Zur Inventur verpflichtet? Oder: Inventur einfach erklärt

Ob es wohl jemanden gibt, der den Aufwand einer Inventur gerne in Kauf nimmt? Wohl eher nicht. Dennoch gibt es die gesetzliche Inventurpflicht. Doch wer ist davon eigentlich wirklich betroffen? Diese Frage beantworten wir in diesem Blogbeitrag.

Warum braucht man eine Inventur?

Hat unsere Firma wirklich 1.200 Metallbolzen und 400 Holzbalken im Bestand? Diese Frage wird mit Hilfe der Inventur erfolgreich beantwortet: Es kommt zu einem Abgleich des Bestands in den Büchern der Firma mit dem tatsächlichen Bestand in den Lagern.

Im Inventurprozess gilt es, den Bestand nach etwaigem Bereich und Lagerort zu separieren, um eine klare Aufzeichnung zu gewährleisten. Hierzu zählen beispielsweise die Produktion, das Lager selbst, aber auch Verkaufsräume. Nach § 240 HGB sind Waren, Betriebs- und Hilfsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse, alle beweglichen Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens, Forderungen und Schulden sowie alle übrigen Vermögensgegenstände aufzuführen.

Kommt es in diesem Schritt zu Abweichungen, müssen wert- oder mengenbasierte Korrekturen vorgenommen werden. Alle Buchungen wirken sich auf das Ergebnis einer Unternehmung aus. Verringert sich beispielsweise der Warenbestand, führt dies zu einem erhöhten Wareneinsatz, was unterm Strich zu einer Gewinnminderung des Unternehmens führt, insbesondere wenn man die Verbindlichkeiten im Geschäftsjahr betrachtet.

Genau umgekehrt verhält sich dieser Prozess bei einer etwaigen Erhöhung des Warenbestands. Führt das Unternehmen also eine Inventur nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung durch, führt dies zu einer ausführlichen Abbildung der Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens.

Unterschied Inventur und Inventar

Die Inventur ist die systematische Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt (Tag der Inventur), meist am Bilanzstichtag (§ 240 HGB).

Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar: Das Inventar ist die genaue Aufstellung von Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden, die auch im Anlagenverzeichnis festgehalten werden. Erfasst wird das Inventar in Inventurlisten. Diese sind essenziell, um die Richtigkeit der Inventur sicherzustellen und eine transparente Buchführung zu gewährleisten.

Die Inventur bildet die Basis der Buchhaltung, da sie die tatsächlichen Bestände eines Unternehmens erfasst und damit die Grundlage für das Inventar schafft, welches wiederum als Ausgangspunkt für den Jahresabschluss und die Bilanz dient.

Grundlegende Richtlinien

• Durchführung der Bestandsaufnahme von geschultem Personal.
• Es sollte keine Veränderung der Lagerbestände während der Erfassung stattfinden, um eine repräsentative Inventur zu gewährleisten.
• Inventareinträge müssen vollständig, eindeutig und datiert sein.
• Schätzungen werden in der Inventarliste vermerkt, um sicherzustellen, dass alle Bestände entweder gemessen oder gewogen werden.
• Nicht zählbare Unternehmenswerte werden durch Buchinventur erfasst.
• Aufnahmeleiter müssen fünf Prozent der aufgenommenen Positionen stichprobenartig kontrollieren.

Durchführung einer Inventur – Organisation und Ablauf

• Organisation der Inventur: Eine erfolgreiche Inventur erfordert eine gründliche Planung und Organisation. Dazu gehören die Erstellung von Inventurlisten, die Definition des Inventur Zeitpunkts, Einweisung der Mitarbeiter und die Vorbereitung des Inventarverzeichnisses.
• Durchführung: Am Tag der Inventur werden die Vermögensgegenstände körperlich gezählt, gemessen oder gewogen (körperliche Inventur). Buchmäßige Bestände (z. B. Forderungen, Patente) werden anhand der Aufzeichnungen geprüft (Buchinventur). Die Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand (Inventurdifferenzen) müssen protokolliert und erklärt werden.
• Nachbereitung: Nach der Inventur erfolgt die Bewertung der Bestände (Schätzung mit anschließender Bewertung, sofern nötig) und die Dokumentation im Inventar. Das Ergebnis einer Inventur ist also eine vollständige und belastbare Aufstellung (Inventar), die Grundlage für die Bilanz ist.

Welche Verfahren zur Bestandsaufnahme gibt es?

Grundsätzlich wird bei der Inventur zwischen den folgenden drei Verfahren unterschieden:

• Körperliche Inventur: Hierbei handelt es sich um die klassische Aufnahme der physischen vorhandenen Vermögensgegenstände durch messen, wiegen oder zählen.
• Buchinventur: Sie ist das Gegenstück zur körperlichen Inventur. Hier gilt, es alle nicht greifbaren Werte zu ermitteln. Dazu zählen beispielsweise das Guthaben auf der Bank, Schulden und Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände.
• Anlageninventur: Hierbei handelt es sich um eine Bestandsaufnahme aller beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens. Hierzu zählen Maschinen, der Fuhrpark, sowie Geschäftsausstattung. Jeder Gegenstand wird mit seiner Bezeichnung, aktuellem Wert, Anschaffungstag, Nutzungsdauer und Jahresabschreibungen erfasst.

Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/infografik/13688/verursacher-von-inventurdifferenzen-im-deutschen-einzelhandel/)

Arten der Inventur und Inventurverfahren nach Zeitpunkt

Das HGB gibt vor, dass eine Inventur zu Beginn der Unternehmung sowie zum Ende bzw. bei Auflösung der Unternehmung durchzuführen ist. Hinzu kommt die jährliche Inventur. Wann und auch wie diese Inventur durchgeführt wird, kann ein Unternehmen selbst entscheiden. Hier gibt es verschiedene zulässige IInventurarten:

Stichtagsinventur

Sie ist die klassische Form der Inventur, bei der die Bestandsaufnahme am festgelegten Bilanzstichtag durchgeführt wird. Dabei werden alle Bestände an Vermögensgegenständen und Schulden exakt zu einem bestimmten Stichtag ermittelt. Wenn eine Stichtagsinventur durchgeführt wird, wird das Inventar an einem bestimmten Tag – meist zum Bilanzstichtag – erfasst. Die Inventur muss zeitnah, aber nicht genau am Bilanzstichtag durchgeführt werden. Hier gilt eine Frist von zehn Tagen davor oder danach.

Zeitnahe Stichtagsinventur

Eine besondere Form der Stichtagsinventur stellt die Zeitnahe Stichtagsinventur dar, bei der die körperliche Aufnahme der Vermögensgegenstände nicht am exakten Bilanzstichtag erfolgt, sondern innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen vor oder zehn Tagen nach diesem Termin durchgeführt wird. Erfolgt die Inventur allerdings nicht exakt am Stichtag, sondern innerhalb der Zehn-Tages-Frist, müssen entstandene Bestandsänderungen bis zum Stichtag fortgeführt bzw. nach dem Stichtag zurückgerechnet werden. Diese Methode bietet Unternehmen ein geringes Maß an Flexibilität. Zu beachten ist hier, dass dies die einzige Inventurmethode ist, die für Güter, die leicht verderben, einen hohen Schwund aufweisen oder besonders wertvoll sind, angewendet werden darf.

Permanente Inventur

Bei dieser Inventurart wird an einem beliebigen Tag eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt und diese dann fortgeschrieben. Als Datum wird der Bilanzstichtag angenommen. Außerdem muss ein Lagerbuch vorhanden sein, aus dem alle Zugänge und Abgänge am Lager hervorgehen. Diese Anforderung lässt sich mit Hilfe einer elektronischen Lagerhaltung, wie sie beispielsweise die TOPIX Materialwirtschaft bietet, einfach erfüllen. Ebenfalls muss mindestens einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden, bei der Soll- und Ist-Bestand miteinander verglichen werden. Der Vorteil dieser Inventurmethode ist, dass nicht alle Waren auf einmal in kurzer Zeit aufgenommen werden müssen, sondern Warenein- und -ausgänge permanent dokumentiert werden.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur ermittelt den gesamten Bestand auf Basis von Stichproben mit Hilfe anerkannter mathematisch–statistischer Methoden. Vor allem für Unternehmen mit einem sehr hohen oder besonders unübersichtlichem Warenbestand bietet sich diese Inventurart an. Um diese Methode nutzen zu können, muss im Vorfeld eine Genehmigung des Finanzamts eingeholt werden. Vorausgesetzt wird außerdem eine elektronische Lagerbuchhaltung.

Verlegte Inventur (vor- oder nachverlegte Inventur)

Diese Methode ähnelt der Stichtagsinventur, jedoch mit dem Unterschied, dass eine Vorverlegung von drei Monaten oder eine Nachverlegung von zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag möglich ist. Eine wichtige Voraussetzung, damit diese Methode angewendet werden darf ist, dass keine der sonstigen Methoden praktikabel angewendet werden kann. Wie auch bei der Stichtagsinventur, müssen Veränderungen per Rückrechnung oder Fortführung bedacht werden. Diese Methode macht besonders für Unternehmen mit saisonbedingten Stoßzeiten Sinn, da die zeitintensive Inventur außerhalb der Stoßzeiten keine wertvollen Kapazitäten bindet oder die internen Abläufe stört.

Fun Fact: Es muss nicht für alle Wirtschaftsgüter die gleiche Inventurmethode gewählt werden. Soweit alle Bedingungen beachtet werden, können in Unternehmen auch alle vier Methoden angewendet werden. Dies dürfte in der Praxis jedoch nicht so häufig vorkommen.

Ist die Inventur für alle verpflichtend?

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann nach § 1 HGB zur Inventur verpflichtet, sowohl bei Geschäftseröffnung als auch bei -schließung eine Inventur durchzuführen.

Die Inventur ist Bestandteil der gesetzlichen Vorschriften (§ 240 und § 241 HGB). Danach müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden vollständig und richtig erfasst werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Die Inventur bildet somit die Basis für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.

Die jährliche Inventur muss nur dann durchgeführt werden, wenn der Jahresumsatz an zwei aufeinanderfolgenden Abschluss-Stichtagen über 600.000 € und der Gewinn über 60.000 € liegt.

Freiberufler müssen prinzipiell erstmal keine Inventur durchführen, sind allerdings den Vorgaben des Steuerrechts unterworfen. Das bedeutet, dass diejenigen von der Inventurpflicht betroffen sind, die eine der folgenden Grenzen überschreiten:

• Alle Umsätze, einschließlich der steuerfreien Umsätze -ausgenommen Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes - liegen über 600.000 € im Kalenderjahr.
• Der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb liegt über 60.000 € im Wirtschaftsjahr.

Interessant dabei ist: Wird eine der genannten Grenzen überschritten, muss der Freiberufler nicht von sich aus mit der Bilanzierung und der daraus folgenden Inventur beginnen. Erst wenn die Finanzverwaltung den Gewerbetreibenden dazu auffordert oder eine Bilanzierungspflicht durch andere Gesetze folgt, muss dieser tätig werden. Gesetzliche Grundlagen dazu sind beispielsweise die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handels-, Gesellschafts- und Genossenschaftsrechts.

Wie Software die Durchführung der Inventur erleichtert

Moderne Unternehmenslösungen unterstützen maßgeblich bei der ordnungsgemäßen Durchführung einer Inventur:

• Automatisierte Erstellung und Führung von Inventurlisten.
• Unterstützung bei der permanenten Inventur nach § 241 HGB durch lückenlose Dokumentation von Zu- und Abgängen.
• Zentrale Datenablage der Inventurdaten in Echtzeit in einem System.
• Mobile Datenerfassung zur vereinfachten und fehlerarmen Erfassung am Inventurtag.
• Automatischer Abgleich der Inventurergebnisse mit Buchhaltungsdaten, um Inventurdifferenzen frühzeitig zu erkennen.Effiziente Organisation und Auswertung, was Zeit spart und die Richtigkeit der Inventur erhöht.

Geeignete Software kann Unternehmen bei der Inventur enorm viel Zeit sparen. Für die tatsächliche Durchführung der physischen Inventur können sogenannte Zähllisten erstellt und ausgedruckt werden. Mit ihrer Hilfe können Zählungen erfasst und bewertet werden.

In TOPIX beispielsweise werden Warenein- und -ausgänge mit jeder Buchung automatisch erfasst und machen damit klassische Lagerbücher obsolet. Mit nur wenigen Klicks lässt sich der tatsächliche Warenbestand im Lager ermitteln. Nach der Inventur lassen sich die wichtigsten Kennzahlen im nSystem schnell und einfach anzeigen und auswerten.

Fazit

Die Inventur ist ein zentrales Element bzw. der Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung und dient dazu, den genauen Bestand an Vermögensgegenständen und Schulden eines Unternehmens zu ermitteln. Die Inventur sollte also eine lückenlose Erfassung und Bewertung des gesamten Inventars zu einem bestimmten Zeitpunkt ergeben.

Ziel der Inventur ist es demnach, eine vollständige und verlässliche Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Termin vorzunehmen, um ein Inventar aufzustellen, das die Grundlage für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bildet. Dabei spielen gesetzliche Vorschriften, vor allem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), eine wichtige Rolle.

Die Inventurpflicht betrifft die meisten Unternehmen. Die verschiedenen Arten der Inventur lassen aber gewisse Spielräume zu.

Tipp: Unternehmen sollten sich durch vollständig integrierte ERP- und Warenwirtschaftssysteme, die alle Daten im Unternehmen zentral speichern, bei der Durchführung der Inventur unterstützen lassen.