ERP-System mit Buchhaltung: So profitieren Anwender im Rechnungswesen

ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning Systeme) haben sich zu leistungsstarken Komplettlösungen weiterentwickelt, die nahezu alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdecken – entweder direkt oder durch die Anbindung von Drittanwendungen. Auch ein Finanzmodul gehört bei modernen Systemen heutzutage zum Standard. Dennoch setzen einige Unternehmen im Finanzmanagement oft auf eigenständige Softwarelösungen und verschenken damit – oft unwissentlich – großes Potenzial für Kosten- und Aufwandsersparnis. Lesen Sie in diesem Beitrag,

• wie sich ERP- und Buchhaltungssysteme voneinander unterscheiden,
• warum ein Finanzmodul in keinem ERP fehlen sollte,
• welche Vorteile eine ganzheitliche Lösung bietet,
• welche Funktionen ein ERP mit Buchhaltung umfasst,
• wie die ERP-Komplettlösung TOPIX beide Systemwelten optimal verbindet.
  

💡Auf einen Blick:

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Systemen liegt im Umfang ihrer Funktionen. Während Buchhaltungsprogramme speziell auf das Finanzmanagement fokussiert sind, decken ERP-Systeme zahlreiche Geschäftsbereiche innerhalb eines Unternehmens ab. Sie ermöglichen eine abteilungsübergreifende Verwaltung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Finanzen, Einkauf/Beschaffung, Vertrieb, Fertigung, Lagerhaltung und Personalwesen. Dadurch schaffen ERP-Systeme eine Rundumlösung, die den gesamten Geschäftsbetrieb effizient vernetzt.

Was leistet eine ERP-Software?

Die Prozesse in modernen Unternehmen sind heute derart komplex und datengetrieben, dass ein ERP-System zur Steuerung und transparenten Abbildung der Workflows essenziell ist – sowohl für kleinere als auch für große Unternehmen. Dies gilt nicht nur für die produzierende Industrie, sondern auch alle anderen Branchen wie den Handel sowie den Dienstleistungssektor. Mit einer ganzheitlichen Business-Software lassen sich die Abläufe aus verschiedenen Unternehmensbereichen abteilungsübergreifend verknüpfen und zentral steuern, was Kosten senkt und die Effizienz steigert. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die über die reine Prozessoptimierung hinausgehen. Zu den zentralen Leistungen von ERP-Systemen gehören

• Datenintegration: zentrale Erfassung und Verwaltung von Daten aus verschiedenen Abteilungen, um die Datenqualität zu verbessern und Doppelarbeiten zu vermeiden.
• Echtzeit-Reporting: Bereitstellung von Analyse- und Reporting-Tools für den direkten Zugriff auf relevante Unternehmenskennzahlen.
• Automatisierte Workflows: Reduzierung manueller Aufgaben durch automatisierte Prozesse für Bestellungen, Rechnungen und Lagerbestände.
• Verbesserte Planung und Prognose: Nutzung historischer Daten zur präziseren Ressourcenplanung und Optimierung der Lieferkette.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: modularer Aufbau für eine individuelle Anpassung und Erweiterung je nach Unternehmenswachstum.
• Unterstützung im Kundenbeziehungsmanagement: optimierte Auftragsabwicklung und Kommunikation für eine höhere Kundenzufriedenheit.
• Compliance und Risikomanagement: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Reduzierung rechtlicher Risiken durch transparente Dokumentation.

Die Module eines ERP im Überblick

Bild: Funktionen eines klassischen ERP. Die Finanzbuchhaltung ist ein integrierter Bestandteil des Systems.

Was leistet eine Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware konzentriert sich in erster Linie auf die Verwaltung der Finanzdaten. Die Hauptfunktion ist es, die Buchhaltung zu vereinfachen, zu automatisieren und sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen wie Einnahmen, Ausgaben, Verkäufe oder Einkäufe korrekt erfasst sind. Zudem generiert die Software gesetzlich vorgeschriebene Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen, sie bildet den gesamten Prozess der Rechnungsstellung (Faktura) ab und unterstützt bei der Berechnung und Verwaltung von Steuern.

Die wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Ein Buchhaltungssystem übernimmt zentrale Aufgaben der Finanzen eines Unternehmens. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Funktionen und deren Nutzen.

ERP und Buchhaltung werden häufig getrennt

Aufgrund der unterschiedlichen Zielrichtungen beider Systemwelten führen diese in der Realität vieler Unternehmen jeweils ein Eigenleben. So werden häufig zwei voneinander getrennte Systeme betrieben und über spezielle Schnittstellen miteinander verbunden. Daten, die nicht zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden, müssen oft manuell übertragen werden, was nicht nur Zeit kostet, sondern auch das Risiko für Tippfehler erhöht. Zudem erfolgt der Austausch zeitversetzt, was Prozesse verlangsamt. Dies kann einen signifikanten Pflege- und Administrationsaufwand verursachen und treibt dadurch die Gesamtbetriebskosten (TCO) in die Höhe.

Integrierte Systeme als Königsweg für optimale Prozesse

Eine Hürde dabei: Manche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben seit vielen Jahren eine vertraute und bewährte ERP-Software im Einsatz, von der sie sich ungern trennen möchten. Die Benutzer kennen die Funktionen und Abläufe aus dem Effeff und haben sich im Arbeitsalltag daran gewöhnt. Doch meistens bieten veraltete Programme keine Buchhaltungsfeatures – ein Dilemma. Dennoch ist hier ein Umdenken zu empfehlen. Denn Firmen profitieren durch die Nutzung eines ERP mit Buchhaltung von so vielen Vorteilen, dass sich eine Umstellung und Neuinvestition allemal lohnt. Dies erfordert jedoch einen fundierten Change-Management-Prozess, in den die Anwender von Anfang an einbezogen werden sollten. Denn diese arbeiten schließlich Tag für Tag mit dem ERP-System und müssen sich mit den neuen Funktionen – insbesondere für die Buchhaltung – vertraut machen. Der Aufwand lohnt sich allemal.

Die Vorteile von ERP-Software mit Finanz- und Rechnungswesen

Datenaustausch in Echtzeit

Betrachtet man die Vorteile einer All-in-one-Software genauer, ist einer der wichtigsten Aspekte die Möglichkeit der zentralisierten Datenverwaltung: So lassen sich sämtliche relevanten Finanzdaten in einer einzigen, zentralen Datenbank speichern, was das Datenmanagement erheblich erleichtert und die Transparenz erhöht. Legitimierte Nutzer im Rechnungswesen können jederzeit auf konsistente Informationen zugreifen und diese für Prozesse der Finanzbuchhaltung verwenden. Dabei werden alle Buchhaltungsdaten laufend aktualisiert, sodass sich daraus valide Auswertungen in Echtzeit generieren lassen. Verantwortliche, wie etwa Leiter der Finanzabteilung, können auf dieser Basis fundierte und zeitnahe Entscheidungen treffen. Zudem lassen sich in einem integrierten ERP-System sämtliche Finanztransaktionen lückenlos nachverfolgen, was insbesondere die Einhaltung von Compliance-Richtlinien vereinfacht.

Automatisierung ist Trumpf

Ein weiterer entscheidender Vorteil: Eine einheitliche Lösung erlaubt es, viele repetitive und zeitaufwendige Aufgaben wie wiederkehrende Zahlungsvorgänge sowie Prozesse rund um die Rechnungsstellung und Berichterstattung durchgängig zu automatisieren. Dies sorgt für schnellere Workflows zwischen dem Accounting und weiteren Unternehmensbereichen und spart enorm Zeit. Es werden Fehler reduziert und Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet, sodass sie sich anspruchsvolleren, wertschöpfenden Aufgaben widmen können. Hinzu kommt: Durch die nahtlose Integration der Finanzbuchhaltung in das ERP-System muss nur eine Softwarelösung betrieben, administriert und gepflegt werden, was zu Kosteneinsparungen und effizienteren Abläufen führt.

Ideal im E-Commerce-Business

Ein ERP-System mit integrierter Buchhaltung erleichtert auch die Anbindung von Webshops und Onlineplattformen. Systeme wie TOPIX ermöglichen eine nahtlose Verbindung mit gängigen Bezahlsystemen wie PayPal und sorgen dafür, dass Transaktionsdaten in Echtzeit verfügbar sind – also auch in den Berichten. Dies gewährleistet eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung und erleichtert finanzbehördliche Prüfungen. Unternehmen profitieren so von einem durchgängigen Datenfluss und einer automatisierten Abwicklung ohne manuelle Übertragungsfehler.

Das ERP wächst mit

Nicht zu unterschätzen ist der Vorteil einer hohen Skalierbarkeit: Denn ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut, sodass sich der Funktionsumfang je nach Bedarf erweitern und individuell anpassen lässt. Somit kann Ihre Lösung flexibel mit der Expansion des Unternehmens mitwachsen. Und nicht zuletzt können Verantwortliche mithilfe der enthaltenen Analysetools detaillierte Berichte und Finanzauswertungen erstellen, die sich innerhalb des ERP-Systems verwalten lassen. Dank dieser hohen Transparenz ist es möglich, die finanzielle Wertschöpfung besser zu verstehen und effektiver zu steuern.

Lohnt sich eine ERP-Buchhaltung auch für kleine Unternehmen?

Nur für große Firmen? Keineswegs!

Auch kleine Unternehmen profitieren von einer ERP-Buchhaltungslösung. Wer neben der Finanzverwaltung auch andere Aufgaben übernimmt – sei es Kundenbetreuung, Vertrieb oder Marketing –, spart wertvolle Zeit mit einer einheitlichen Softwarelösung. Statt sich in verschiedene Programme einzuarbeiten und ständig zwischen Anwendungen zu wechseln, ermöglicht ein ERP-System einen nahtlosen Zugriff auf alle relevanten Funktionen. Das verbessert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch Fehlerquellen und erleichtert den Arbeitsalltag erheblich. Auch mit Blick auf die Zukunft lohnt es sich, direkt in eine Lösung zu investieren, die mit dem Unternehmenswachstum mithalten kann.

TOPIX – eine Lösung für alle Aufgaben

Aufgrund der vielen Vorteile sollten moderne ERP-Systeme als Komplettlösungen konzipiert sein und auch Finanzprozesse abbilden. Die All-in-one-Plattform TOPIX geht hier mit der Zeit und bietet neben umfassenden Funktionen für ERP, CRM, HR und DMS auch integrierte Features für das gesamte Finanzwesen. Dies beinhaltet die Finanzbuchhaltung, den Zahlungsverkehr und das Banking, das Mahnwesen, die Anlagenbuchhaltung sowie die Kostenrechnung. Dabei haben Kunden grundsätzlich die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten: Entweder sie übermitteln im Rahmen einer vorbereitenden Buchhaltung die in TOPIX erfassten Ein- und Ausgangsrechnungen über die zertifizierte DATEV-Schnittstelle an ihren Steuerberater. Oder sie bilden mit TOPIX die komplette Buchhaltung selbst ab und behalten somit den permanenten Zugriff auf alle Details und die entsprechenden Auswertungen.

Fazit

Mit einer ERP-Komplettlösung wie TOPIX sind Sie in jedem Fall gut beraten. Sie profitieren von der ganzheitlichen Verwaltung und Steuerung aller betrieblichen Workflows – inklusive Finanzwesen. Dies spart nicht nur Kosten, sondern trägt insbesondere auch der zunehmenden Bedeutung durchgängig digitalisierter und automatisierter Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen Rechnung.