Automatisierung Teil 3: Praxis-Check

Nachdem wir Ihnen in unserer Reihe zur Automatisierung in Teil 1 eine historische Einordnung, grundsätzliche Erläuterungen und anschließend in Teil 2 von den Auswirkungen auf die Wirtschaft berichtet haben, wenden wir uns nun der Praxis zu. Wir zeigen Ihnen in Teil 3 auf, was zu einer umfassenden Automatisierung gehört, was Sie beachten sollten, welche Erkenntnisse aus Studien gezogen wurden, welche Prozesse sich besonders gut für eine Automatisierung eignen und welche Fehler Sie unter allen Umständen bei der Planung und Umsetzung Ihrer Automatisierung vermeiden sollten.

Noch letztes Jahr fanden die Marktforscher von Crisp Research heraus, dass in zahlreichen deutschen IT-Abteilungen die Entscheider immer noch administrative Standardaufgaben manuell erledigen, unter anderem das Aktualisieren von Betriebssystemen. Hier könnte längst eine intelligente Software die Arbeit sicherer, genauer, schneller und effizienter erledigen und zudem Arbeitszeit und kreatives Potenzial bei den betroffenen Angestellten freisetzen. Es entbehrt nicht einer gewissen Ironie, dass in den Betrieben oft mit mangelnder Zeit und fehlendem Geld argumentiert wird, welche einer gründlichen Automatisierung im Wege stünden. Dabei würde genau das – gesparte Zeit und ein größerer Gewinn – bei einer Automatisierung herausspringen. Crisp Research hat errechnet, dass deutsche Betriebe bereits knapp sechs Milliarden Euro aufgrund mangelnder IT-Automatisierung verloren haben. Zeit also, dass Sie sich ansehen, was in Ihrem Unternehmen womöglich bereits automatisiert wurde und was noch einer entsprechenden Modernisierung bedarf.

Der Umfang der Automatisierung

Natürlich muss jeder Betrieb individuell entscheiden, welches Ausmaß einer Automatisierung oder Digitalisierung sinnvoll ist. Deutsche Betriebe reagieren derzeit mit einer Vielzahl an Maßnahmen auf die fortschreitende globale Automatisierung. Bereits 85 Prozent der Firmen automatisieren Abläufe im Betrieb. Fast ebenso viele stellen als Reaktion neues Personal ein oder schulen und bilden das vorhandene fort. Und genau dieses Umqualifizieren der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Teil der Automatisierung, auch wenn er vordergründig so wenig technisch anmutet. Der Umfang der Automatisierung sollte nicht nur Maschinen, Roboter und Software beinhalten, sondern auch Pläne und Möglichkeiten für Mitarbeiter, vorhandene und künftige. Arbeitnehmer können im Zuge einer Automatisierung produktiver sein als zuvor und dadurch für neue Umsätze sorgen. Die sie anstellenden Firmen können aber auch dank der durch eine Automatisierung reduzierten Kosten für ihre Produkte sinkende Preise folgen lassen, woraufhin ihre Kunden wiederum ihr Geld für andere Produkte ausgeben. Nicht unterschätzen sollten Führungskräfte die Angst der Belegschaft vor einer Automatisierung. Zum einen müssen die Angestellten transparent über die anstehenden Maßnahmen unterrichtet, wo nötig in die Prozesse eingeweiht und eingearbeitet oder ihnen aufgezeigt werden, welche neuen und womöglich spannenderen und anspruchsvolleren Aufgaben auf sie warten.

Auch das ein oder andere Forschungsergebnis kann dabei helfen, den Mitarbeitern Ängste zu nehmen. Namhafte Forscher haben zwar herausgefunden, dass 40 bis 60 Prozent aller in Europa und Amerika vorhandenen Arbeitsplätze automatisierbar sind, in Deutschland sollen es jedoch nur etwa zwölf bis 15 Prozent der Stellen sein. Darüber hinaus wird nicht jeder Arbeitsplatz, der eingespart werden könnte, auch tatsächlich automatisiert. Darf man dem Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) glauben, werden bereits bis nächstes Jahr 560.000 neue Stellen aufgrund der weiter voranschreitenden Automatisierung entstehen. Auch Freiberufler sollen profitieren, denn auch sie erhalten von offensiv reagierenden Unternehmen neue Aufträge.

Besonders automatisierbare Prozessgruppen

Das IBM Institute for Business Value hat sich eine Liste des American Productivity and Quality Center (APQC) vorgenommen und aus ihnen jene Prozessgruppen ausgewählt, die sich für eine Automatisierung besonders gut eignen. Das Ergebnis ist eine Liste von Prozesskategorien, die zahlreiche Transaktionen beinhalten, Verwaltungsaufgaben und solche die zur Lieferung von Produkten notwendig werden. An erster Stelle steht dabei das Verarbeiten von Forderungen und Aufwendungen, gefolgt von der Lohnabrechnung und Aufgaben wie der Gewinn- und Verlustrechnung, der Verwaltung von Kundenserviceverträgen oder Produktrückrufaktionen. Auch Kundenservice, die Fertigung und Lieferung von Produkten sowie Logistik und Lagerung befinden sich unter den am meisten automatisierbaren Prozessgruppen. Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass sich das Veräußern von Vermögenswerten, das Einsetzen von IT-Lösungen und das Entwickeln von Knowledge-Management-Fähigkeiten am wenigsten zur Automatisierung eignet.

An dieser Stelle möchten wir zudem freundlich auf das TOPIX-eigene Whitepaper „ERP für den Mittelstand“ hinweisen, in dem Sie Infos, Fakten sowie Tipps und Tricks zum Thema Digitalisierung, Zukunft und Innovation erhalten. Das Whitepaper kann Ihnen im Zuge einer Automatisierung zusätzlich helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

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Die typischsten Fehler bei der Automatisierung

Mit einer richtig vollzogen Automatisierung werden sich viele Prozesse in einem Unternehmen verbessern. Dennoch sollte speziell die Führungsebene jeder Firma von vornherein darauf achten, allzu leichtfertige Fehler zu vermeiden. Hier haben wir für Sie die acht offensichtlichsten gelistet.

• Keine Strategie: Eine Strategie ist im Geschäftsleben natürlich generell wichtig, für eine Automatisierung allerdings unerlässlich. Wollen Sie nicht gleich alle Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren und vorher analysieren, können Sie auch mit einem, dem wichtigsten, dringendsten Bereich beginnen. Eine klare Zielsetzung und eine Vorab-Analyse sind in jedem Fall entscheidend, egal wie umfassend Ihr Eingriff ausfällt.
• Keine Kalkulation: Ebenso logisch ist die Notwendigkeit einer soliden Kalkulation. Der Benefit für Ihre Firma sollte vorab feststehen und zwar mit einer Zeit- und einer monetären Größenordnung. Fehlt eine solche, ist die Wahrscheinlichkeit, mit der Automatisierung Schiffbruch zu erleiden oder mindestens böse Überraschungen zu erleben, exponentiell größer.
• Zu schnell, zu viel: Es ist zwar wünschenswert, möglichst rasch möglichst viel zu modernisieren, aber es ist nicht immer die klügste Entscheidung. Gerade wenn Sie Neuland betreten, bedeuten kleinere Schritte oft den richtigeren Weg. Haben Sie bei kleinen Automatisierungen Erfolg, fällt es leichter, diesen zu kommunizieren und mit den gewonnenen Erkenntnissen weitere Maßnahmen zu treffen.
• Zu wenig RPA-Verständnis: Die Robotic Process Automation ist nicht nur in aller Munde, sie ist oft auch relativ einfach zu implementieren. Setzen Sie sie jedoch ein, ohne dass die zuständigen Mitarbeiter vorher die Daten, um die es geht, genauestens kennen und die Prozesse definieren können und verstehen, wird Ihnen die Automatisierung früher oder später Probleme bereiten.
• Fehlendes Know-how: So schön das Arbeitsleben und die gewonnene Effizienz am Ende sein können, so vorsichtig sollten Sie bei der Implementierung von Automatisierungen sein. Sachbearbeiter und Endanwender müssen geschult und vorbereitet werden, im Vorfeld sollte jede/r Beteiligte an Tests und Messungen und später an Kontrollen beteiligt sein.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Genauso valide wie der Rat, mit kleineren Einheiten eine Automatisierung zu beginnen, ist die Prämisse, von vornherein die notwendige Skalierbarkeit einzukalkulieren. Das Ziel jeder Automatisierung sollte sein, eine solche unternehmensweit auf alle Systeme erstrecken zu können.

Dazu passend lesen Sie in unserem Beitrag zur nutzenzentrierten Wertanalyse, wie eine Kosten-Nutzen-Betrachtung aussehen kann und wie dadurch die Planungssicherheit deutlich erhöht wird.

Zur nutzenzentrierten Wertanalyse