Investitionssicherheit Teil 3: Anbieterauswahl

Nachdem wir in den ersten beiden Teilen unserer Blog-Serie erklärt haben, wieso ein ERP-System die womöglich wichtigste und zentralste Komponente in einem Unternehmen ist und wie Sie ermitteln, was es für Sie zu einer zukunftssicheren Investition macht, kommen wir im dritten Teil zu den Anbietern. Wir erklären, wie Sie Ihren Dienstleister auf Herz und Nieren prüfen und welche Werkzeuge und Fragen dabei wichtig sind. Am Ende erlauben wir uns noch, Ihnen exemplarisch einen Aspekt am Beispiel von TOPIX aufzuzeigen.

Ein neuralgischer Punkt bei der Entscheidung für das richtige ERP-System ist der Anbieter der Software. Einen Computer oder einen Firmenwagen kann man direkt beim Hersteller warten und reparieren lassen, aber im Zweifel können dies auch Profis fachgerecht erledigen, die nicht vom Urheber bezahlt werden. Bei einem ERP-System verhält es sich etwas anders, da fremde Entwickler das Innenleben einer so komplexen Software nicht so genau kennen und mindestens enorm viel Zeit brauchen, um korrigierend einzugreifen. Der Anbieter eines ERP-Systems sollte Ihnen dieses entsprechend nicht nur „vor die Tür stellen“, sondern auch mittelfristig mit Ihnen zusammenarbeiten.

Besser also, Sie können sich sicher sein, dass die Anbieterfirma auch in vielen Jahren noch für Sie da sein wird. Kontinuität und Vertrauen sind elementar wichtig vor, bei und nach der Investition in ein ERP-System. Dabei ist die Geschäftsaufgabe einer Entwickler-Firma ebenso schädlich wie eine Übernahme des Herstellers durch eine andere Firma – auch wenn Letzteres die etwas sanfteren Auswirkungen auf Sie als Kunden bedeutet.

Gerade weil ein ERP-System lange halten muss, will ein Kauf gut überlegt sein und der Anbieter in besonderem Maße vertrauensvoll. Wie also kann besagter Anbieter Ihnen garantieren (oder zumindest glaubhaft versichern), dass seine Software auch auf Strecke aktuell, modern und benutzbar und sein Service up-to-date sein wird?

Die Anbieter-Fragen-Checkliste

Auch für den dritten Teil unserer Blog-Serie haben wir für Sie eine Checkliste parat. Dieses Mal geht es um die Fragen, die Sie einem potentiellen Anbieter vor einem Kauf stellen sollten. Erst wenn alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet wurden, können Sie ein gutes und sicheres Gefühl bei der Wahl Ihres neuen ERP-Systems und seines Urhebers haben. Scheuen Sie sich nicht, auch schwierige und grundsätzliche Fragen zu stellen. Nur wenn ein Anbieter Ihnen auch auf elementare Fragen zu dem eigenen Unternehmen Auskunft gibt, ist er wirklich vertrauenswürdig.

Was macht Ihre Software und Sie als Anbieter zukunftssicher? Verfügen Sie über ausreichend Erfahrung und können Sie diese nachweisen? Kann ich mich darauf verlassen, dass es Ihre Firma auch in mehreren Jahren noch geben wird? Sind Sie finanziell solide aufgestellt? Haben Sie genug Mitarbeiter, die Ihre Firma vertreten können? Wachsen Sie in einem gesunden Ausmaß und werden bei Ihnen regelmäßig neue Mitarbeiter eingestellt, die frischen Wind bedeuten? Haben Sie bereits eine breite Kundenbasis oder nur ein bis zwei große Kunden, von denen Sie abhängig sind? Wird Ihre Software mit regelmäßigen Updates aktuell gehalten? Sind Sie für mich gut erreichbar und handeln Sie bei Problemen angemessen schnell? Welche zusätzlichen Verkaufsargumente können Sie für sich reklamieren – sprich gibt es besondere Angebote, Leistungen oder Eigenheiten, die Sie von der Konkurrenz abheben?

Die Wartung

Dass die Wartung eines so umfangreichen Produktes wie einem ERP-System nicht kostenlos erfolgt, dürfte nachvollziehbar sein. An den Umständen und den Abläufen einer regelmäßigen Überprüfung können Sie jedoch relativ gut ermessen, wie zuverlässig und wahrhaftig ein Anbieter operiert. So sollte eine Wartung zum einen nicht gleich denselben Betrag verschlingen wie die Anschaffung selbst. Zudem sollten Sie als Kunde einen Einblick in die genauen Abläufe der Wartung haben. Transparenz ist generell ein wertvoller Faktor für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und bei der Wartung Ihres Systems von immanenter Wichtigkeit. Ähnlich verhält es sich mit Upgrades und Servicegebühren. Was nützt Ihnen eine kostenlose Wartung, wenn Sie anschließend eine horrende Rechnung erhalten, die Ihnen Kosten aufhalst, die lediglich einen anderen Namen tragen?

Der „Spielerberater“

Immer wieder liest man von Beratungsfirmen, die Unternehmen bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems begleiten. Hier werden Sie zurecht fragen: Brauche ich diesen zusätzlichen Mittelsmann überhaupt? Verschlingen weitere Beteiligte nicht nur Ressourcen, Zeit und Geld? Dies sollten Sie vorab und nach einer ersten gründlichen Analyse Ihrer Gegebenheiten und Wünsche entscheiden.

Auch wir bei TOPIX arbeiten mit Vermittlern zusammen, und diese Berater können durchaus ihren Sinn haben. Eine etwas andere Rolle als die Vermittler nehmen die sogenannten Implementierer ein, die – wie in Teil 2 bereits thematisiert – als externe Arbeitskräfte Ihre Ressourcen schonen und sich komplett auf die Umsetzung und Einführung der neuen Software konzentrieren. Dies kostet zwar Geld, unterbricht dafür nicht Ihre Prozesse und Sie haben die Gewissheit, dass Profis am Werk sind.

Lasten- und Pflichtenheft

Enorm wichtige Werkzeuge, die Ihnen als Geländer für einen möglichst reibungslosen, gründlichen und professionellen Ablauf bei der Implementierung der neuen Software dienen, sind das Lasten- und das Pflichtenheft. Die Lasten sollte ein bei Ihnen aufgebautes Projektteam erstellen, um herauszufinden, was eine speziell auf Sie zugeschnittene Software am Ende leisten muss. Im Lastenheft werden von Ihnen und Ihrem Team die Erwartungen an das neue System formuliert, es bildet einen konkreten Anforderungskatalog. Im besten Fall kann man dort immer wieder während der Implementierung und später während der Nutzung hineinschauen, um zu prüfen, ob alles wie gewünscht umgesetzt wird und wurde.

Darauf fußt das Pflichtenheft, welches vom Software-Anbieter erstellt wird. Es stellt quasi die Antwort auf das Lastenheft dar und dokumentiert, wie der Anbieter die Wünsche aus dem Lastenheft umzusetzen gedenkt. Wichtig ist, dass im Pflichtenheft ganz klar und konkret dargestellt wird, wie etwas wie avisiert umgesetzt werden kann – oder auch nicht, wo also welche Schwierigkeiten entstehen.

Beide Dokumente dienen nicht nur der detaillierten Umschreibung der Implementierung, der Wünsche und der Ziele, sondern sie dienen auch dazu, Missverständnisse zu vermeiden. Vor dem Beginn des Projekts sollten beide Seiten beiden Heften zugestimmt haben.

Die Wertanalyse

Ein weiterer, sehr sinnvoller Service, den wir bei TOPIX anbieten, ist die nutzenorientierte Wertanalyse – eine tiefgreifende Bewertung der Prozesse in einem Unternehmen. Für diese Analyse nehmen wir uns sehr viel Zeit. So können schon einmal drei bis vier Arbeitstage in so eine Analyse fließen. Auch ein Workshop ist Teil dieser Analyse. Dabei geht es darum – ähnlich wie bei den Lasten- und Pflichtenheften –, mit dem Kunden auf Augenhöhe zu sein und dessen Probleme und Wünsche wirklich zu verstehen. Als Ergebnis erhält der Kunde ein sehr genaues Resümee, eine genaue Aufstellung seiner Prozesse und auch Angaben dazu, was er mit TOPIX spart und verbessern kann. Selbst wenn der Kunde TOPIX am Ende nicht nutzt, hält er eine sehr aussagekräftige und werthaltige Analyse in der Hand. Vor allem aber, und damit wären wir wieder beim Ausgangsthema, kann der Kunde sehr gut einordnen, wie sinnvoll und zukunftssicher seine Investition sein wird. Mehr Informationen zur Wertanalyse

Indizien für den richtigen Anbieter

Weiter vorne haben wir bereits erörtert, welche Fragen ein Anbieter offen beantworten sollte und welche Parameter gegeben sein sollten bei einem vertrauenswürdigen Partner. Unter anderem ging es da um die Historie des Anbieters, wie viele Kunden er hat, um Erfahrung und die Firmenstruktur. An dieser Stelle würden wir gerne ein Beispiel nennen, mit dem wir als TOPIX darstellen, wie nachhaltig und professionell wir arbeiten. Uns geht es dabei nicht nur um das Beispiel an sich, sondern auch darum, dass Sie – egal, wen Sie sich letztlich als Partner und Software-Lieferanten aussuchen – auf derlei Signale achten.

Mit Peter Dewald hat TOPIX letztes Jahr einen neuen Aufsichtsratsvorsitzenden gewonnen, der bei der Wahl seiner Betätigung auch zahlreiche andere Positionen hätte wahrnehmen können. Der Software-Profi Dewald, ehemaliger Geschäftsführer von Apple Deutschland und Sage, hat sich dabei bewusst für uns als zukunftssicheres, progressives und gesundes Unternehmen entschieden, das viel Potenzial hat. Lesen Sie dazu gerne unser Interview mit Peter Dewald.