Neues ERP Teil 1: Wann, wenn nicht jetzt?

Im englischen (genauer amerikanischen) Sprachgebrauch gibt es die Maxime: If it ain’t broken, don’t fix it. Wenn etwas also noch funktioniert, lass die Finger davon und versuche nicht, es zu reparieren. Eine weise und kostensparende Faustregel. Doch eine der wenigen Ausnahmen für diese Weisheit sind ERP-Systeme. Und zwar nicht, weil man sie so oft es geht reparieren, sondern womöglich lieber rechtzeitig erneuern sollte. Tut man dies nicht, kann die falsche Sparsamkeit Zeit und Geld kosten und eine Firma ins Hintertreffen zur Konkurrenz geraten lassen. Zeit also für eine Analyse, wann ein ERP-Wechsel vollzogen werden sollte.

Ist unsere Lösung noch gut?

Den richtigen Zeitpunkt für die Anschaffung eines neuen ERP-Systems zu bemessen, ist gar nicht so einfach, gerade wenn das bestehende System doch im Grunde noch keine Altersschwäche zeigt, fleißig die richtigen Daten ausspuckt und sich alle längst gemütlich an den Umgang damit gewöhnt haben. Doch genau so, wie die Gefahr, einen Autounfall zu bauen dann am größten ist, wenn man sich sicher ist, das Fahren aus dem Eff-Eff zu beherrschen, droht auch der vielleicht größte kaufmännische Fehler, wenn der Betrieb – zumindest was das ERP-System angeht – passabel vor sich hin tuckert. Eine weitere Analogie könnte man im Staate Deutschland erkennen: Während der Pandemie erlebte das Land ein jähes Erwachen, was die Digitalisierung und den Fortschritt derselben angeht. Und so kann auch Ihr Unternehmen bei der nächstbesten Krise oder erhöhten Anforderung in die Knie gehen, wenn der Nährboden für gelungene wirtschaftliche Tätigkeiten, das erwähnte ERP-System, veraltet oder mindestens die Konkurrenz mit schärferen Waffen bestückt ist.
Werfen wir also zusammen einen Blick auf das Wann, das Warum und das Wie eines ERP-Wechsels. Vorneweg: Sollten Sie am Ende der Lektüre feststellen, dass Ihr System den Anforderungen noch gerecht wird, umso besser. Unser dreiteiliger Blog soll vor allem bei der Entscheidungsfindung helfen, ob ein Wechsel ratsam ist oder nicht.

Selbsttest: Woran erkennen wir, ob wir vielleicht mal über ein neues System nachdenken sollten?

Die gute Nachricht zuerst: Herauszufinden, ob und wann Sie besser in ein neues ERP-Tool investieren sollten, ist leichter, als Sie das womöglich annehmen. Wir haben hier eine Liste mit Fragen zusammengestellt, die Ihnen als Indikator dienen kann. Gehen Sie diese so ehrlich wie möglich durch und machen Sie sich Notizen. Zählen Sie zudem, wie viele Fragen Sie mit „Ja“, wie viele Sie mit „Nein“ beantworten.

1. Sind die in Ihrem Unternehmen im Einsatz befindlichen Endgeräte und Medien noch kompatibel mit Ihrem bestehenden ERP-System?
2. Kann Ihr ERP-System mit den besagten Endgeräten allen modernen Ansprüchen und Aufgaben gerecht werden und ist es niemals überfordert und entsprechend ausreichend flexibel?
3. Lassen sich sämtliche technologischen Neuerungen, die sich in Ihrem Geschäftsfeld abzeichnen, noch mit dem bestehenden ERP-System bewältigen? Will heißen: Würde auch ein Außenstehender mit Ahnung von Ihrem Business Ihr ERP-System als eines mit einem hervorragenden Funktionskatalog einstufen?
4. Sind vor allem technische Veränderungen wie moderne Zahlungsmethoden noch mit Ihrem ERP-System machbar?
5. Können aktuelle gesetzliche und steuerrechtliche Auflagen noch mit Ihrem ERP-System eingehalten werden (GoBD, DSGVO, ...)
6. Kann Ihr ERP-System noch problemlos mithalten, wenn es um die Kompatibilität zu Schnittstellen von externen Systemen geht?
7. Bietet Ihr bisheriger/aktueller ERP-Anbieter noch einen vernünftigen, adäquaten und zeitgemäßen Wartungs- und Updateservice?
8. Könnte und würde Ihr jetziger ERP-Anbieter Änderungen, ob klein oder groß, anbieten und durchführen, ohne immense Kosten oder ein strukturelles Chaos zu verursachen?
9. Sind die Preise und das generelle Kostenmodell Ihres ERP-Anbieters stabil?
10. Benutzen Sie ein funktionierendes ERP-System oder doch eher Insellösungen, die alles noch mit Mühe zusammenhalten? (Funktionierendes System = Ja, Insellösungen (o.ä.) = Nein)
11. Nehmen Sie – ganz ehrlich – aufgrund Ihres ERP-Systems ab und an eine erhöhte Fehlerquote, Geschwindigkeitseinbußen oder zweifelhafte strategische Entscheidungen in Kauf oder vermeiden Sie die Faktoren mit Ihrem System? (In-Kauf-Nehmen = Nein, Vermeiden = Ja)
12. Sind Sie mit der Eliminierung von Redundanzen, unnötigem Mehraufwand und Intransparenz hinsichtlich Ihres ERP-Systems noch zufrieden?
13. Kann Ihr ERP-System die größtmögliche Effizienz bieten, was die Produktivität angeht? Konkret: Stimmt der administrative Workflow, wird das Projektmanagement unterstützt, ist die Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen adäquat und müssen Mitarbeiter nach Dokumenten und Daten nur angemessen kurz suchen?
14. Würde man Ihre Mitarbeiter fragen, bekäme Ihr ERP-System in Sachen Nutzerfreundlichkeit und Funktionalität sowie intuitiver Handhabbarkeit ein gutes bis sehr gutes Zeugnis ausgestellt?
15. Ist Ihr ERP-System wirklich allumfassend oder gibt es Bereiche in Ihrem Unternehmen, die davon noch unberührt bleiben und so nicht von Transparenz, Geschwindigkeit und weiteren Vorteilen profitieren? (Allumfassend = Ja, fehlende Bereiche = Nein)
16. Konnten und können Sie vermeiden, dass – womöglich sogar wichtige – Mitarbeiter Ihre Firma aufgrund eines nicht zeitgemäßen ERP-Systems oder eines nicht funktionierenden Workflows verlassen?
17. Wir sind unter uns, Sie können also offen sein: Ein neues ERP-System würde bei Ihrem Personal nicht zum Unmut Ihrer Mitarbeiter führen, weil Sie alle gut darauf vorbereitet haben? (Würde/wird nicht zu Unmut führen = Ja, würde/wird zu Unmut führen = Nein)

Auswertung

• Können Sie mindestens fünfzehn Fragen mit „Ja“ beantworten, sollten Sie mit Ihrem ERP-System in allernächster Zeit keinen Schiffbruch erleiden. Wir empfehlen, eine Business Software jährlich auf den Prüfstand zu stellen.
• Mussten Sie ehrlicherweise zwischen sechs und zwölf Fragen mit „Nein“ beantworten, ist ein Wechsel ratsam und vermutlich sogar längst notwendig.
• Immanent ist ein Wechsel zu einem neuen ERP-System, wenn Sie nur zwischen einer und sieben Fragen mit „Ja“ parieren können. Dann gibt es 11 bis 18 triftige Gründe zu handeln!

Schlussendlich müssen Sie sich nur noch eine Frage stellen:

Sind Sie prinzipiell bereit für den Aufwand, den ein neues ERP-System mit sich bringt? Die Rede ist von einer ausgiebigen Planung, von Schulungen, Wechselstrategien, Datenpflege und Personalressourcen.