Warenwirtschaftssystem und ERP: Was ist der Unterschied?

• worin sich ERP- und Warenwirtschaftssysteme konkret unterscheiden,
• durch welche Vorteile sich die beiden Ansätze auszeichnen,
• welche Entscheidungsfaktoren für welches System sprechen und
• wie Unternehmen vom erweiterten Funktionsumfang einer ERP-Lösung profitieren.

ERP und WaWi – zwei unterschiedliche Systeme

KMU kommen heute ohne eine betriebswirtschaftliche Software zur Steuerung ihrer Geschäftsprozesse nicht mehr aus. Wer auf der Suche nach einer passenden Software ist, stößt schnell auf die Frage: Brauche ich ein Enterprise Resource Planning (ERP) oder reicht ein kleineres Warenwirtschaftssystem? Die Antwort hängt von den Anforderungen und den Prozessen im Unternehmen ab.

Die beiden Begriffe ERP und Warenwirtschaft sind oft als Synonyme im Gebrauch, sie bezeichnen jedoch zwei verschiedene Systemlandschaften. Um Geld und Ressourcen bei der Softwareauswahl zu sparen, ist wichtig die Unterschiede zu kennen. Kurz gesagt: Warenwirtschaftssysteme sind auf die Steuerung der Waren- und Materialflüsse ausgelegt. ERP-Systeme beinhalten mehr Funktionen und bilden alle Prozesse im Unternehmen ab.

Das bieten Warenwirtschaftssysteme

Für wen eignet sich ein Warenwirtschaftssystem? Wie der Name sagt, geht es um die Abbildung und Steuerung der Warenbewegungen. Umfasst wird die Wertschöpfungskette – von der Beschaffung der Materialien über die Fertigung der Produkte und deren Lagerung bis hin zur Auslieferung an die Kunden. WaWi-Systeme kommen überwiegend in Handelsunternehmen zum Einsatz. Dort steuern die Systeme den Workflow rund um die Warenbestellung, die Lagerung und den Weiterverkauf der Artikel an den Kunden.

Die vorrangige Aufgabe eines Warenwirtschaftssystems ist für einen transparenten und effizienten Ablauf zu sorgen. Das bedeutet, Kunden mit Produkten in hoher Qualität mit geringen Kosten in der gewünschten Anzahl und zur richtigen Zeit zu versorgen.

Das bieten ERP-Systeme

Der Fokus eines ERP-Systems geht darüber deutlich hinaus, was sich in einem stark erweiterten Funktionsumfang widerspiegelt. So werden mit einem ERP alle Ressourcen eines Unternehmens sowie die betrieblichen Abläufe geplant und gesteuert. Anders als die WaWi-Software, welches ausschließlich den Materialfluss abbildet, betrachtet ein ERP die Geschäftsprozesse in einem ganzheitlichen Kontext. Neben dem Warenmanagement werden alle anderen Betriebsabläufe umfasst: die Finanzen wie die Kostenrechnung, die Finanzbuchhaltung und das Controlling, das Management von Kunden und Lieferanten, das Personalwesen, die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) sowie die Abläufe in Vertrieb und Marketing.

In diesem Ansatz werden betriebswirtschaftliche und produktionsrelevante Prozesse und Anwendungen in einer Systemumgebung integriert. Die ERP-Software fungiert dabei als Datendrehscheibe, die alle Informationen auf einer zentralen Plattform zusammenführt. Nutzer können somit jederzeit auf eine einheitliche Datenbasis zurückgreifen. Zudem lassen sich Drittsysteme über Schnittstellen nahtlos an die ERP-Lösung anbinden, sodass sich der Funktionsumfang beliebig erweitern lässt. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der flexiblen Anpassung an kundenspezifische Anforderungen (Customizing).

WaWi oder ERP? Was passt für mich?

Unternehmen im klassischen Einzelhandel oder Großhandel kommen meist mit dem Funktionsumfang einer WaWi aus. Ein ERP-System kann Features beinhalten, die Retailer bezahlen, aber am Ende nicht brauchen. Anders verhält es sich mit Einzelhandelskonzernen, die landesweit oder international operieren. Sie sind durch komplexe Prozesse rund um Einkauf, Personal, Finanzen, Vertrieb und Marketing gekennzeichnet, sodass sie von einem leistungsfähigen ERP-System profitieren.

Der reine Verkauf von Produkten reicht jedoch heutzutage meist nicht mehr aus, um am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Viele Unternehmen erweitern ihr Angebot mit Services wie beispielsweise Reparaturen, Support oder Workshops. Die entsprechenden Abläufe wie Ticket- und Serviceverwaltung oder Projektkalkulation lassen sich wiederum in ERP-Systemen darstellen. Grundsätzlich lässt sich sagen, sind Produktions- oder Handelsunternehmen jeglicher Größe mit einer ERP-Software gut beraten. Sie können in besonderer Weise von den integrierenden Funktionen und einer abteilungsübergreifenden Datenbasis profitieren.

Tabelle: Funktionen eines Warenwirtschaftssystems im Vergleich zu einem ERP-System.

Der Ansatz einer All-in-one-Software

Eine optimale Lösung für verschiedenste Anforderungsprofile bietet TOPIX mit seiner All-in-one-ERP-Software: Diese stellt branchenübergreifend eine umfassende Funktionsvielfalt für kleine und mittlere Unternehmen aus Handel und Dienstleistung bereit. Darin sind alle Features für das Management der Warenwirtschaft integriert. Das System lässt sich flexibel und mit wenig Aufwand an die individuellen Anforderungen und Prozesse der Anwender anpassen. Zudem bietet die Software alle erforderlichen Schnittstellen, um Drittsysteme nahtlos anzubinden und deren Funktionsumfang innerhalb der einheitlichen ERP-Umgebung zu nutzen. Anders als ein reines WWS unterstützt TOPIX ganzheitlich sämtliche Geschäftsprozesse und sorgt für einen zentralen Datenpool, von dem alle berechtigten Nutzer profitieren. Dabei ist das System in der Lage, flexibel zu skalieren und mit sich ändernden Aufgaben und Anforderungen mitzuwachsen, sodass es die Expansion von Unternehmen in vollem Umfang mitträgt.

Fazit

In einem sind sich wohl alle KMU einig: Eine betriebswirtschaftliche IT-Lösung zur Abbildung und Steuerung der Geschäftsprozesse ist gerade in Zeiten einer galoppierenden Digitalisierung absolute Pflicht. Ob ein Warenwirtschaftssystem ausreicht oder doch die Anschaffung einer ERP-Software lohnend ist, sollte nach Abwägung der speziellen Anforderungen entschieden werden. Unsere Experten beraten Sie gerne individuell zu Ihrer Softwarewahl.