch auf der folgenden Seite informieren. Haben Sie bereits TOPIX im Einsatz? Dann wenden Sie sich bei Fragen einfach an Ihren Account-Manager, der Sie individuell beraten wird.