All-in-One oder Best-of-Breed? Was ist besser?

Bei der Auswahl eines geeigneten Software-Systems scheiden sich häufig die Geister: Ist einer All-in-One-Lösung oder eher verschiedenen Best-of-Breed-Systemen der Vorzug zu geben? Bei der Entscheidung für den jeweils optimalen Ansatz sollten Unternehmen verschiedenste Gesichtspunkte berücksichtigen. Lesen Sie in diesem Beitrag:

• wie sich All-in-One- und Best-of-Breed-Systeme jeweils charakterisieren
• welche Vorteile die einzelnen Ansätze mit sich bringen
• auf welche Anforderungen und Einsatzzwecke die verschiedenen Systemwelten zugeschnitten sind
• warum eine All-in-One-Lösung in vielen Fällen zielführender ist

Eine Grundsatzentscheidung

Die fortschreitende Digitalisierung von Industrie und Wirtschaft schraubt die Anforderungen an die IT-Architekturen von Unternehmen in die Höhe. Viele möchten daher ihre Systeme aufrüsten und suchen nach einer leistungsfähigen Business-Software-Lösung, welche die neuen Herausforderungen adäquat adressiert. Dabei stellt sich den Verantwortlichen häufig die Gretchenfrage: Soll in ein All-in-One-System oder eher in verschiedene, spezialisierte Einzellösungen (Best-of-Breed) investiert werden? Die Entscheidung hat herausragende betriebswirtschaftliche Bedeutung. Denn die Anschaffung entsprechender Lösungen ist nicht nur mit Kosten verbunden. Auch bringt die Implementierung der Systeme in der Regel einen nicht zu vernachlässigenden zeitlichen Aufwand mit sich und erstreckt sich oft über mehrere Woche oder gar Monate. So ist die Software in der Regel an interne Geschäftsprozesse und spezielle Bedürfnisse der Anwender anzupassen. Daher bedeutet die Auswahl der Lösung meist eine grundlegende Weichenstellung und muss von den IT-Verantwortlichen im Unternehmen sorgfältig geplant und umgesetzt werden. Für eine zielführende Entscheidungsfindung ist es wichtig, die beiden Ansätze zu vergleichen und deren Vorteile konsequent gegeneinander abzuwägen.

Alles in Einem

Beginnen wir mit dem All-in-One-System: Wie der Name schon sagt, werden darin alle Geschäftsprozesse und die jeweiligen Anforderungen der Anwender in einer einzigen Lösung abgebildet. Dementsprechend vereint ein solches System ein umfassendes Set an verschiedenen Features und Funktionen, von denen die meisten Abteilungen und Geschäftsbereiche eines Unternehmens Gebrauch machen. In der Praxis setzt sich eine derartige Komplettlösung meist aus Systemen für die betriebliche Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning / ERP), die Kundenbeziehungspflege (Customer Relationship Management / CRM) sowie das Dokumentenmanagement (DMS) zusammen. Das bedeutet, Firmen können mit einer All-in-One-Lösung die gesamte betriebliche Prozesskette durchgängig verwalten.

Dies bringt natürlich zahlreiche Vorteile mit sich: So führt die Lösung etwa sämtliche relevanten Informationen eines Unternehmens in einer einzigen zentralen Datenbasis (Single Source of Truth) zusammen. Darauf können alle legitimierten User aus den verschiedensten Abteilungen zugreifen und die Daten für die Bearbeitung von Geschäftsprozessen oder als Grundlage für Entscheidungen nutzen. Die Anwender müssen also nicht in verschiedenen Systemen nach Informationen suchen, sodass sich Zeit einsparen lässt. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter durch den Zugriff auf die einheitliche Datenquelle auf dem gleichen Kenntnisstand, was die interne Kommunikation optimiert. Zudem ist es dank zentraler Verwaltung der Informationen auf einer Plattform nicht erforderlich, Daten zwischen heterogenen Systemwelten manuell zu übertragen. Dies schützt vor Datenverlust, minimiert mögliche Fehlerquellen, reduziert den Aufwand und macht obendrein die Programmierung von Schnittstellen obsolet.

Dazu kommt: Durch die Kompatibilität der einzelnen Module innerhalb einer Komplettlösung lassen sich im Rahmen einer durchgängigen Systemkommunikation Daten nahtlos austauschen. Dies trägt dazu bei, den Automatisierungsgrad, die Prozesseffizienz sowie die Produktivität zu erhöhen. Im Ergebnis profitieren Unternehmen damit von einem beschleunigten Auftragsdurchlauf und damit von signifikanten Kosteneinsparungen. Ein weiterer Vorteil: Die All-in-One-Lösung lässt sich über eine einheitliche Benutzeroberfläche steuern und bedienen, was die Usability entscheidend erhöht. Ob Auftragsbearbeitung, Vertrieb oder Rechnungswesen – alle Anwender im Unternehmen können auf ähnlich gestaltete Masken, Eingabefelder und Formulare zugreifen. Die Nutzer müssen sich nicht an verschiedene Designs gewöhnen, sondern können immer in der vertrauten Umgebung arbeiten. Dies kann sich positiv auf die Zufriedenheit und damit die Motivation der Mitarbeiter auswirken.

Und auch beim Support kann eine Komplettlösung ihre Vorteile ausspielen: So gibt es nur ein Unternehmen und einen zentralen Ansprechpartner, der bei Fragen oder Problemen weiterhilft. Bei einer heterogenen Anwendungslandschaft hingegen müssten Hilfesuchende verschiedene Anbieter und Berater im Hinterkopf behalten. Die Suche nach dem richtigen Experten kann sich hier mühsam und zeitaufwändig gestalten. Darüber hinaus lässt sich ein homogenes System einfacher warten als eine multiple Umgebung. Beispielsweise können Updates und Servicepacks schneller eingespielt werden, was die IT-Abteilung entlastet und wiederum Kosten einspart. Und nicht zuletzt zeigen sich die Vorteile einer All-in-One-Lösung auch bei der Implementierung, die sich hier zügiger und einfacher durchführen lässt als bei einer Vielzahl von heterogenen Systemen. Ebenso fällt weniger Schulungsaufwand an, da die Mitarbeiter lediglich in eine einzige Lösung eingewiesen werden müssen. Aufgrund dieser Einsparpotenziale überzeugt eine Komplettlösung unter dem Strich mit deutlich geringeren Gesamtbetriebskosten (TCO) als eine heterogene Systemumgebung.

Mit spezialisierten Systemen zum Ziel

Kommen wir zum Best-of-Breed-Ansatz: Hierbei werden mehrere spezialisierte Software-Systeme unterschiedlicher Anbieter kombiniert und auf einer digitalen Plattform im Unternehmen zusammengeführt. Dabei verfügen die einzelnen Anwendungsprogramme jeweils über eine individuelle Benutzeroberfläche und kommunizieren über spezielle Schnittstellen. Die Idee hinter einer solchen Strategie besteht darin, sich aus jedem Einzelsystem quasi „die Rosinen herauszupicken“, also die jeweils optimale, auf dem Markt erhältliche Lösung zur Abbildung bestimmter Geschäftsprozesse zu identifizieren und einzusetzen. Im Idealfall entsteht dabei eine Systemumgebung, die passgenau auf die tatsächlichen Anforderungen der Anwender zugeschnitten ist.

Gut geeignet ist ein Best-of-Breed-System für Unternehmen mit ganz bestimmten, branchenspezifischen Nischenanforderungen, die eine Komplettlösung standardmäßig oft nicht abdecken kann. Letztere würde dann individuelle Anpassungen (Customizing) erfordern, was möglicherweise die Kosten in die Höhe treibt. Zudem besteht ein zentraler Vorteil der Best-of-Breed-Strategie darin, sich die Unabhängigkeit gegenüber dem Marktangebot an Software-Lösungen zu bewahren. Entscheiden sich Firmen für einen solchen Ansatz, sollten sie jedoch darauf achten, dass kein „Wildwuchs“ an heterogenen Systemen entsteht.

TOPIX setzt auf den All-in-One-Ansatz

Als Business-Software-Anbieter hat sich TOPIX im Rahmen seiner Produktstrategie aufgrund der vielfältigen Vorteile für die Entwicklung einer All-in-One-Lösung entschieden. Diese bietet eine sehr hohe Funktionsbreite sowie -tiefe und vereint alle wichtigen Features für die durchgängige Abbildung und Steuerung von Unternehmensprozessen in einem System. Enthalten sind Module für ERP, CRM, DMS, Finanzwesen (FI) und Personalmanagement (Human Resources / HR). Insbesondere Anwender in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) profitieren dadurch in vollem Umfang von den beschriebenen Vorteilen einer Komplettlösung wie einer einheitlichen Datenbasis, einfacher und intuitiver Bedienung, zentralem Support und Service sowie überschaubaren Kosten für Einführung, Betrieb und Wartung.

Fazit

Ob All-in-One oder Best-of-Breed – Unternehmen sollten in jedem Fall sorgfältig bei der Auswahl der richtigen Lösung vorgehen und entsprechend Zeit sowie Engagement in den Entscheidungsprozess investieren. Wichtig dabei ist es, die bestehenden Prozesse im Vorfeld umfassend zu analysieren, intern verfügbare Ressourcen zu ermitteln und die Kosten der jeweiligen Lösung zu antizipieren. Nur so lässt sich die Eignung eines bestimmten Ansatzes für das eigene Business realitätsnah prüfen und die optimale Entscheidung treffen.