Neues ERP Teil 2: Gründe für ein neues ERP-System

Im zweiten Teil unseres Blogs über den richtigen Zeitpunkt für einen ERP-Wechsel wollen wir beleuchten, welche Gründe es für einen Austausch eines Systems gibt. Denn ebenso wichtig wie Ihr unternehmerisches Ziel, der Ort also, zu dem Ihr Business unterwegs ist, ist das Vehikel, das Sie nutzen, um anzukommen. Was hilft Ihnen ein toller Designer, ein talentierter Entwickler oder ein geschickter Akquisiteur, wenn das System am Ende nicht die richtige Rechnung ausspuckt und der Vertrieb nicht weiß, was die Produktion vorhat? Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Gründe für ein zukunftsträchtiges ERP-System auf einen Blick.

Nötig?

Es gibt zahlreiche Bereiche des Lebens, bei denen wir gut beraten sind, den Lebenszyklus eines Produktes bis zum Letzten auszureizen. Wir kaufen zu viel Kleidung, womöglich ein neues Smartphone, nur weil eine Kameralinse etwas besser ist als die des Vorgängermodells, und vermutlich würde auch der bisherige Rucksack noch genauso gut halten, wie jener, der in dieser wirklich gut gefilmten Werbung vorkommt. Gleichzeitig gibt es aber auch faule Kompromisse hinsichtlich Neuanschaffungen, die wir aus Angst, aus Faulheit oder Geiz meiden, die aber unumgänglich sind. Betrachten wir in diesem Zusammenhang Firmen, speziell mittlere bis große Unternehmen, sprechen wir schnell von ERP-Systemen.

Das ERP bildet, ab einer bestimmten Größe, Herz und Hirn jeder Firma. Und wenn Sie nicht gerade etwas vollkommen Einmaliges herstellen, wird Ihre Konkurrenz nicht schlafen und im Zweifel mit einem besseren und zukunftsfähigeren System arbeiten. Dies heißt nicht, dass es zum Beispiel lediglich deren Mitarbeitern in der Administration etwas mehr Spaß macht, zur Arbeit zu kommen. Moderne ERP-Systeme sind allumfassend. Das macht sie so wichtig, und das gibt Ihnen den entscheidenden Vorteil, wenn Sie über ein derart leistungsfähiges System verfügen.

Warum?

Die Frage, warum Sie ein neues ERP-System anschaffen sollten, hängt immer auch zusammen mit den Zielen, die Sie verfolgen. In der nachfolgenden Liste der Gründe für eine Neuaufstellung finden Sie entsprechend auch ein paar Punkte, die sich auf die Ziele Ihrer Firma beziehen.

• Prozessoptimierung! Natürlich ist dies ein Schlagwort, das auf viele Neuerungen anwendbar ist. Ein funktionierendes ERP-System, das auch in Jahren noch verlässlich und flexibel ist, optimiert jedoch die Abläufe und Ergebnisse im gesamten Unternehmen, da alle Bereiche davon betroffen sind.
• Effizienzverbesserung! Ganz einfach ausgedrückt bedeutet ein modernes ERP-System, dass es in Ihrer Firma weniger Fehler geben wird, Sie massiv Zeit einsparen und aufwendige Schnittstellen und komplizierte Mechanismen entfallen.
• Zentralität! Schluss mit Insellösungen. Keine doppelten Erfassungen mehr, keine unterschiedlichen Systeme, Ordner und überflüssige Dokumente in Papierform in den verschiedenen Abteilungen. Die Datenpflege erfolgt zentral, qualitativ hochwertig, digital und abteilungsübergreifend.
• Transparenz! Mit der Benutzeroberfläche alle relevanten und stets aktuellen Daten im Blick zu haben, mit einem umfassenden System alle Abläufe abbilden zu können, einfach auf Knopfdruck unternehmensübergreifend Auswertungen starten und Reports erstellen sowie Kennzahlen und Prozesse im Kontext betrachten können. Das ist das, was eine moderne Business Software möglich macht.
• Vereinfachung! Anknüpfend an den vorherigen Punkt wird Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit einem guten System die Arbeiter leichter von der Hand gehen und sie daher auch Spaß machen. Automatismen ersetzen umständliche Vorgänge.
• Erweiterungen! Konjunktive gehören mit einem professionellen ERP-System der Vergangenheit an. Gehen Sie mit dem Anbieter Ihres künftigen Systems vor Implementierung Ihre Use-cases und Vorstellungen und alle absehbaren Anforderungen Ihrer Branche sowie Ihrer Kunden durch und lassen Sie sich entsprechende Lösungen vorschlagen und später implementieren.
• Verzahnung! Vielleicht wird es ruhiger auf den Gängen Ihrer Firma. Denn vermutlich wird niemand mehr den traditionellen Gang in eine andere Abteilung antreten, um die Kopie eines ausgedruckten Dokuments zu übergeben. Wer seine Firma fit für die Zukunft machen möchte, verzahnt alle Unternehmensbereiche. Ein gutes ERP macht’s möglich.
• Aktualität! Wieso auf Ergebnisse und Daten warten, wenn Sie diese auf Knopfdruck haben können? Eine zeitgemäße Benutzerführung und ein ganzheitliches Business-Abbild werden Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern. Ihre Kunden dürften von schnellen Prozessen ebenfalls begeistert und beeindruckt sein.
• Skalierung! Vielleicht stellen Sie sich Ihr Unternehmen wie einen Teenager vor und Ihr bisheriges System wie eine Jeans. Natürlich wollen Sie, dass der Teenie wächst, hinaus in die Welt schreitet. Wenn nach einem Jahr aber die Hose zu kurz, zu eng und nicht mehr in Mode ist, wird es schwierig. Exzellente ERP-System wachsen mit, besser noch, sie ahnen bereits, wie groß man werden kann und verfügen über die entsprechenden Kapazitäten.
• Anpassung! In eine ähnliche Kerbe schlägt dieser Punkt. Denn es muss nicht immer eine zweistellige Zuwachsrate sein. Manchmal gilt es auch, eine Umorientierung oder eine Spezialisierung in sich ständig veränderten Märkten mitzugehen. Auch das sollte ein fähiges ERP-System bewältigen können.
• Kundenbetreuung! Bei diesem Aspekt sind ausnahmsweise einmal Sie als Kunde gemeint. Womöglich ist Ihr ERP-System noch passabel, aber die Leistung drumherum untragbar? Service, Beratung, die persönliche Chemie zwischen Hersteller beziehungsweise Anbieter und Ihnen als Anwender muss stimmen. Sie muss verlässlich gut, schnell, professionell und darf bei aller Technokratie auch warmherzig und empathisch sein.
• Updatefähigkeit! Was einfach klingt, bietet leider nicht jeder Hersteller. Das Stichwort dabei ist Verlässlichkeit. Ein Update bekommen die meisten Anbieter hin, aber über Jahre dauerhaft und zuverlässig neue Versionen und an die Märkte und Situationen angepasste Software zu bieten, schaffen nur die besten.
• Zukunftsfähigkeit! Betrachtet man den vorherigen Punkt durch ein Weitwinkelobjektiv, bedeutet dies, dass Sie dem Anbieter Ihres ERP-Systems vollauf vertrauen und Sie sich darauf verlassen können, dass er gut aufgestellt ist. Will heißen: Das für Sie zuständige Unternehmen sollte im besten Fall auf langjährige Erfahrung verweisen und Ihnen konkrete und durch Use-cases untermauerte Vorstellungen von künftigen Entwicklungen aufzeigen können. Auch das gehört zu einem guten Grund für einen ERP-Wechsel, bedeutet es doch, Sie marschieren im selben Takt Richtung Zukunft wie einer Ihrer wichtigsten Partner.

Anhand dieser Liste sollten Sie bereits besser, wenn nicht gar umfassend erkennen können, wo möglicherweise Bedarf nach Neuerung, Veränderung oder Ersatz vorhanden ist.