Investitionssicherheit Teil 1: Fähigkeiten-Checkliste

Ein ERP-System ist für viele Unternehmen das Herzstück ihres Geschäftsbetriebs. Daher ist es wenig verwunderlich, dass die richtige Wahl eines solchen, meist kostspieligen, Systems, das nicht selten fünfzehn bis zwanzig Jahre halten soll, eine inhaltlich wichtige und zukunftsweisende ist. Zeit also, dass wir uns in einer neuen Blog-Serie damit befassen, wie Sie das richtige ERP-System wählen und so Ihre Investition, aber auch die Zukunft Ihres Betriebes bestmöglich absichern.

Den ersten Teil unserer dreiteiligen Serie wollen wir der Software widmen, ihre wichtigsten Merkmale und ihre Bedeutung unterstreichen. Denn neben Ihren Ideen, Ihren thematischen Alleinstellungsmerkmalen und dem richtigen Personal ist es vor allem ein leistungsfähiges ERP-System, das die Konkurrenzfähigkeit Ihrer Firma für die nächsten Jahre sicherstellt. Denn während sich Mitarbeiter, die Hardware, Büromöbel oder der Sitz eines Unternehmens mehr oder weniger geräuschlos verändern lassen, bedeutet ein neues ERP-System, die funktionelle Basis einer Firma neu zu verkabeln und zu eichen. Man kann dies in etwa mit einem neuen Motor für ein Auto vergleichen. Ist dieser einmal installiert, möchte man, dass er über viele Jahre hält, höchstens mal die ein oder andere Wartung erfährt. Und wie ein leistungsstarker Motor, muss auch ein professionelles ERP-System eine außergewöhnlich gute durchschnittliche Laufzeit aufweisen. Gemeinhin beträgt diese um die zehn Jahre. Auch unsere Kunden nutzen die TOPIX-Software in der Regel mindestens so lange, es gibt jedoch auch jene, die schon mehr als doppelt so lange mit unserem System arbeiten.

Die Fähigkeiten-Checkliste

Natürlich wissen Sie am besten, was Ihre künftige, erste oder verbesserte ERP-Lösung alles können soll. Dennoch haben wir für Sie eine Liste zusammengestellt, die als ein Leitfaden dienen und Ihnen Auskunft geben soll, welche Merkmale und Fähigkeiten Ihr neues System wirklich zu einer zukunftssicheren Investition machen. Mit den angehängten Fragen kommen Sie Ihrem optimalen System zusätzlich einen Schritt näher:

• Funktionalität: Die Software sollte nicht nur hochwertig sein, sondern möglichst makellos funktionieren, und das nicht nur im ersten oder zweiten Jahr, sondern auf Strecke. Frage: Was sind die für Ihren Betrieb wichtigsten gewünschten Funktionen?
• Flexibilität: Sowohl unvorhersehbare Schwierigkeiten als auch vorhersehbare Anpassungen sollte Ihr ERP-System meistern können. Eine modulare und integrative Architektur fällt ebenfalls in diesen Bereich. Flexibilität heißt aber auch, dass Sie wählen können zwischen einem gekauften System und einer Mietlösung. Frage: An welchen Stellen Ihres Systems ist eine verbesserte und erhöhte Flexibilität nötig?
• Skalierbarkeit: Im besten Fall wachsen Ihr Unternehmen und Ihr Geschäft im Laufe der Jahre. Die Software sollte natürlich mitwachsen und auch größere Schritte mühelos mitgehen. Dies bedeutet, dass der Anbieter sowohl kleine als auch extrem umfangreiche Lösungen parat haben sollte. Frage: Wie sehen die Skalierungsprognosen für Ihre Firma und Ihren Geschäftsbereich aus?
• Integrationsfähigkeit: Eine Ureigenschaft von Technik ist die Veränderung. Ein ERP-System sollte also integrationsfähig genug sein, um ständig auf neue Gegebenheiten und Schnittstellen vorbereitet zu sein. Frage: Welche Erweiterungen, mit denen Sie Ihr System aufstocken könnten, sind denkbar?
• Verfügbarkeit: Auf absehbare Zeit ist dies womöglich das wichtigste Kriterium eines modernen ERP-Systems. Leistungsfähigkeit auf mobilen Geräten und von verschiedenen Einsatzorten aus ist für viele Firmen heute ein absolutes Muss. Frage: Für welche Orte, Geräte und Szenarien (Stichwort Live-Synchronisation), muss Ihr kommendes System ausgelegt sein?
• Navigation: Vor allem Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, wenn sie ein Programm vorfinden, in das sie sich leicht und schnell einfinden können. Die Benutzerführung sollte intuitiv und verständlich sein, dann bietet ein neues System sogar die Chance, dass Ihre Angestellten die Neuerung mit erhöhter Produktivität danken. Frage: Was wünschen sich Ihre Mitarbeiter von einem neuen System und wovor haben sie Angst? Lassen Sie sie im besten Fall Wunschlisten erstellen.
• Dokumentation: Neben dem Tagesgeschäft ist eine solide, transparente und umfassende Dokumentation der Abläufe und Geschehnisse enorm wichtig. Zum einen für eine Auswertung des Geleisteten und um Dinge für die Zukunft zu optimieren. Aber auch zur Überprüfung von außen, so zum Beispiel bei sich anbahnenden Geschäftsübernahmen. Frage: Welche Geschäftsbereiche könnten bei Ihnen mehr Transparenz und eine bessere Dokumentation gebrauchen?
• Umfang: Ein ERP-System muss, um wirksam und zukunftssicher zu sein, alle Unternehmensbereiche vernetzen, also unter anderem die Warenwirtschaft, die Finanzbuchhaltung, die Fertigung, das Projektmanagement, Lager & Logistik, Marketing & Vertrieb, den Kundenservice und sonstige Administration. Eine umfangreiche Integrationstiefe ist vonnöten, um ganze Geschäftsprozesse und nicht nur Teilschritte abzubilden. Frage: Welche Bereiche sind bei Ihnen noch nicht verknüpft beziehungsweise könnten eine Verknüpfung dringend gebrauchen?
• Kompatibilität: Natürlich hat jede Branche Eigenheiten und folgt spezifischen Parametern. Ein professionelles ERP-System muss für möglichst viele Branchen kompatibel sein und im besten Fall vorbereitete Lösungen beinhalten. Frage: Welches sind die bei Ihnen und für Ihr Geschäftsfeld vorhandenen IT-Komponenten, die in eine neue Struktur eingebettet (oder von ihr ersetzt) werden müssten?
• Sicherheit: Da sich die modernen Systeme oft vom hausinternen Server lösen, ist der Punkt Sicherheit von enormer Wichtigkeit. Server-Standort, Datensicherheit und Datenschutz, Backups, Support und Verfügbarkeit spielen hier eine entscheidende Rolle. Frage: Welche Aspekte sind Ihnen in Sachen Sicherheit am wichtigsten? Welche fehlen Ihnen derzeit?
• Laufzeit: Wie eingangs schon erwähnt, sollten Sie sicher sein, dass ein neues ERP-System sich nicht nur an der letzten Innovation orientiert, sondern auch eine lange Lebensdauer garantiert. Frage: Welche Gründe und Gefahren gibt es in Ihrer Branche, die eine lange ERP-Laufzeit torpedieren könnten?
• Kostentransparenz: Die Kosten für Ihr System erwähnen wir hier aus gutem Grund nicht als ein Faktor, der Sie möglichst wenig belasten soll. Nicht umsonst heißt es: Wer billig kauft, kauft doppelt. Aber: Ein professioneller und vertrauenswürdiger Anbieter muss Ihnen schon am Anfang transparent und deutlich sagen können, welche Kosten unter welchen Umständen entstehen und warum. Frage: Was sind die must-haves und was lediglich nice-to-haves in einem neuen System?
• Schulung: Das großartigste ERP-System nützt Ihnen wenig, wenn Ihre Mitarbeiter damit nicht arbeiten können oder wollen oder eine unangemessen lange Zeit benötigen, um sich darin einzufinden. Der Anbieter sollte für diesen Punkt eine umfangreiche und praktische Lösung parat haben: Schulungen, Einführungen, Erklärungen und Nachfragen müssen ausreichend im Gesamtpaket berücksichtigt sein. Frage: Welche und wie viele Mitarbeiter haben womöglich erhöhten Schulungsbedarf und wen können Sie wie lange dafür abstellen, ohne Ihre Produktion signifikant zu drosseln?