Was ist ERP?

Nachdem wir zuletzt den Begriff CRM beleuchtet haben, widmen wir uns in dieser Beitrags-Reihe dem Enterprise Resource Planning (kurz ERP) und der damit zusammenhängenden Software. Um Ihnen den Respekt vor dem Kürzel und allem, was dahinter steht, zu nehmen, beleuchten wir, worum es sich bei einem ERP-System überhaupt handelt, was dessen Nutzen und was dessen Vorteile sind. Spoiler alert: Dabei wird schnell ersichtlich, wie wichtig eine ERP-Lösung selbst für kleinere Unternehmen ist, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Sowohl in unserem beruflichen wie auch im privaten Alltag treffen wir zunehmend auf Akronyme für moderne (zumeist englische) Losungen, die einigermaßen überflüssig sind. Wenn Sie beispielsweise nicht wissen, dass sich SCNR in Sorry, could not resist übersetzt, wird dies in Ihrem Job und Leben vermutlich eine verschmerzbare Wissenslücke darstellen. Ähnlich dürfte es sich bei MGTOW (Men going their own way) oder dem deutschen Abkürzungswunderwerk SABTA (Sicheres Auftreten bei totaler Ahnungslosigkeit) verhalten. Haben Sie jedoch beruflich mit wirtschaftlichen Zusammenhängen zu tun oder leiten gar selber eine Firma, sollte Ihnen der auf das Kürzel ERP verkleinerte Begriff des Enterprise Resource Planning geläufig sein. Was hochtrabend klingt, bedeutet letztlich nichts anderes als die Aufgabe, die Ressourcen Ihres Unternehmens im Blick zu behalten und mit ihnen geschickt und vorausschauend zu planen. Hierzu gehören unter anderem Ihre vorhandenen finanziellen Mittel, Ihr Personal sowie viele andere zum Einsatz kommende Mittel wie Material oder Technik. All dies sollte möglichst im unternehmerischen Sinne und zur bestmöglichen Steigerung des Wertschöpfungsprozesses in Ihre Überlegungen und Handlungen einfließen und somit die betrieblichen Abläufe optimieren.

Nun werden Sie vermutlich sagen: Ja, ist doch klar, sonst brauche ich ja gar nicht erst anzutreten. Das stimmt, doch ganz so einfach ist das Thema nicht. Denn je größer und komplexer Ihre Firma, Ihr Aufgabenbereich, das Feld, in dem Sie agieren oder auch die Branche, desto notwendiger werden Planungsmaßnahmen und zusätzliche Hilfsmittel, um Herr der Lage zu bleiben. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Technik in Form von speziell abgestimmter Software zum Einsatz kommen muss, die dafür sorgt, dass zahlreiche parallel stattfindende Abläufe automatisch und korrekt ausgeführt werden. Diese sogenannten ERP-Systeme sind im besten Fall optimal auf Ihre Bedürfnisse, Wünsche und Notwendigkeiten abgestimmt und zudem skalierbar, damit Sie nicht nach einem halben Jahr ein neues System auf- und einsetzen müssen. Heruntergebrochen geht es um das Bereitstellen aller Ihr Unternehmen betreffenden und zur Verfügung stehenden Informationen und deren Weiterverarbeitung. Ein perfekt funktionierendes ERP-System erleichtert die Arbeitsabläufe aller Mitarbeiter und sorgt somit für eine flächendeckende Effizienz, die Ihr Produkt optimiert und den Ertrag Ihres Unternehmens erhöht.

Da ein ERP-System auf Daten aus allen Unternehmensbereichen und aus allen Abteilungen zugreifen sollte, ist es wichtig, dass die Datenbank, mit der alles verarbeitet und dargestellt wird, möglichst einheitlich ist. Bereiche auszuklammern torpediert ein ERP-System und macht es schlimmstenfalls obsolet. Denn der wichtigste Sinn des ERP-Systems ist das Verknüpfen der verschiedenen Informationen. Im Grunde funktioniert es wie ein menschlicher Körper, in dem über die Gelenke, Sehnen, Adern, Kreisläufe, Muskeln und Blutströme Informationen weitergegeben werden, damit am Ende ein geschmeidig funktionierender Körper steht. Wird im menschlichen Körper eine Information nicht oder falsch weitergegeben, führt die Hand am Ende womöglich den Löffel zum Auge statt zum Mund.

Der Schritt zum ERP-System

So umfangreich ein ERP-System sein kann und sein sollte, so einfach muss es in der Anwendung bleiben. Denn auch wenn die Informationen aller Bereiche eines Unternehmens abgedeckt sein müssen, sollte der einzelne Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden. An dieser Stelle darf ein Hinweis auf TOPIX natürlich nicht fehlen, denn uns ist es wichtig, dass Sie kein Experte sein müssen, um unsere Software und unsere ERP-Module zu steuern. Zwei Aspekte sollten Sie bei dem Einstieg auf ein ERP-System bedenken: Sie können klein anfangen, sich eingewöhnen und langsam – oder je nach Wachstum – Möglichkeiten und Funktionen addieren. Und: Sie werden mit einem ERP Ihren Betrieb auf Ballhöhe bringen, sprich automatisieren und flexibel machen, zukunftsfähig und reaktionsschnell. Ein ERP-System bedeutet übrigens nicht, dass Sie zwangsläufig bewährte Mitarbeiter loswerden müssen. Das System soll immer den Mitarbeitern und dem Unternehmen dienen und nicht umgekehrt.

In welchen Bereichen hilft ein ERP-System?

• Produktion: Beschaffung und Weiterverarbeitung von Waren und Werkstoffen, Bedarfsermittlung, Lagerhaltung, Bestellabwicklung, Disposition, Kapazitätswirtschaft
• Finanzplanung: Buchhaltung, Budgetierung, Analysen, Reporting, Risikomanagement, Absatzprognosen, Bilanzierung und GuV, Abschreibungen
• CRM (Customer-Relationship Management): Informationsmanagement, Service Management, Marketing
• Human Ressource/Personalwesen: Personalplanung, Personalentwicklung, Personalbeschaffung, Personalcontrolling, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung
• Vertrieb: Angebotssteuerung, Auftragsbearbeitung, Preismanagement, e-Commerce und e-Business-Bereiche
• Projektmanagement: Projektbewertung, Ressourcenplanung, Meilensteinmanagement
• Entwicklung: Erforschung neuer Möglichkeiten, Wissensmanagement, Business Intelligence
• Controlling: Dokumentenmanagement, Kapital, Betriebsmittel, Betriebsdatenerfassung
• Verwaltung: Rechnungsabwicklung, Distribution, Logistik, Archivierung

Fazit: Da in einem ERP-System alle Informationen von einer einheitlichen Datenbank kommen, greift jeder Mitarbeiter auf ein Maximum an Informationen zu, was nicht nur die Arbeit einfacher macht, sondern auch zu einer erstklassigen Kundenbetreuung führt.

Wichtige Parameter

Bei der Entscheidung für oder gegen ein ERP-System sollten Sie auf diverse Kriterien achten. Denn auch wenn Sie ein erfolgreich funktionierendes ERP-System bei einem anderen Unternehmen erlebt haben, bedeutet dies nicht automatisch, dass es auch das richtige für Ihre Firma ist. Hier sind einige der Parameter, die Sie vorab überprüfen und mit dem Anbieter besprechen sollten:

• Leistungsumfang: Was erhalten Sie genau wann und in welchem Umfang?
• Branchen-Know-How: Hat der Anbieter bereits Erfahrung mit eingesetzten ERP-Systemen in Ihrer Branche?
• Skalierbarkeit: Wie klein können Sie anfangen, wie groß kann das System werden und was wird Sie jeder Schritt kosten?
• Folgekosten: Verlangen Sie Auskunft über Service-, Support- oder Schulungskosten.
• Zusatzkosten: Ebenso sollte ein Anbieter über mögliche Kosten informieren, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht relevant sind, die es aber werden können.
• Schulungen und Service: Wie umfangreich gestalten sich Schulungen und Service? Was genau ist inbegriffen? Wo finden diese statt? Gibt es eine zeitunabhängig erreichbare Hotline?
• Anpassbarkeit an die Unternehmensausrichtung: Wie flexibel ist das ERP-System im Detail und mit besonderem Augenmerk auf die Branche, in der es zum Einsatz kommt?

Der kleine ERP-Check

Es gibt Firmen, bei denen allen bewusst ist, dass ein neues ERP-System benötigt wird. Es gibt aber auch Unternehmen, deren Management sich keinesfalls bewusst ist, welche Möglichkeiten, Chancen und Verbesserungen ein ERP-System mit sich bringt. Alles läuft ja, wieso brauchen wir da eine auf den ersten Blick erzwungene Modernisierung? Eine gute und berechtigte Frage. In unserem kleinen ERP-Check können Sie mit den folgenden drei Fragen klären, ob Ihnen ein ERP weiterhilft.

• Reichen die Funktionalitäten Ihres momentanen Systems (Insellösungen oder kleine, organisch implementierte Werkzeuge der Überprüfung und des Managements) aus, um mittel- und langfristig ausreichend zu wachsen und mit Ihrer Konkurrenz mitzuhalten?
• Verursachen die derzeit womöglich nicht komplett miteinander kompatiblen Komponenten in Ihrem System unnötig Arbeit und verschwenden Sie dabei Ressourcen? Wenden beispielsweise Mitarbeiter der Buchhaltung und Mitarbeiter des Personalwesens unnötig Arbeitskraft auf, weil Abläufe, Daten und Prozesse voneinander getrennt sind? Um eine ehrliche Antwort auf diese Frage zu erhalten, müssen Sie ausführliche Gespräche mit möglichst vielen Mitarbeitern führen, denn nur so erhalten Sie ein klares, umfangreiches Bild.
• Ebenso offen sollten Sie hinter- und erfragen, was Ihre Kunden erwarten. Wenn diese inzwischen voraussetzen, dass Sie state-of-the-art vernetzt sind und auch unterwegs Zugang zu Daten und Informationen haben und beispielsweise mobil Aufträge bearbeiten können, sollten Sie zuvor für sich beantwortet haben, ob Ihr momentanes System für derlei Anforderungen und Erwartungen geschaffen ist? Befinden Sie sich in einer Zwickmühle, weil eine Lösung mit zusätzlichen Funktionalitäten zu kostspielig ist, sollten Sie sich vor Augen führen, dass es in jeder Branche Konkurrenz gibt, die früher oder später technisch nachrüstet und Sie mit einem besseren Angebot überflügelt. Ein ERP ist dabei im Prinzip nur der notwendige Nährboden, auf dem Ihre Ideen, Ihre Produkte und Ihr Service erst richtig gedeiht.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass ein solides ERP-System Ihnen und Ihren Angestellten und Mitarbeitern die Arbeit erheblich erleichtern wird und viele Abläufe effizienter werden. Sollte es dennoch Zweifel geben, ist ein gutes Mittel, um diese auszuräumen, eine Vorab-Präsentation des neuen Systems, bei der Sie Ihren Mitarbeitern anhand konkreter Beispiele zeigen können, was sich verbessern wird.