Was ist eine A1-Bescheinigung?

Wollen Sie einem Bürger Englands die Vorteile der EU vermitteln und den Brexit als die unattraktivere Variante darstellen, bietet sich die sogenannte A1-Bescheinigung trefflich an. Denn auch wenn sie oberflächlich betrachtet nach einem grässlichen administrativen Vorgang klingt, hat sie einen vereinfachenden Zweck. Sie vermeidet international Bürokratie und erleichtert es Millionen von Erwerbstätigen, temporär im Ausland tätig zu sein. Widmen wir uns also den Einzelheiten, erklären Ihnen, was wann wie und wo zu tun ist und wie wir von TOPIX Ihnen dabei helfen können.

Worum geht es genau?

Der Liedermacher Reinhard Mey hat seit den späten 70er-Jahren ein Lied in seinem Repertoire, das bei Konzerten stets für besondere Erheiterung sorgt. Der Song handelt von einem sogenannten „Antrag auf Erteilung eines Antragformulars“, von dem es im Refrain weiter heißt, das Amt fordere es von dem Sänger ein „zur Bestätigung der Nichtigkeit des Durchschriftexemplars, dessen Gültigkeitsvermerk von der Bezugsbehörde stammt, zum Behuf der Vorlage beim zuständigen Erteilungsamt.“ Sollte Ihnen das vage bekannt vorkommen, so stehen Sie damit in Deutschland bestimmt nicht allein. Doch damit können wir auch gleich zur guten Nachricht dieses Beitrags kommen: So kompliziert wie in Meys Lied verhält es sich mit der A1-Bescheinigung nicht. Im Gegenteil, eine Anfang des Jahres geänderte Bestimmung soll Arbeitgebern, die Arbeitnehmer beschäftigen, die sie zur Ausführung ihrer Tätigkeit ins Ausland entsenden, die dazugehörige Bürokratie einfacher machen.

Nehmen wir an, Sie unterhalten einen Handwerksbetrieb in der Nähe eines unserer Nachbarländer, und Ihre Kundschaft setzt sich nicht nur aus Deutschen, sondern auch aus Österreichern, Schweizern oder Italienern zusammen. Oder vielleicht bieten Sie ein Produkt an, das international Anklang findet, dessen Implementierung oder Wartung Ihre Mitarbeiter jedoch regelmäßig ins Ausland führt. Ihre Monteure müssen des Öfteren nach Schweden, oder ein Akquiseteam nach Holland, Ihre Fernfahrer in alle möglichen Länder? Sie verfügen über einen Außendienst, der andauernd im DACH-Gebiet Ihre Kunden ansteuert? Genau für solche Szenarien ist die Bescheinigung A1 gedacht, weswegen sie auch Entsendebescheinigung genannt wird. Ganz korrekt lautet ihr Name „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1)“, womit wir fast wieder bei Reinhard Mey wären.

Die A1-Bescheinigung wird Ihnen ausgestellt, wenn Sie Arbeitnehmer in einen Mitgliedsstaat der EU, in einen Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder in die Schweiz entsenden. Sie ist jedoch auch bei Geschäftsreisen erforderlich, also auch für Selbstständige und zwar egal, wie lange die betroffene Person im Ausland tätig ist. Bei dieser Entsendebescheinigung geht es darum, ob für die vorübergehend im Ausland tätigen Personen weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten. Sie existiert, um zu vermeiden, dass Sie bei dem kurzfristigen Arbeitsaufenthalt Ihres Angestellten (oder Ihres eigenen) im Ausland die fälligen Beiträge des jeweiligen Landes entrichten müssen, oder noch schlimmer, Sozialabgaben doppelt entrichten. Beides soll mit der A1-Bescheinigung vermieden werden!

Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/infografik/18391/anteil-der-verspaeteten-und-ausgefallenen-fluege/)

Die Hintergründe

Auch wenn es manchmal schwer zu verstehen ist oder wir (wie in Meys Liederszenario) einen sich verselbstständigten Bürokratie-Prozess, eine durch unnötig lautes Rufen verursachte Administrationslawine vermuten, machen manche Vorschriften doch Sinn. So soll die seit 2010 existierende A1-Bescheinigung nicht nur arbeitsrechtliche Sicherheiten für zeitlich begrenzte Auslandseinsätze bringen, die Vorschrift dient auch der Bekämpfung von Schwarzarbeit und Lohndumping. Denn während eigentlich für alle Personen die Rechtsvorschriften jenes Mitgliedsstaates gelten, in dem sie arbeiten, ist dies außer Kraft gesetzt, wenn eine A1-Bescheinigung vorliegt. Diese greift, wenn der Auslandseinsatz nur vorübergehend stattfindet. Für den Arbeitnehmer oder anders Erwerbstätigen gilt dann weiter das Recht des Wohn- beziehungsweise Entsendestaates; der- oder diejenige unterliegt somit weiter dem deutschen Recht. Gleiches gilt für den Fall, dass besagte Person gleich in mehreren Mitgliedsstaaten arbeitet. Und ob man es glaubt oder nicht: Diese bürokratische Volte vermeidet sogar weiteren Papier(oder Digital-)kram, da ein Wechsel zwischen unterschiedlichen Sozialversicherungssystemen dadurch vermieden wird, ebenso wie eine gleichzeitige Beitragszahlung in verschiedenen Mitgliedsstaaten.

Damit diese Vorschrift ihre Wirksamkeit entfalten kann, wurden die Kontrollen jüngst intensiviert. Sie müssen also künftig damit rechnen, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter vor allem in Frankreich und Österreich zur Vorlage der A1-Bescheinigung aufgefordert werden. Müssen Sie einen Mitarbeiter kurzfristig oder auch kurzzeitig ins Ausland senden, zum Beispiel auf eine Geschäftsreise, die nicht länger als sieben Tage andauert, können Sie die A1-Bescheinigung aber auch nachreichen.

Wer beantragt wo?

Bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern beantragt der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters, bei privat versicherten Mitarbeitern, die kein Mitglied in einem Versorgungswerk sind, erfolgt der Antrag wiederum bei der Deutschen Rentenversicherung. Für von der Rentenversicherung befreite Mitarbeiter, die nicht gesetzlich versichert sind, muss sich der Arbeitgeber an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen wenden. Es gibt übrigens auch eine A1-Bescheinigung für all jene, die sogenannte Multi-State-Worker sind, die also regelmäßig in zwei oder mehr Mitgliedstaaten arbeiten. Regelmäßig heißt in diesem Fall mindestens einen Tag pro Monat oder fünf Tage in einem Quartal. Für diese Personen gibt es Dauer-A1-Bescheinigungen, die Sie bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) beantragen können.

Wie erfolgt der Antrag der A1-Bescheinigung?

Hier wird es spannend. Seit dem 1. Juli 2019 ist das elektronische Antragsverfahren für alle Arbeitnehmer/innen ohne Ausnahmen verpflichtend! Papieranträge werden somit nicht mehr entgegengenommen. Lediglich Selbstständige dürfen weiterhin den Antrag in Papierform stellen. Das elektronische Verfahren können Sie über www.sv.net ansteuern, ein elektronisches Programm, mit dem Arbeitgeber Meldungen und Beitragsnachweise für ihre Arbeitnehmer abgeben können, sozusagen die Sozialversicherung im Internet. Per Mail darf ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung unter anderem aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht gesendet werden.

Natürlich gibt es auch verschiedene systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme, mittels derer Sie den elektronischen Antrag ausfüllen und einreichen können und die Sie in Ihrem Betrieb implementieren können. Doch spätestens an diesem Punkt sehen wir schon einige die Hände über dem Kopf zusammenschlagen: Noch eine Software! Kaufen, installieren, Mitarbeiter schulen und auf ein neues Programm einstellen, nur für diesen Zweck!? Um Himmels Willen!

Keine Angst, es geht auch einfacher. Mit der Lohnbuchhaltung von TOPIX können Sie A1-Bescheinigungen schnell und unkompliziert erstellen. Noch ein Grund mehr also, sich für TOPIX als generelle ERP-Lösung zu entscheiden und ein Fingerzeig, dass wir auf genau solche Details, Bestimmungen und gesetzliche Veränderungen zeitnah reagieren und Ihnen als Service gleich eine probate Lösung anbieten. Im Ergebnis müssen Sie sich nicht mit den mühseligen Details solcher Neuerungen beschäftigen und schon gar nicht mit den bürokratischen und technischen Einzelheiten.

Was droht bei Missachtung?

Womöglich werden Sie jetzt denken: „Ach, das eine Mal, das mein Mitarbeiter in Barcelona diese Messe besucht, oder: die zwei Konferenzen in Brüssel und Neapel, auf denen ich Vorträge halte, werden den Braten schon nicht fett machen. Ich habe schon genug um die Ohren.“ Das mag stimmen, doch müssen Sie damit rechnen, dass Ihnen unter Umständen der Zutritt zu der Konferenz oder Ihrem Angestellten der Einlass zur Messe verweigert wird, wenn Sie die A1-Bescheinigung nicht vorzeigen können. Schlimmer noch, es kann sogar sein, dass Sie anschließend ein Bußgeld zahlen oder die Beiträge zur Sozialversicherung doppelt entrichten müssen. In Österreich kann das Bußgeld schon mal bis zu 10.000 Euro betragen, und zwar für den Mitarbeiter und das Unternehmen, für den er oder sie tätig ist!

Länderliste

Für folgende Länder werden in Deutschland A1-Bescheinigungen ausgestellt:

• Belgien
• Bulgarien
• Dänemark
• Estland
• Finnland
• Frankreich
• Griechenland
• Irland
• Island
• Italien
• Kroatien
• Lettland
• Liechtenstein
• Litauen
• Luxemburg
• Malta
• Niederlande
• Norwegen
• Österreich
• Polen
• Portugal
• Rumänien
• Schweden
• Schweiz
• Slowakei
• Slowenien
• Spanien
• Tschechien
• Ungarn
• Vereinigtes Königreich
• Zypern

Nach dem Studium dieser Liste werden Sie vielleicht fragen: Aber was ist mit Land XY, in das ich meine Mitarbeiter entsende, es gehört weder zu der EU, noch handelt es sich um Island, Norwegen, Liechtenstein oder die Schweiz. Für diesen Fall hat Deutschland bilaterale Sozialversicherungsabkommen, die andere Formulare nötig machen. Des Weiteren gibt es Länder, die zu dem sogenannten „vertragslosen Ausland“ gehören, Staaten wie Indonesien oder Mexiko, für die es derzeit keine Entsendebescheinigungen gibt.

Wenn Sie aber Mitarbeiter nach England schicken müssen, weiß derzeit nur der Wind, was Sie in Zukunft in dieser Angelegenheit unternehmen müssen... Die Antwort finden Sie nicht mal in Reinhard Meys Lied „Über den Wolken“.