Im dritten Teil unserer Serie zum Begriff ERP werfen wir ein Auge auf die technische Implementierung eines neuen Systems. Dies ist für viele ein neuralgischer Punkt, da er mit Geburtswehen und Veränderungen einhergeht. Doch wenn Sie es mit Profis zu tun haben (wie zum Beispiel jenen von TOPIX), machen die Hebammen des Anbieters (um im Bild zu bleiben) die Schwangerschaft und die ersten Schritte zu einem Vergnügen.
Nahezu jeder zeitgemäß operierende Betrieb benötigt Software, um das Geschäft aufrechterhalten zu können. Die Zusammenhänge und Anforderungen werden immer komplexer, und um mit den Entwicklungen Schritt halten zu können, müssen Betriebe ein eigenes Netzwerk mit allen Firmendaten aufbauen, das dann wiederum viele Möglichkeiten der Entwicklung zulässt. Nichts anderes macht ein ERP-System möglich.
Bevor wir zu der technischen Umsetzung kommen, wollen wir nur einmal exemplarisch auf die Anfälligkeit alter Systeme und Ordnungen hinweisen. Die meisten werden die Probleme kennen, die herkömmliche und in die Jahre gekommene Systeme und Programme verursachen. Nehmen wir nur das allseits beliebte und auch weiterhin für einzelne Arbeitsschritte passable Programm Excel von Microsoft. Je mehr Informationen Sie in einer Excel-Tabelle sammeln, desto unübersichtlicher wird das Ergebnis. Zudem ist das Programm im Kern nicht darauf ausgelegt, dass viele Mitarbeiter darauf zugreifen und an ein- und derselben Vorlage optimal arbeiten. Manch Fehler lässt sich nicht rückgängig machen, hin und wieder verschwinden also Inhalte unwiderruflich, das Verteilen und Verbreiten der Dokumente ist oft umständlich und mit wachsendem Input wird Excel immer langsamer. Ähnlich wird es Ihnen mit anderen Microsoft-Anwendungen gehen und auch die aufgeräumter und moderner konzipierten Äquivalente von Apple – Numbers, Pages, Keynote – können nicht als Grundlage und Sammelbecken für Firmeninformationen und deren Verarbeitung dienen. Nicht dass wir uns falsch verstehen: Sie können all diese Programme auch nach einer Implementierung eines ERP-Systems nutzen, doch sollten sie in besagtes firmenübergreifendes System integriert sein, damit Ihre Firma in der modernen Geschäftswelt überleben und mithalten kann. Das Übertragen bisher gesammelter Inhalte aus den genannten (und anderen) Quellen geht übrigens einfacher vonstatten als Sie womöglich annehmen. Sprechen Sie uns mal drauf an.
Vor der Einführung
- Damit die technische Einführung und Implementierung eines ERP-Systems gelingt, sollten Sie einige vorbereitende Schritte unternehmen, unabhängig davon, welche Technik Sie derzeit verwenden und auf welche Art von System Sie wechseln.
- Erstellen Sie eine Liste mit Anforderungen, die Ihr künftiges ERP-System beinhalten sollte. Lassen Sie sich damit Zeit, damit Sie wirklich alles erfassen und später nicht häufig nachbessern müssen.
- In einer weiteren Liste sollten Sie die verschiedenen Abteilungen, gegebenenfalls sogar einzelne Mitarbeiter oder Abteilungsleiter benennen, die mit dem ERP-System arbeiten werden, und deren Aufgaben festhalten.
- Benennen Sie im Zweifel einzelne Bereiche, die am wahrscheinlichsten und am schnellsten wachsen werden, damit sowohl der Anbieter Ihres künftigen ERP-Systems als auch Sie bestmöglich vorbereitet sind.
- Planen Sie eine Testphase ein, in der die Mitarbeiter intensiv das neue System ausprobieren. In dieser Phase sollten möglichst keine überlebenswichtigen Aufträge oder Abläufe anstehen, sondern eher ein business-as-usual. Ein Transfer der Daten sollte in dieser Zeit natürlich dennoch stattfinden, um die Software unter Realbedingungen zu testen.
- Ebenfalls sollten in einer solchen Phase Schulungen anberaumt werden, vor allem für Führungskräfte und Mitarbeiter mit besonderer Verantwortung. Je schneller die wichtigen Funktionen Ihren Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergehen, desto besser und geschmeidiger wird der Arbeitsalltag mit dem ERP-System.
Die zwei Softwaremodelle
Kunden von ERP-Systemen können zwischen zwei Software-Varianten wählen. Entweder sie entscheiden sich für eine sogenannte On-Premise-Software oder eine SaaS-Lösung. Bei On-Premise handelt es sich um ein Programm, das auf lokalen Computern, also in der Firma, für die es bereitgestellt und entwickelt wurde, installiert wird. In den meisten Fällen wird diese Variante gewählt, wenn die Anforderungen komplexer und spezieller sind. Bedenken Sie, dass Sie bei dieser Variante Rechner benötigen, die leistungsstark sind. Alternativ können Sie natürlich Server in einem Rechenzentrum anmieten. Die Software kaufen Sie bei diesem Modell einmalig, die Datensicherheit obliegt Ihrem Standard und auch bei Problemen, Reparaturen und Ausfällen sind Sie in der Regel in der Verantwortung. Haben Sie bereits eigenes IT-Personal, kann ein On-Premise-System die richtige Wahl sein.
SaaS steht für "Software as a Service" und übersetzt sich in eine Online- beziehungsweise Cloud-Lösung. Natürlich sind auch Zwitter beider Modelle denkbar, also hybride ERP-Programme, bei denen ein Teil des Systems in der Firma betrieben wird und andere in der Cloud zur Verfügung stehen. Voraussetzung für diese Variante sind eine stabile Internet-Verbindung und ein funktionierender Web-Browser. Angenehm an einem Cloud-ERP ist sicher, dass Sie sich um Dinge wie Reparaturen, Updates und Wartungen nicht kümmern müssen. Auch benötigen Sie kein eigenes IT-Personal. Immer wichtiger für die Zukunft wird der Zugriff von unterwegs, der bei der Cloud-ERP uneingeschränkt per Tablet oder Smartphone möglich ist. Diese Variante ist meist auch preislich günstiger.
Die Systemoberfläche
Im Wesentlichen gibt es bei der Systemoberfläche eines ERP-Systems zwei Möglichkeiten: Entweder Sie setzen auf eine eigene Benutzeroberfläche, die vor allem Mitarbeiter vor Ort unterstützt. Oder Ihre Firma ist bereits so groß, dass Sie bei der ERP-Planung auch an Tochterfirmen, zahlreiche externe Mitarbeiter oder Partner denken müssen. In diesem Fall kann ein webbasierter Ansatz nützlicher sein. Bei dieser auch als ERP II bekannten Version erfolgt die Steuerung und Verwaltung des ERP-Systems über einen Webbrowser.
Der modulare Aufbau
Wie bereits erwähnt, sollte jedes gute ERP-System skalierbar sein, sprich Ihr potenzielles Wachstum berücksichtigen. Im Umkehrschluss muss es jedoch auch in einer kleinen Version funktionieren. Das heißt, Sie bezahlen dem Anbieter nur die Größenordnung des ERP-Systems, die Sie auch benötigen. Erst sobald eine Ausweitung der Module erforderlich ist oder Sie diese nach Bedarf kombinieren möchten, sollten Sie auch für diese zur Kasse gebeten werden. Denn was nützt Ihnen die schönste Aussicht auf die Nutzung einer vielschichtigen Software, wenn Sie nur 53 Prozent davon tatsächlich benötigen?
Die Kompatibilität
Auch wenn es für Sie nicht unbedingt von Interesse ist, was im Hintergrund bei Ihrem ERP-Anbieter vonstatten geht, kann es doch im Alltag entscheidend sein. Auf welche Datenbanken und welche Programmiersprachen Ihr Anbieter beispielsweise setzt, kann eine Rolle spielen, wenn es bei Ihrem ERP-System eines Tages auf die Kompatibilität zu einem anderen System von einem oder mehreren Partnern ankommt. Auch kann es nicht schaden, frühzeitig zu hinterfragen, ob Ihr Anbieter technisch betrachtet auf modernen und zukunftsgerichteten Beinen steht. Damit Sie konkret wissen, wie groß oder klein der technische Aufwand bei einem Wechsel zu TOPIX ist, können Sie von uns gerne eine erste Analyse erhalten.
