Was ist eine nutzenzentrierte Wertanalyse?

Vielfach treffen bei der Suche nach einer neuen Business-Software (wie einem ERP- oder CRM-System) eine große Zahl von Anforderungen des Kunden auf eine noch größere Zahl von Funktionen auf Seiten des Anbieters. Dabei bleibt aufgrund der Komplexität oft der mögliche Nutzen für den Kunden auf der Strecke. Anforderungen werden nicht hinterfragt, bei Funktionen der Vorteil nicht geprüft. Der wirkliche Wert bleibt für den Kunden somit verborgen.

Nun sind wir in der glücklichen Lage, dass 84% unserer Kunden mehr als zufrieden mit TOPIX sind... aber es stellt sich berechtigterweise die Frage: „Wäre es nicht schön, bereits vor dem Kauf einer Software zu wissen, dass man sich für die richtige Software entschieden hat und wie hoch der zu erwartende Nutzen ist?“ In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere betriebswirtschaftliche Methode der nutzenzentrierten Wertanalyse vor, die genau das leisten kann.

Wie ist die Ausgangslage?

Aus unserer Erfahrung heraus stellen wir immer wieder fest, dass der Kunde in der Regel wenig bis keine Erfahrung im Auswahlprozess einer Business Software hat, da er entweder noch keine solche Software nutzt oder die Beschaffung des letzten Systems mehrere Jahre zurückliegt. Hinzu kommt, dass meist Unklarheit über die wirklich benötigten Funktionen herrscht. Diese Unklarheit, gepaart mit einer geringen Vorbereitungszeit für das Projekt, wird meist versucht durch den Vergleich zwischen einer Vielzahl von Anbietern und einem überdimensionierten Lastenheft auszugleichen. Am Ende dieses Prozesses besteht für den Kunden jedoch immer noch die Angst vor einer falschen Investition. Die Entscheidung fällt dann meist aufgrund der Oberfläche bzw. Optik einer Software und des Preises.

Aber auch die meisten Anbieter tragen in dieser Situation nicht zu einer Lösung dieses Problems bei. Sie sind ausschließlich Experte in Ihrer eigenen Lösung und benutzen eine spezifische Fachsprache, die der Kunde nicht versteht. Der Anbieter präsentiert seine Software und die Vorteile seines Systems, die aber vielleicht gar nicht relevant für den einzelnen Kunden und seine Anforderungen sind. Am Ende des Tages steht für die meisten Softwareanbieter der Verkauf und nicht die bestmögliche Lösung für den Kunden im Vordergrund.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass bei der Beschaffung einer Business Software hoch komplexe Projekte auf unklare Formulierung der Anforderung und Lösungen mit einer hohen Funktionstiefe auf eine unklare Definition der benötigten Funktionen treffen. Ein Zustand den wir nicht länger hinnehmen wollten.

Was unterscheidet TOPIX von anderen?

TOPIX stellt seinen Kunden die Frage, was Ihnen wirklich wichtig bei der Software-Auswahl ist. Dabei stellen wir den Kunden in den Fokus und nehmen uns zurück. Wir machen klar, dass Software nicht nur Ressourcen kostet, sondern auch wieder Geld und Zeit einbringt. Wir wollen unsere Kunden in ihrem Geschäftsmodell verstehen, um festzustellen, ob wir zu dem Kunden und umgekehrt auch der Kunde zu uns passt. Gerade letzterer Aspekt wird von den meisten Anbietern außer Acht gelassen, ist jedoch für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit enorm wichtig.

Jetzt denken Sie sicher „Das kann ja jeder behaupten!“. Daher stellen wir Ihnen in dem nächsten Abschnitt die betriebswirtschaftliche Methode vor, mit der wir diese ganzen Behauptungen in die Tat umsetzen.

Wie sieht so eine Wertanalyse aus?

• Am Anfang einer Wertanalyse steht immer ein Workshop mit dem Kunden, um seine Anforderungen genau zu definieren sowie seine aktuellen Prozesse und „besonderen Schmerzen“ zu verstehen.
• Im nächsten Schritt untersuchen wir den generellen Nutzen einer Business Software für das gesamte Unternehmen und halten das Delta zwischen Ist- und Soll-Zustand in einer Auswertung fest. Damit machen wir die Vorteile real mess- und greifbar und zeigen dem Kunden auf, welche Potenziale vorliegen.
• Als nächstes folgt eine Priorisierung der Ergebnisse und eine Betrachtung der Zukunft. Dadurch können wir nicht nur die Frage beantworten, was passiert, wenn der Kunde eine (neue) Business Software einsetzt, sondern auch auf welche Möglichkeiten der Kunde verzichtet, sollte er sich gegen die Einführung eines Systems entscheiden.
• Erst nach diesen Schritten entscheiden wir gemeinsam und auf Augenhöhe mit dem Kunden, ob weitere Schritte sinnvoll sind. Lautet die Antwort ja, präsentieren wir anschließend TOPIX – gezielt auf Basis der gemeinsam ermittelten Anforderungen und Werte.

Welche Vorteile entstehen für Kunde und Anbieter?

Die Beschreibung des Ablaufs hat gezeigt, dass eine ausführliche Wertanalyse einen gewissen Aufwand mit sich bringt. Wir gehen jedoch mit diesem Aufwand gerne in Vorleistung, da sich somit langfristig auf beiden Seiten Kosten und Kapazitäten sparen lassen. Zur Verdeutlichung: Wir haben in der Vergangenheit mehrfach neue Projekte abgelehnt, obwohl diese Kunden unbedingt TOPIX kaufen wollten. In der Wertanalyse hatte sich jedoch für uns herausgestellt, dass wir nicht zu dem Kunden passen und das Projekt dadurch auf lange Sicht gefährdet würde. Als einen weiteren Effekt haben wir festgestellt, dass wir mit dieser Vorgehensweise eine intensive Beziehung, ein hohes gegenseitiges Verständnis und ein enormes Vertrauensverhältnis mit unseren Kunden aufbauen können.

Die am Anfang dieses Beitrags gestellte Frage, ob es nicht schön wäre, bereits vor dem Kauf einer Software zu wissen, dass man sich für die richtige Software entschieden hat und wie hoch der zu erwartende Nutzen ist, lässt sich mit der Wertanalyse eindeutig belegen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in vielen Projekten die Arbeitskapazität, die durch Automatisierung und Optimierung der Prozesse frei wird, einen Wert von mehreren zehntausend Euro pro Jahr aufweist. Auf die Laufzeit einer Software hochgerechnet sind das sogar oft mehrere hunderttausend Euro. Die gewonnene Zeit kann für andere Tätigkeiten, wie beispielsweise der Akquise oder Auftragsbearbeitung, genutzt werden und somit für zusätzlichen Umsatz sorgen. Dagegen sind die Anschaffungs- und laufenden Kosten meist zu vernachlässigen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem kurzen Einblick in die betriebswirtschaftliche Methode der nutzenzentrierten Wertanalyse den Eindruck vermitteln konnten, dass Sie am Ende des Tages mit TOPIX eine ERP- und CRM-Lösung finden, die 100% zu Ihnen passt. Davon sind jedenfalls nicht nur wir, sondern auch viele unserer zufriedenen Kunden überzeugt.