Versand- und Logistikprozesse: Wie unterstützen ERP-Systeme?

Effiziente Logistik- und Versandprozesse spielen eine entscheidende Rolle, um reibungslose Lieferketten zu gewährleisten. Für Unternehmen ist es hierbei hilfreich, entsprechende Workflows durchgängig zu vernetzen und zu digitalisieren. Sprich – ihr ERP-System nahtlos an die logistische Wertschöpfungskette anzubinden. Lesen Sie in diesem Beitrag,

• welche Herausforderungen effiziente Logistik- und Versandprozesse mit sich bringen,
• warum die umfassende Digitalisierung der Workflows wichtig ist,
• wie sich Büro und Lager nahtlos miteinander verbinden lassen,
• von welchen Vorteilen Unternehmen dadurch profitieren und
• wie TOPIX mit einer neuen Schnittstelle die Prozesse vereinfacht und durchgängig gestaltet.

Effiziente Logistik- und Versandprozesse für reibungslose Lieferketten

Reibungslose und durchgängige Lieferketten haben eine zentrale Bedeutung für die Wirtschaft. So müssen Unternehmen schnell mit Material und Rohstoffen beliefert werden, um eine hohe Produktivität sicherzustellen. Auf der anderen Seite sollten Firmen in der Lage sein, gefertigte Produkte ebenso zielgerichtet in die Märkte zu verteilen. Davon profitieren die Verbraucher in hohem Maß, was das Konsumklima verbessert und die Konjunktur ankurbelt. Hierfür spielen effiziente Logistik- und Versandprozesse eine entscheidende Rolle. Unternehmen können dadurch nicht nur einen wertvollen volkswirtschaftlichen Beitrag leisten, sondern auch die eigene Wertschöpfung und damit den Geschäftserfolg maßgeblich erhöhen.

Komplexe Logistiklösung für KMU kaum finanzierbar

Die Workflows rund um Logistik und Versand stellen Unternehmen häufig vor große Herausforderungen: So verursacht die Zusammenarbeit mit Paketdiensten und Speditionen oft einen erheblichen Aufwand, was zu Reibungsverlusten führt. Um hier die Prozesse wirkungsvoller zu gestalten, setzen große Unternehmen und Konzerne mittlerweile komplexe Logistiklösungen ein. Diese basieren in vielen Fällen auf künstlicher Intelligenz (KI) und gehen Hand in Hand mit einem hohen Automatisierungsgrad. Solche Supply-Chain-Managementsysteme beziehen die gesamte Lieferkette mit ein und bieten einen umfassenden Funktionsumfang. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit geringen Budgets können die Investition in derartige Lösungen meist nicht stemmen.

Optimierte Versandabwicklung unterstützt Wettbewerbsfähigkeit

Allerdings gilt: Ohne durchgängige und leistungsfähige End-to-End-Systeme haben KMU häufig mit gravierenden Fehlern und Störungen innerhalb der Logistik- und Versandprozesse zu kämpfen. Dazu zählen beispielsweise fehlerhafte Kommissionierungen sowie falsche oder verzögerte Lieferungen von Waren. Kunden werden jedoch immer anspruchsvoller, sodass die Akzeptanz gegenüber Lieferproblemen oder langen Wartezeiten tendenziell abnimmt. In diesen Fällen wandert die Klientel schnell zur Konkurrenz ab, was Umsatzeinbuße zur Folge haben kann. Um die Wettbewerbsfähigkeit und die Marktposition dennoch zu sichern, sind KMU auf eine optimale digitale Versandabwicklung angewiesen. Nur so lassen sich die Abläufe beschleunigen und Kosten senken. Allerdings ist es ratsam, die Versandprozesse ganzheitlich und im Zusammenhang mit anderen Unternehmensbereichen zu betrachten. Denn in der Regel sind Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen, wie beispielsweise aus der Auftragsabwicklung, in entsprechende Workflows involviert.

Lagerprozesse durchgängig digitalisieren

Welche Voraussetzungen müssen nun gegeben sein, um ein effizientes Versandwesen zu implementieren? Eine wichtige Grundlage hierfür bilden durchdachte Prozesse in der Intralogistik. Denn im Lager finden zentrale Vorgänge der Versandabwicklung statt wie etwa Kommissionierung, Verpackung und die Vorbereitung der Waren für den Transport. Daran sind selbst in kleineren Unternehmen meist mehrere Mitarbeiter beteiligt, deren Aktivitäten koordiniert werden müssen. Um hier die Effizienz zu erhöhen und den Durchlauf zu beschleunigen, ist die durchgängige Digitalisierung der Lagerprozesse sinnvoll. Hierbei unterstützen moderne Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) mit Anbindung an das Intralogistik-Management. Auf solche Softwarelösungen kann das Personal in digitalisierten Warenlagern über mobile Geräte wie Handhelds, Tablets oder Smartphones flexibel zugreifen.

Büro und Lager nahtlos miteinander verbinden

Auf diese Weise lassen sich die Verwaltungsprozesse in Büro und Lager nahtlos miteinander verbinden. So kann im ERP-System die gesamte betriebliche Wertschöpfungskette vom Vertrieb und Verkauf über die Auftragsbearbeitung bis hin zu Versand und Abrechnung komplett abgebildet werden. Dabei greifen die einzelnen Glieder der Prozesskette ineinander, was einen durchgängigen Informationsfluss und damit eine reibungslose Kommunikation mit dem Kunden ermöglicht. Beispielsweise lässt sich in einem produzierenden Unternehmen der aktuelle Status im Auftragsdurchlauf jederzeit nachverfolgen: Daten über den Fertigungsfortschritt eines bestimmten Produkts, den tatsächlichen Bestand im Lager inklusive genauer Stückzahl, den Versandstatus sowie den voraussichtlichen Lieferzeitpunkt können aus dem ERP-System exakt extrahiert und dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt werden.

Vorteile der digitalen Versandabwicklung

Diese Verbindung von Warenwirtschafts- und Lagerprozessen ebnet den Weg für die digitale Versandabwicklung: So lässt sich mithilfe von ERP- und Intralogistiksoftware verlässlich sicherstellen, dass die richtigen Artikel und Mengen im Lager kommissioniert und verpackt werden. Zudem ist es möglich, die Chargen- und Seriennummern für eine lückenlose Nachverfolgung korrekt zu registrieren. Dank der durchgängigen Systemlandschaft werden wichtige Daten wie Maße, Gewicht und Anzahl der Versandeinheiten automatisch übernommen und digital an den Spediteur transferiert. Die vom Versanddienstleister übermittelten Transaktionsdaten pflegt das System ebenfalls automatisch ein, was Medienbrüche und Fehler aufgrund manueller Erfassung ausschließt.

Kommunikation mit Kunden optimieren

Darüber hinaus lassen sich Aufkleber und Versandpapiere automatisch ausdrucken, wodurch Mitarbeiter enorm Zeit einsparen. Dabei fungiert das ERP-System als konsistente und einheitliche Datenquelle. Dies stellt sicher, dass sämtliche Versanddaten allen Anwendern in Büro und Lager jederzeit und in aktueller Form zur Verfügung stehen. Und nicht zuletzt lassen sich die Kunden per automatisierter E-Mail zeitnah über den Versand der Ware und über die Möglichkeit der Sendungsverfolgung informieren. So trägt die digitale Versandabwicklung im Ergebnis dazu bei, die Effizienz zu erhöhen, Kosten zu senken und die Kommunikation mit den Kunden zu verbessern.

Vorteile von Multicarrier-Lösungen

Auch TOPIX-Kunden profitieren in hohem Maß von diesen Vorteilen: ERP-seitig bietet die All-in-One-Businesslösungschon seit langem alle Funktionen, um durchgängige Workflows in der Warenwirtschaft zu gewährleisten. Nun stellt die Software auch eine integrierte Schnittstelle zur Versandlogistiklösung ShipXpert bereit. Anwender können dadurch Waren über die wichtigsten Logistikdienstleister wie DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Amazon, Österreichische Post, Swiss Post, Expressdienste und viele Weitere einfach und direkt aus TOPIX heraus versenden. Dies trägt dazu bei, die Versand- und Lieferzeit entscheidend zu verkürzen und damit Kosten einzusparen. Zudem lässt sich durch die zentrale Bereitstellung der Versanddaten die Compliance-Sicherheit der Logistikprozesse erhöhen und die Kundenkommunikation verbessern.

Fazit

Die digitale Versandabwicklung ist in Unternehmen heute wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Lieferkette. Um eine maximale Effizienz und Durchgängigkeit zu gewährleisten, müssen die Logistikprozesse nahtlos mit der Warenwirtschaft gekoppelt und ganzheitlich im ERP-System abgebildet werden. Mit der neuen Schnittstelle zu ShipXpert ist TOPIX diesbezüglich bestens aufgestellt und kann seinen Kunden alle Vorteile vernetzter Versand-Workflows bieten.